Seit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 in Deutschland und des Abgabenänderungsgesetzes 2012 in Österreich kursieren immer noch Halbwahrheiten und eine Unmenge an Missverständnissen. Fakt ist, elektronisch versendete Dokumente sind Papierdokumenten gleichgestellt.
Rechnungen können in digitaler Form versandt werden, die digitale Unterschrift bleibt möglich, ist jedoch nicht mehr verpflichtend. Laut Gesetzgeber entfällt die Pflicht zur qualifizierten elektronischen Signatur. Der klassischen Papierrechnung ist nun auch eine elektronische Rechnung, die per E-Mail als PDF-Dokument, im EDI-Verfahren oder als digitales Fax versandt oder als Webdownload zur Verfügung gestellt wird, gleichgestellt.
Es klingt so, dass jedes Unternehmen nun sofort losstarten und seinen Rechnungsversand elektronisch abwickeln könnte, als PDF-Dokument per E-Mail. Was theoretisch ganz einfach klingt, wirft in der Praxis einige Fragen auf. Der Gesetzgeber hat das Verfahren eher undurchsichtig und für den Laien schlecht nachvollziehbar beschrieben. Die gesetzliche Änderung birgt etliche Stolpersteine und vereinfacht das System in der Realität nicht.
Der Teufel steckt im Detail: Einverständnis, Prüfung, Archivierung – das sind die weiterhin bestehenden gesetzlichen Anforderungen.
Der Rechnungsempfänger muss mit dem elektronischen Versand einverstanden sein. Mittlerweile ist bekannt, dass die Umstellung auf elektronischen Dokumentenversand eine Kostensenkung je Dokument von bis zu 75 Prozent bedeuten kann. Eine Ersparnis wird bei einer einfachen PDF-Rechnung nie im vollen Umfang erreicht, da sie nicht ohne Weiteres automatisiert verarbeitet werden kann. Anders beim automatisierten Versand zwischen Sender und Empfänger. Bei dem wird im Voraus definiert, in welchem Format und Verfahren der Versand erfolgt, um weitere Prozessschritte, wie Koppelung an das jeweilige ERP-System zu klären. Erst darin liegt der echte Nutzen von eBilling.
Der Gesetzgeber verlangt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden können, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Es wird aber nicht geklärt, wie das für elektronische Rechnungen realisiert werden sollte, welche adäquaten Prozeduren anzuwenden sind, wenn die elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren nun nicht mehr zwingend vonnöten sind? Ist ohne die bewährten Methoden eine Prüfung überhaupt möglich? Es wäre unökonomisch, wenn Sender und Empfänger an neuen Lösungen basteln würden, obwohl bereits bewährte existieren.
Das Thema Archivierung birgt weitere Stolpersteine. Die Rechnungen einfach ausdrucken und abheften, ist nicht rechtskonform. Elektronischen Rechnungen müssen weiterhin sowohl von Kunden- als auch Lieferantenseite digital archiviert werden. Elektronische Rechnungen müssen im Original elektronisch aufbewahrt werden, eine Veränderung dieses Belegs muss ausgeschlossen werden. Sie müssen zudem in einem maschinenlesbaren Format archiviert werden und über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren garantiert reproduzierbar bleiben. Liegt also nahe, die Dokumente auf der Festplatte zu speichern. Weit gefehlt, denn hier könnte die Rechnung nachträglich verändert werden. Aber das gilt es auszuschließen. Die Lösung, um alle Hindernisse beim Versand elektronischer Dokumente zu beseitigen, ist ein ausgereiftes Output-Management. Nur hiermit kann eine Optimierung des Gesamtprozesses hinsichtlich Zeit, Qualität und Kosten realisiert werden.
