Tag Archives: Dokumentenmanagement

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Apex Oil Company nutzt M-Files zur Integration von Service- und Informationsmanagement

Apex Oil Company kombiniert die Enterprise-Service-Management-Lösung Cherwell mit M-Files für verbessertes Dokumentenmanagement, Compliance und gesteigerte Benutzereffizienz.

Apex Oil Company nutzt M-Files zur Integration von Service- und Informationsmanagement

Die Apex Oil Company profitiert von der Integration von Cherwell und M-Files

Dallas/Ratingen, 20.9.2018 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass sich die Apex Oil Company für M-Files entschieden hat, um seine Enterprise-Service-Management-Lösung Cherwell mit M-Files“ intelligentem Informationsmanagement zu integrieren. Damit will das Unternehmen, das in den USA Großhandel, Lagerung und Transport von Erdölprodukten anbietet, unternehmensweit das Dokumentenmanagement verbessern, die Effizienz und Compliance von Prozessen erhöhen und die Nutzer stärken. Die Integration erfolgt über einen Standard-Konnektor für M-Files und Cherwell, der von dem langjährigen M-Files-Partner Prevolution erstellt wurde. Prevolution unterstützte die Apex Oil Company auch bei der Umsetzung des Projektes.

M-Files lässt sich aufgrund seines Metadaten-gesteuerten Ansatzes gut in Cherwells Enterprise-Service-Management-Plattform integrieren. In M-Files werden Dokumente und andere Daten mithilfe von Metadaten klassifiziert und verwaltet, statt sie in herkömmlichen Ordnerstrukturen abzulegen. Damit müssen sich Cherwell-Nutzer keine Gedanken über die richtige Ablage von Dokumenten machen, da M-Files dies automatisiert. Mit dem Intelligent Metadata Layer (IML) ermöglicht M-Files zudem den Zugang zu vielen unterschiedlichen Datenspeichern innerhalb der Organisation wie Netzwerkordner, SharePoint oder ältere Dokumentarchive und Repositories, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist. All diese Informationen kann M-Files transparent auch anderen Systemen bereitstellen.

„Wir haben uns für M-Files entschieden, weil es dieses großartige Konzept bietet, Dokumente nicht in Ordnern, sondern über Metadaten zu organisieren“, sagt Gary Fleming, Director of Information Services bei Apex Oil. „Anstatt zu überlegen, wo ein Dokument gespeichert werden soll, definieren Sie einfach, was es ist, und finden dieses Dokument später mithilfe von Metadaten oder über die Suche nach dem Inhalt des Dokuments selbst. Wir wussten von Anfang an, dass die Integration von Service- und Informationsmanagement eine großartige Sache wäre, aber wenn Sie zum ersten Mal sehen, dass es funktioniert, und Ihre Kunden und Incidents aus Cherwell ansprechend strukturiert in M-Files auftauchen, denken Sie plötzlich: „Wow, das ist richtig cool.““

Durch die Integration von Cherwell mit M-Files profitieren Cherwell-Nutzer von einem einheitlichen Zugang zu allen relevanten Dokumenten im Kontext ihres Arbeitsprozesses, ohne sich darüber Gedanken machen zu müssen, wo ein Dokument herkommt oder abgespeichert ist. So entsteht für Cherwell-Nutzer eine zentrale Anlaufstelle. Die Versionskontrolle von M-Files stellt dabei sicher, dass keine Duplikate entstehen. Für die Apex Oil Company wurden zudem Sicherheit und Compliance verbessert, da sie feingranulare Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente einrichten und das Management der Zugangsrechte an die Eigentümer der Dokumente übertragen konnte.

„Service Management und Informationsmanagement profitieren beide stark von der Integration. Während eines Serviceprozesses oder -vorfalls ist es extrem wichtig, Zugang zu allen relevanten Dokumenten im richtigen Kontext zu haben. Dafür ist M-Files perfekt geeignet, da es seinen Nutzern erlaubt, auf viele Repositories und Legacy-Systeme zuzugreifen“, erklärt Kai Andresen, Managing Director bei Prevolution. „Auf der anderen Seite stellt der Serviceprozess selbst viele Metadaten für alle Dokumente bereit, die während der Prozessausführung erstellt oder geändert werden. Damit schafft der Serviceprozess den Kontext für M-Files, um Informationen wie Dokumente und andere Objekte wie Kunden, Projekte oder Vorfälle miteinander zu verknüpfen.“

