Die automatische Erkennung der Zugehörigkeit von eingehenden Dokumenten ermöglicht eine rasche Weiterbearbeitung von Aufträgen in der professionellen Datenrettung.
In einem professionell agierenden Datenrettungslabor wird eine Vielzahl an Dokumenten erstellt und elektronisch übermittelt. Eingehende Emails und Faxe können durch die in den Unterlagen der ACATO GmbH eingebetteten Marker rasch dem richtigen Fall zugeordnet werden.
Da die ACATO GmbH häufig Unterlagen von ihren Kunden oder deren Versicherungen erhält, sollen im Rahmen des 360* Digitalisierungsprojekts weitere Ziele des Umweltpakt Bayern im Unternehmen realisiert werden. Damit entfällt das Ausdrucken eingehender Faxe wie auch die papiermäßige Belegsicherung, denn alle Unterlagen zu den jeweiligen Fällen sind dann vollständig im zentralen IT System RescueBase digital gespeichert. Dabei wurde geachtet, möglichst die Empfehlungen der Datenschützer und der bayLDA in der Entwicklung einzelner Funktionen umzusetzen.
Die automatische Erkennung der Zugehörigkeit zu Fallakten von eingehenden Dokumenten, ermöglicht eine rasche Weiterbearbeitung von Aufträgen in der professionellen Datenrettung. Damit leitet der digital erkannte QR-Code die Eingänge, wie Autopilot, zur Datenrettungsakte. Dabei wäre es wenig hilfreich ein digital eigehendes Dokument mit Hilfe eines Barcodelesers am Bildschirm zu erkennen, daher erfüllt diese Aufgabe der RescueBase Backoffice Server.
Aufgrund der Datenschutzrisiken werden alle in RescueBase gespeicherten Daten im unternehmenseigenen Serverraum gespeichert. Ziel ist es Funktionalität und Sicherheit sinnvoll zu vereinen. Deshalb ist die Verwendung einer Cloud derzeit uninteressant.
Sobald das Digitalisierungsprojekt die Erprobungsphase abgeschlossen hat, wird voraussichtlich im Frühjahr 2015 der 1D Barcode durch 2D Barcodes in allen Dokumenten der ACATO GmbH abgelöst. Bisherige Tests mit schwarz-weißen und farbigen Faxeingängen haben keinerlei Probleme gezeigt.
Auch der digitale Email Posteingang durchläuft die obligatorischen Tests, dabei gilt es auch bei schief eingescannten Dokumenten dennoch einen korrekten Abgriff der Barcodeinformationen zu erreichen.
Dass so etwas von zeitkritischer Wichtigkeit sein kann, zeigt das Beispiel einer Ersatzteilbeschaffung für eine durch Überspannung beschädigte Festplatte. Folgt man dem vorgegebenen Workflow eines solchen Falls wird der QR-Code mindestens in 10 Dokumenten automatisch generiert und bis zu 22-mal automatisch identifiziert. Das zeigt wie wichtig es ist den 1D Barcode für professionelle umweltschonende Abläufe durch den 2D Barcode zu ersetzen.
Die klassischen Barcodehandlesegeräte müssen für das händische Einlesen solcher komplexeren 2D Barcodes abgelöst werden. Das führt jedoch zu höheren Beschaffungskosten pro spezielles Lesegerät von durchschnittlichen 60 EUR auf 300 EUR. Das Digitalisierungsprojekt bringt jedoch Einsparungen die den Entwicklungsaufwand und die gestiegene Ausrüstungskosten kompensieren.