Die Lösung ist das Output-Management von DIG : Die Vorteile für eBilling liegen klar auf der Hand. Gründe für den Empfang elektronischer Rechnungen sind neben der schnelleren Bearbeitung und Vereinheitlichung der Abläufe die Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Prozesse und sogar Skontovorteile durch schnellere Bezahlung. Ist eine durchgängige und professionelle Lösung eingeführt, ist der finanzielle Einsatz schnell wieder gedeckt.
Bei einer Komplettlösung für das Output-Management im Unternehmen steht nicht nur der Versand von eDokumenten im Vordergrund. Es sollte ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt werden, wobei elektronische und physisch vorliegende Dokumente über nur einen Kanal versendet werden. Mit der DIG-Lösung eRelation-OUTBOUND können alle Dokumentformate verarbeitet werden:
– Paper-Output: Sammeln, Drucken, Kuvertieren, Frankieren, Aufliefern, Porto optimieren
– eBilling: PDF inkl. Signatur, Versand, Bestätigung
– EDI: Elektronischer Datenaustausch
– WebEDI: Publikation elektronischen Dokumente im Webportal
Über 500.000 Belege werden über das DIG-Portal eRelation jeden Monat versendet, davon mehr als 200.000 auf elektronischem Wege, bis zu 30.000 Dokumente werden als Briefpost versendet und mehr als 300.000 Dokumente als EDI-Nachricht.
Die Zahlen belegen, DIG ist Österreichs größter Signator für eDokumente und eRechnungen und Technologieführer im Bereich elektronischer Geschäftsbeziehungen. eRelation hat sich seit mehr als zehn Jahren als professionelle Lösung für Output-Management bewährt und vernetzt damit hunderte angebundener Unternehmen.
Ihre Lösung: eRelation-OUTBOUND von DIG.
DIG hat sich seit ihrer Gründung im Jahr 2001 als kompetenter Dienstleister für Business-Process-Outsourcing (BPO) international etabliert. Schwerpunkt bilden die Geschäftsfelder elektronische Beschaffung, elektronische Rechnungsverarbeitung sowie Datenübertragung via EDI und VMI für den lieferantengesteuerten Bestand. Die Abwicklung wird über das hauseigene Clearing-Center der DIG durchgeführt.
Der gesamte Order-to-Cash-Prozess kann mit der DIG-Lösung eRelation umgesetzt werden. Über eRelation-PROCUREMENT sind bisher europaweit mehr als 100.000 User angebunden, welche allein in den letzten Jahren ein durchschnittliches Einkaufsvolumen von 150 Millionen Euro über die Plattform abwickelten. Und die Zahlen steigen stetig – DIG steht für Qualität, Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Genauigkeit und vernetzt mit dieser Strategie europaweit mehr als 1.500 Unternehmen.
Im Geschäftsjahr 2011 erzielte DIG einen Jahresumsatz von 2,6 Millionen Euro, die Exportquote lag bei 30 Prozent und die Eigenkapitalquote liegt bei 60 Prozent. Insgesamt beschäftigt DIG 40 Mitarbeiter. Im Rahmen der Expansionsstrategie öffnete das Unternehmen im Jahr 2011 weitere europäische Niederlassungen und ist nun neben Österreich und Deutschland auch in Liechtenstein, Serbien und der Schweiz vertreten. Zu den mehr als 340 Kunden gehören unter anderen Rossmann, Fujitsu Technologies Solutions, Raiffeisen Banken Gruppe, Volksbanken AG, Infineon Technologies, C&A, Magna International, UNIQA Versicherungen, VERBUND AG, Gebrüder Weiss, voestalpine Stahl, AVL List GmbH, AGES (Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit), Institute of Science and Technology Austria (IST Austria).
Kontakt:
DIG AG
Katy Krebs
Peuerbachstr. 2
4040 Linz
+43 732 615119-0
kk@dig.at
http://www.dig.at
Pressekontakt:
Exordium Media & Consult GmbH
Katy Krebs
Groß-Berliner Damm 73b
12487 Berlin
+49 30 311 69 89 150
katy.krebs@exordium.de
http://www.exordium.de