„Die Integration von Cherwell und M-Files durch die Apex Oil Company ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie M-Files andere Geschäftsanwendungen verbessern kann“, ergänzt Scott Erickson, VP of Channel Sales bei M-Files. „M-Files und unsere Partner bauen das Set an Konnektoren kontinuierlich aus. Wir freuen uns zu sehen, wie ausgewiesene Experten in ihren Bereichen – wie Prevolution für Service Management – M-Files nutzen, um Anwendungen um intelligentes Interformationsmanagement zu erweitern.“

Mehr Informationen zum M-Files-Connector für Cherwell:
https://www.prevolution.de/m-files-connector/

Eine detailliertere Beschreibung des Projektes finden Sie unter:
https://www.m-files.com/de/case-study-integrating-service-information-management

Über Prevolution
Prevolution, 2011 in Hamburg gegründet, ist ein führendes Beratungs- und Softwareunternehmen für integriertes Service- und Informationsmanagement (iSIM). Das Unternehmen unterstützt seine Kunden bei der Optimierung ihrer Service-Prozesse – insbesondere im IT Service Management (ITSM) und Kundenservice – um die Servicequalität nachhaltig zu verbessern, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Prevolution hat die in der Regel separaten Konzepte für Service Management und Informationsmanagement integriert und implementiert individuelle Lösungen mit den beiden führenden und zukunftssicheren Produkten Cherwell und M-Files. Prevolution berät Kunden weltweit bei der Integration beider Produkte und bietet dazu einen Out-of-the-Box-Connector. Prevolution ist Gründungsmitglied der BAT Alliance, die Service-Management-Spezialisten auf der ganzen Welt zusammenbringt. Zu den Kunden zählen mittelständische Unternehmen ebenso wie internationale Konzerne wie Asklepios, CWS boco, der Flughafen München, die HHLA, Otto, SYZYGY und Wüstenrot. Weitere Informationen finden Sie unter www.prevolution.de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Business Day von prisma informatik im Sportpark Ronhof in Fürth

Tagesveranstaltung für Kunden und Interessenten am 25. Oktober informiert über Business-Prozesse, den Umgang mit wertvollen Daten sowie den Modern Workplace

Business Day von prisma informatik im Sportpark Ronhof in Fürth

Außenanschicht des Sportparks Fürth (Bildquelle: (c) Sportfoto Zink Fürth)

Business Day von prisma informatik im Sportpark Ronhof in Fürth

Tagesveranstaltung für Kunden und Interessenten am 25. Oktober informiert über Business-Prozesse, den Umgang mit wertvollen Daten sowie den Modern Workplace

Nürnberg, 4. September 2018. Eine Informations- und Kommunikationsplattform für IT-Entscheider rund um „Smarte Prozesse – wertvolle Daten – moderne Infrastruktur“ bietet die prisma informatik GmbH am 25. Oktober bei ihrem Business Day 2018. Der Nürnberger Anbieter für ganzheitliche IT-Lösungen präsentiert seine Veranstaltung für Kunden und Interessenten in diesem Jahr mit neuem Konzept und an einem neuen Ort. Aktuelle Entwicklungen und Trends rund um die eigenen Anwendungen sowie die Businesslösungen von Microsoft, Qlik und DocuWare stehen im Mittelpunkt. Die Keynotes beleuchten dabei unter anderem ausgewählte Themen wie intelligente Businessprozesse mit Dynamics 365 und Qlik sowie produktives Arbeiten im Modern Workplace.

Der Business Day ist kostenfrei und richtet sich an IT-Entscheider und Projekt-Verantwortliche in mittelständischen und großen Unternehmen. Informationen und Anmeldemöglichkeit gibt es hier: https://www.prisma-informatik.de/unternehmen/veranstaltungen/detail/business-day-2018-smarte-prozesse-wertvolle-daten-moderne-infrastruktur/

„Weil die Raumkapazitäten in unserem eigenen Office nicht mehr ausreichten, bietet diesmal der Sportpark Ronhof in Fürth einen neuen Rahmen für dieses Tagesevent. Wir freuen uns, dass der Business Day für unsere Kunden schon seit langem ein liebgewonnener Pflichttermin ist“, sagt Claudius Malue, Geschäftsführer der prisma informatik GmbH. Den Business Day veranstaltet das Unternehmen bereits seit vielen Jahren.

Neben dem interessanten Vortragsprogramm schätzen die Besucher an diesem praxisbezogenen Event den direkten Kontakt mit den Experten der prisma informatik und den eingeladenen Referenten. Abgerundet wird der Tag durch eine Stadionführung. Dabei können die Gäste auch die eigene Schuss-Stärke testen.

Wer am Vorabend anreist, kann sich bereits bei einem Meet & Greet auf den Business Day einstimmen. Die Teilnehmer treffen hier auf Branchenkollegen und können sich unter Gleichgesinnten zu aktuellen Herausforderungen und Lösungsansätzen austauschen. Guus Krabbenborg, ein inspirierender Redner und langjähriger Trainer, Berater und Blogger in der Microsoft Welt hält einen Impulsvortrag über die zunehmend digitalisierte Welt. Auch am Business Day wird er kreativ, anregend und teilweise auch polarisierend zum Programm beitragen.

Als weiterer externer Speaker informiert Eduard Dell, Regional Lead der QBS DACH-Organisation, unter anderem über die Roadmaps der Dynamics-Produktlinien. Dells Fokus liegt auf der Strategie und der Ausrichtung von Microsoft Business Anwendungen. Er begleitet das IT-Lösungsgeschäft mit ERP- und CRM-Anwendungen in der deutschen, mittelständischen Wirtschaft.

prisma informatik GmbH wurde im Oktober 2006 gegründet. Das Leistungsspektrum umfasst Dienstleistungen und Lösungen auf Basis der Microsoft-Technologie Microsoft Dynamics NAV für mittelständische Unternehmen mit besonders hohen Qualitätsansprüchen, vornehmlich aus den Bereichen Handel, Automotive und Fertigung. Zusätzlich setzt prisma informatik im Bereich Business Intelligence die Anforderungen der Kunden mit den innovativen Self Service BI-Lösungen QlikView und Qlik Sense um. prisma informatik übernimmt Projektimplementierung, Konzeption und Realisierung von komplexen Systemen. Projektarbeit, langfristige Fortentwicklung und Betreuung erfolgen aus einer Hand. Die Anwender der Lösungen von prisma informatik sind national und international agierende Unternehmen.

Die zum Januar 2018 neu gegründete prisma csp GmbH verstärkt das Portfolio der Gruppe um Cloud Solutions und Systemintegration. In der Geschäftsführung der neuen Gesellschaft sind Christoph Berdelmann sowie die Gründer und Geschäftsführer von prisma informatik, Claudius Malue und Jens Thamer.

Das Portfolio wird abgerundet durch ein umfangreiches Schulungsangebot in der prisma akademie.

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Fischer Software verbindet Outlook Infodesk mit windream

keep it simple

Fischer Software verbindet Outlook Infodesk mit windream

Berlin/Bochum – Als Technologiepartner der windream GmbH hat Fischer Software seine Softwarelösung „Outlook Infodesk“, die führende Lösung für CRM, Projekt- und Organisationsmanagement mit Microsoft Outlook© und Exchange Server© Integration, mit dem ECM-System windream verbunden.

Die Software-Lösung „Outlook Infodesk“ organisiert als Zusatzmodul von Microsoft Outlook Emails, Dokumente, Adressen und Termine in einer einzigen Anwendung. Alleinstellungsmerkmal der Softwarelösung ist die vollständig in Microsoft Outlook integrierte Dokumentenverwaltung.
windream ist die technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente, und weltweit das einzige ECM System, welches vollständig ins Windows Betriebssystem integriert wurde. Dadurch benötigt es keine separate Benutzeroberfläche und lässt sich sofort intuitiv bedienen.

Mit der Verbindung zum ECM-System windream profitieren Anwender von Outlook Infodesk zusätzlich von einer vereinfachten Suche in Dokumenten und E-Mails. Außerdem reduziert sich der Indexierungsaufwand, da ein Großteil der Indexdaten aus der Kunden- oder Lieferantenakte übertragen wird. Dies unterstützt eine vereinheitlichte Verschlagwortung von E-Mails und Dokumenten, die in windream revisionssicher abgelegt sind.

Carsten Fischer, Geschäftsführer der Fischer Software GmbH & Co. KG erklärt: „Unsere Philosophie und die der windream GmbH ergänzen sich optimal. Während wir unser Infodesk direkt mit Microsoft Outlook verbinden, ist das ECM-System windream direkt in das Microsoft-Betriebssystem integriert.“
Am 19.09.2018 stellt Fischer Software im Rahmen der windream.LIVE in Potsdam die Schnittstelle im Praxisbeispiel vor. Informationen hierzu finden Sie unter: windream.infodesk.de

Über Fischer Software GmbH & Co. KG:
Fischer Software ist spezialisiert auf Softwareentwicklungen im Umfeld von Microsoft Outlook© und Exchange Server©. Das Kernprodukt des Unternehmens ist OUTLOOK INFODESK, eine Software-Lösung für professionelles Projekt-, Dokumenten- und Adress-Management. Zusatzmodule für Zeiterfassung- und Abrechnung, Telefonie (CTI) und Seminarorganisation erweitern den Einsatzbereich.
Der Firmensitz des 1995 gegründeten Unternehmens ist in Berlin, die Software ist „made in Germany“!

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Höher, schneller, weiter – easyJOB Release 4.90

Mehr Funktionalität für Agentursoftware easyJOB

Höher, schneller, weiter - easyJOB Release 4.90

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Die Messlatte liegt hoch – neue Technologien und der nachvollziehbare Kundenwunsch nach immer detaillierteren Funktionen treiben die Software-Entwicklung voran. Das passt perfekt zu unserem eigenen Anspruch: easyJOB kontinuierlich besser und noch nutzerfreundlicher zu machen. Mit dem Release 4.90 haben wir unsere „easyDataVisualizer“-Technologie ausgebaut und die Basis für innovative Weiterentwicklung geschaffen. Viele Kunden haben schon auf die finale Freigabe des Browser Chrome für easyJOB gewartet und auch für unsere Media-Kunden gibt es interessante Neuigkeiten.

Was ist der „easyDataVisualizer“?
Zunächst mal ein die Zunge herausforderndes Kunstwort (darum verwenden wir auch gern die Kurzform „eDV“). Aber es beschreibt gut, was dieses Tool leistet: Sie können sich ganz einfach Ihre Daten in easyJOB anzeigen lassen – und zwar mittels komplett nach Ihren Wünschen konfigurierten Anzeigelayouts. Sie bestimmen, welche Daten unsere Software Ihnen in welcher Reihenfolge anzeigt. Dabei können Sie nach Belieben Felder suchen und löschen, Zeilen zusammenfassen, gruppieren, Werte farbig hervorheben, pivotieren und Daten in diversen Formaten exportieren.

Projektansichten selber definieren
Neu ist auch, dass der eDV jetzt im Jobblatt verfügbar ist, quasi dem Herzstück von easyJOB: Hier sehen Sie alle Informationen zu einem Projekt, kalkulieren Ihre Leistungen im Ein- und Verkauf, fragen Lieferanten an und erstellen Kostenvoranschläge. Zudem können Sie Eingangsrechnungen einsehen, Ausgangsrechnungen schreiben und die gesamte Kommunikation rund um das Projekt anzeigen lassen. Ein weiteres Plus: Sie bekommen alle gewünschten Jobwerte (etwa Stundenausnutzung, Auftragsstatus oder Deckungsbeitrag) in einer Übersicht präsentiert.
Bereits unsere Standardlayouts ermöglichen es, Ihr Projekt mit unterschiedlichem Detailgrad sowie aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Darüber hinaus haben viele unserer Kunden eigene Vorstellungen und Wünsche, welche Zahlen und Informationen sie in welcher Anordnung brauchen. Mit der „eDV“-Technologie ist es leicht, sich genau die gewünschte Datenansicht zusammenzustellen und als individuelles Layout abzuspeichern. Und falls es doch irgendwo haken sollte oder Sie Fragen haben, hilft Ihnen natürlich unsere Beratung.

Stetige Weiterentwicklung dank „easyDataVisualizer“-Technologie
Mit Blick auf die immer mobilere Zukunft der Arbeit planen wir für den eDV einige Weiterentwicklungen. Daher für Sie ein kurzer Blick in die easyJOB-Werkstatt: Ein Nahziel ist die responsive Darstellung der Anzeigelayouts für Smartphones und Tablets. Außerdem machen wir demnächst die Kombination mehrerer Anzeigelayouts in „Multigrids“ möglich. Damit lassen sich zusätzliche Detailinformationen in einer einzigen Ansicht einbinden, zum Beispiel alle Termine zu einem Job.

Besserer Austausch mit den Kollegen
Bei der Planung von To-dos bieten wir Ihnen jetzt eine einfache Möglichkeit, mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern schnell und unkompliziert Informationen zu teilen, beispielsweise Layoutvorlagen oder Kundenbriefings. Sie können im System bei entsprechenden Terminen und Aufgaben nicht nur Beschreibungstexte hinterlegen, sondern auch Dokumente hochladen und damit allen Beteiligten zur Verfügung stellen. Diese sehen im Kalender dank eines entsprechenden Symbols und im Tooltip, dass Dokumente vorhanden sind.

Nie mehr Terminkollisionen!
Kleines Icon mit großem Benefit: Bei der Terminanlage bekommen Sie in easyJOB nicht nur angezeigt, ob es Terminkollisionen gibt, sondern Sie können über das kleine Kalender-Icon den Kalender der eingeplanten Mitarbeiter öffnen. easyJOB springt dann sofort auf den richtigen Tag. So sehen Sie auf einen Blick, wo es freie Zeitfenster gibt, beziehungsweise welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind.
Das hilft auch beim Planen von Folgeterminen: Öffnen Sie einen bestehenden Termin mit den gewünschten Teilnehmern, klicken auf das Icon und wählen im Kalender den gewünschten Zeitraum. Nun können Sie sehen, welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind. Das hilft auch beim Planen von Folgeterminen: Öffnen Sie einen bestehenden Termin mit den gewünschten Teilnehmern, klicken auf das Icon und wählen im Kalender den gewünschten Zeitraum. Nun können Sie sehen, welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind und freie Zeitfenster finden.

Forecast – Rechnungsstellung planen
Auch die besten Projekte können in Schieflage geraten, wenn der Cashflow nicht stimmt. Planen Sie daher von Beginn an die Rechnungsstellung – sowohl auf der Erlös- als auch auf der Kostenseite. Diese terminorientierte Darstellung ist als Zusatzinformation im Jobblatt über entsprechende Layouts sichtbar.

Belegworkflow optimiert
Auch für ein anderes typisches Workflow-Problem haben wir eine Lösung gefunden: Ein Kunde fordert ein neues Rechnungsexemplar an. Bislang wurde die Rechnung einfach neu ausgedruckt. Mit der neuen Funktion „Druck AR Kopie“ erzeugt easyJOB nun direkt auf Basis des Original-PDFs eine steuerrechtlich konforme Kopie (gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD) und stempelt sie auf Wunsch als „Kopie“.
Das Original-PDF bleibt unverändert im Ausgangsrechnungsordner erhalten. Selbstverständlich bieten wir auch die Neuerstellung einer bestehenden Rechnung zu Korrekturzwecken an. Verschicken Sie die neue Rechnung einfach per Mail – das neue Rechnungs-PDF wird automatisch im Ausgangsrechnungsordner ersetzt.

Extra-Service: Tarifserver für die Mediaabwicklung
Auch für unsere Media-Kunden bietet das Release 4.90 Neues: Und zwar haben wir den Because Tarifserver entwickelt. Der in der easyJOB Cloud gehostete Webservice stellt die Tarife für eine Vielzahl von Medien im DACH-Raum bereit. Neu sind Online-Tarife und eine bessere Datenqualität im Bereich der Sonderformate. Das Service erleichtert die tarifunterstützte Media-Schaltungsbuchung sowie die Produktion von Druckunterlagen für Printmedien.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, abonnieren Sie einfach unseren Newsletter ( https://www.because-software.com/service/newsletteranmeldung/).

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Was muss eine Agentursoftware wirklich können?

Was muss eine Agentursoftware wirklich können?

In der Startup-Phase verließ sich die Münchner Kommunikationsagentur in a nutshell bei kaufmännischen Themen noch auf Insellösungen und handgestrickte Workarounds. Doch als bereits nach einem Jahr der 25. Mitarbeiter anheuerte, war klar: Wir brauchen eine professionelle Agentursoftware!

Wie solch ein Auswahlprozess abläuft und welche Aha-Erlebnisse dabei entscheidend sind, erzählt Timo Pauli, Digital Consultant bei in a nutshell.

Finde die ideale Agentursoftware – der Auftrag war klar. Aber wie komme ich zur richtigen Lösung? Woran orientiere ich mich bei der Auswahl? Und welche Tools kommen überhaupt infrage? Zumindest den letzten Punkt klären wir ziemlich fix: Wir fragen diverse befreundete Agenturen, was sie empfehlen. So haben wir bald eine Liste mit fünf Software-Anbietern.

Die Vorauswahl ist noch recht einfach…

Die eigentliche Arbeit beginnt jetzt: Wir müssen die Lösungen so detailliert wie möglich vergleichen, schließlich wollen wir von der Software möglichst umfassend und zugleich lange Zeit profitieren. Also machen wir uns zunächst in einer Excel-Tabelle ein vergleichendes Bild von den jeweiligen Funktionen. Bei den meisten Anbietern finden wir dazu einiges auf ihren Websites. Zusätzlich beantragen wir bei allen einen kostenfreien Testzugang, um die wesentlichen Features durchzuklicken. Außerdem recherchieren wir online die Urteile bisheriger Nutzer.
Durch diesen Vergleich kommen wir zu ersten wichtigen Erkenntnissen. Denn zwei der fünf potentiellen Lösungen entsprechen nicht unseren Vorstellungen: In einem Fall erscheint uns die Integration einer Ressourcenplanung unzureichend, im anderen Fall schrecken die Bewertungen der User ab.

Direkter Kontakt bringt mehr als Demozugänge

Bei den verbliebenen drei Lösungen versuchen wir nun, die Demozugänge intensiv zu testen. Jedoch stoßen wir rasch an Grenzen: Demolösungen derart leistungsstarker Programme sind ohne professionelle Einführung ähnlich gewinnbringend wie eine Dose Erbsensuppe ohne Dosenöffner – macht Appetit, aber eben nicht satt!
Also ändern wir unsere Strategie und telefonieren zunächst mit den drei Anbietern. Diese Gespräche erweisen sich als eminent wichtig, weil wir endlich merken, was wir wirklich brauchen – und nicht nur, was wir nicht wollen. Beispielsweise bringt uns ein Berater darauf, dass die direkte Übergabe der Buchhaltungsdaten zu Datev langfristig eine enorme Erleichterung darstellt.
Zu den Features, die wir vorher gar nicht auf dem Schirm hatten, gehört auch die Integration des Mail-Protokolls imap. Wäre es nicht praktisch, wenn sich Angebote und Rechnungen direkt aus dem Programm verschicken ließen – und die betreffenden E-Mails zugleich in unserem Mailprogramm synchronisiert würden? Ein Anbieter kann diese Schnittstelle nicht vorweisen; der Berater schlägt vor, die Mails per Blindkopie an uns selbst zu schicken, um sie dann dort zu speichern, wo wir sie benötigen. Unser Urteil: zu aufwändig! Wieder ein Kandidat weniger …

Vergleichstabellen als Entscheidungshilfe?

Bei einem weiteren Telefonat mit den verbliebenen beiden Anbietern vertiefen wir die Fragen nach den Leistungen einzelner Funktionen. Wie unser Geschäftsführer Timm Rotter bereits im Interview erzählt hat, pflegen wir in Rechnungswesen und Controlling einen – sagen wir mal – überschaubaren Grad an Professionalität: Bisher nutzen wir Insellösungen, etwa selbst erstellte Excel-Dateien. Die neue Agentursoftware soll jetzt alles unter einen Hut bringen. Um die Unterschiede so transparent wie möglich zu vergleichen, bewerteten wir die verschiedenen Features in einer Tabelle. Die entscheidende Frage ist nun: Was davon ist uns am wichtigsten?
Um einen noch besseren Überblick zu bekommen, wenden wir uns erneut an erfahrene Nutzer. Sowohl Because Software als auch der verbliebene andere Anbieter stellen Kontakte zu langjährigen Kunden her, die wir interviewen. Auch befreundete Agenturen, die eines der Systeme nutzen, bitten wir um ihre ehrliche Einschätzung. Insbesondere interessieren uns die Dauer der Implementierung sowie der Support. Denn beides sind Punkte, die man sich am besten aus der Kundenperspektive erklären lässt.

Letztlich überzeugen uns die Details

Anschließend drehen wir eine letzte Runde zur Bewertungen der Funktionen. Durch die Detailanalyse erkennen wir inzwischen kleine, aber wichtige Unterschiede.
– Während es beim Konkurrenzprodukt eine Limitierung gibt, wie viele Fenster sich parallel öffnen lassen, gilt das bei easyJOB nicht. Anfangs mag es gewöhnungsbedürftig sein, wenn sich für jede Abfrage ein neuer Tab im Browser öffnet. Letztlich ist es so aber am einfachsten, Prozesse parallel zu steuern – und genau das ist ja die Wirklichkeit im Agenturleben. Dieses Multiwindowing ist ein Punktgewinn für easyJOB.
– In der Zeiterfassung überzeugt bei easyJOB die Funktion, Überstunden sehr transparent auszuweisen. Da wir all unseren Mitarbeitern 40-Stunden-Wochen bieten und jede Stunde mehr ausgleichen, ist das für uns sehr wichtig.
– Immer klarer wird uns auch, dass die Implementierung und die damit verbundenen Workshops mit dem Software-Anbieter ein wesentlicher Faktor sind. Die Zeitangaben dafür sind bei den beiden Anbietern sehr unterschiedlich: Während Because Software bei easyJOB mindestens zwölf Wochen ansetzt, sind es beim Konkurrenz-Anbieter lediglich sechs. Letzteres klingt zwar zunächst nach einem Vorteil. Jedoch erscheint uns die längere Dauer wesentlich realistischer, um alle Daten von verschiedenen Systemen zusammenzubringen – und das wohlgemerkt im laufenden Betrieb. Außerdem kommen bei easyJOB die zuständigen Mitarbeiter persönlich vorbei und erklären uns das Programm direkt in der Agentur.
Multiwindowing, Zeiterfassung, die vertrauenserweckende Implementierung und auch der Preis sind schließlich die ausschlaggebenden Kriterien – für easyJOB!

Unser Fazit

Eine solche Entscheidung zu treffen, ist nicht einfach, zumal sie auf mehrere Jahre angelegt ist. Denn es lohnt sich nicht, die Software nach kurzer Zeit wieder zu wechseln. Zu hoch sind der Aufwand für Suche und Implementierung.
Für Ihren eigenen Auswahlvorgang empfehlen wir, dass sich mehrere Mitarbeiter mit den Alternativen auseinandersetzen. Unterschiedliche Perspektiven von Geschäftsführern, Projektmanagern und Personalleitung haben uns viele wichtige Einblicke ermöglicht. Und: Stellen Sie den Anbietern unbedingt alle Fragen, die Ihnen einfallen! Denn es sind – so unsere Erfahrung – individuelle Details, die am Ende den Ausschlag geben.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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NAV-Anwenderforum Extension Experts mit TSO-DATA

Experten für Microsoft Dynamics NAV aus ganz Deutschland informieren über aktuelle Lösungserweiterungen und Entwicklungen aus dem NAV-Umfeld. Vorträge, Networking und Live-Präsentationen stehen für NAV-Anwender auf dem Programm des eintägigen Events.

NAV-Anwenderforum Extension Experts mit TSO-DATA

Thomas Hagedorn freut sich auf den Austausch bei der Extension Experts.

Osnabrück, 11.7.2018 – TSO-DATA, Business-Systemhaus und Spezialist für Microsoft Dynamics NAV, lädt gemeinsam mit weiteren namhaften Lösungspartnern zum NAV-Anwenderforum Extension Experts nach Frankfurt ein.

Am 30. August präsentieren NAV-Experten aus ganz Deutschland die neuesten Lösungen und Entwicklungen aus dem Microsoft-Dynamics-NAV-Umfeld, darunter intelligente und flexible Erweiterungen und Apps für Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision) und Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Die Besucher erwarten rund 20 Vorträge zu verschiedenen NAV-Themen, Live-Präsentationen innovativer Erweiterungen sowie die Möglichkeit zum persönlichen Austausch mit anderen NAV-Anwendern und Experten auf dem Gebiet.

TSO-DATA informiert über DMS-Konnektoren, Webshop-Anbindung und DSGVO-Toolbox

TSO-DATA wird auf dem Anwenderforum die DMS-Konnektoren für Microsoft SharePoint und M-Files vorstellen. Damit lassen sich die Dokumentenmanagementlösungen nahtlos und einfach in NAV integrieren. Außerdem informiert TSO-DATA über die Möglichkeiten der Webshop-Anbindung an NAV mit dem WebConnector sowie über die DSGVO-Toolbox für Microsoft Dynamics NAV.

Vertriebsleiter Thomas Hagedorn ist Experte für NAV-Unternehmenslösungen. In seinem Vortrag „So bilden Sie die DSGVO-Anforderungen in Ihrem NAV ab!“ zeigt er, wie einfach, schnell und sicher Microsoft Dynamics NAV mit der DSGVO-Toolbox fit für die Anforderungen der DSGVO gemacht wird. Gerade im Hinblick auf Microsoft Dynamics NAV sind die Anforderungen hoch. Daher unterstützt die Add-On-Lösung Anwender bei der Dokumentation und dem Reporting ihrer Microsoft-Dynamics-NAV-Prozesse – wie z.B. dem Identifizieren personenbezogener Daten, Klassifizieren von Tabellen sowie dem Generieren und Verarbeiten von Lösch- und Anonymisierungsvorschlägen.

David Eggenhofer, bei TSO-DATA im Vertrieb als Experte für moderne Businesslösungen auf Basis von Microsoft Dynamics 365 tätig, erklärt in seinem Vortrag „Aus drei wird eins – Wie NAV, Dynamics 365 und SharePoint (DMS) zu Ihrer perfekten Businesslösung werden!“, wie Dokumentenmanagement in der Microsoft-Welt heutzutage funktioniert und Informationssilos zusammenwachsen können.

Weitere Vorträge und Austausch zu verschiedensten Themen rund um Dynamics NAV

In weiteren Vorträgen der Aussteller geht es beispielsweise um Service & Sales im Außendienst, die voll integrierte Abwicklung des Exportgeschäfts in NAV, Berichte, Analysen und Reports in Dynamics NAV, Prozessautomatisierung, Microsoft Dynamics in der Personalwirtschaft und vieles mehr.

„Diese Veranstaltung ist ein Muss für alle NAV-Anwender“, sagt Thomas Hagedorn, Vertriebsleiter TSO-DATA. „Zum ersten Mal treffen bei der Extension Experts alle wichtigen Experten auf dem Gebiet an einem Ort zusammen. Das ist die Chance, sich umfassend zu informieren und all die Fragen zu stellen, die NAV-Anwender umtreiben. Ich freue mich schon sehr auf den Austausch.“

Die Extension Experts findet am Donnerstag, den 30. August 2018, im Rilano Hotel Frankfurt/Oberursel statt. Die Plätze sind begrenzt, eine zeitnahe Anmeldung wird deshalb empfohlen.

Weitere Informationen sowie Anmeldemöglichkeiten zur Extension Experts finden Interessenten hier: https://www.extensionexperts.com/

Weitere Informationen zu TSO-DATA erhalten Sie hier: https://www.tso.de

TSO-Data ist ein IT-Spezialist und Microsoft-Dynamics-Gold-Partner mit Standorten in Osnabrück, Nürnberg und Leipzig. Mit mehr als 160 Mitarbeitern realisiert das Unternehmen national und weltweit komplexe IT-Projekte und optimiert Unternehmensprozesse. Dazu setzt TSO-DATA Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics 365, Business-Intelligence- und Dokumentenmanagement-Lösungen sowie verschiedene IT-Infrastruktur- und Cloud-Services als Werkzeuge ein, um Unternehmenslösungen zu entwickeln. Mit KatarGo, der zertifizierten NAV-Branchenlösung für den Versand- und Großhandel sowie E-Commerce, bietet TSO-DATA eine funktionstiefe Lösung, die schon im Standard viele Ansprüche erfüllt. Der Kunde von TSO-DATA ist der Mittelstand, die Entwicklung und Anpassung von IT-Lösungen die Leidenschaft des Unternehmens. www.tso.de

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Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

Because Software, Anbieter der Agentursoftware easyJOB, erklärt Ihnen, auf welche Punkte Sie beim Vergleich achten sollten.

Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Mit Agentursoftware ist es ein wenig wie mit einer neuen Liebe: Anfangs scheint alles perfekt, doch es dauert nicht lange, bis die kleinen (oder sogar großen) Macken des Alltags sichtbar werden. Auf diese fünf Punkte sollten Sie daher beim Vergleich verschiedener Lösungen achten, damit Ihr Favorit die Flitterwochen übersteht:

1. Langlebigkeit
Klassische Software veraltet schnell. Agentursoftware als Rückgrat Ihres Unternehmens sollte dagegen mitwachsen, damit Sie dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben und effektiv arbeiten. Daher legen wir bei Because so viel Wert darauf, dass wir easyJOB ständig weiterentwickeln und dabei sehr innovativ bleiben. So fließen ständig technische und inhaltliche Neuerungen ein.

2. Funktionstiefe
Ein ausgefeiltes Funktionsangebot basiert auf Erfahrung. Regelmäßiges Kunden-Feedback, zeitliche und Entwickler-Kapazitäten sind der Garant dafür, dass ein Anbieter passende Lösungen entwickeln kann. Achten Sie darauf, wenn Sie Software vergleichen. Für uns war Funktionstiefe immer ein Leitmotiv, das wir in über 25 Jahren am Markt konsequent verfolgt haben. Sie sorgt dafür, dass auch tiefergehende Anforderungen gut erfüllt werden können. Und sie ist Voraussetzung für langfristige Investitionssicherheit, wenn die Software auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann, von denen die Agentur heute noch gar nichts weiß.

3. Modularität/ Schnittstellen
easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt und wird schon im Basispaket mit umfangreichen Funktionen ausgeliefert. Rund dreißig Zusatzmodule decken weitere spezifische Anforderungen bestimmter Abteilungen ab, z.B. Finanzen und (vorbereitende) Buchhaltung, Produktion und Media. Schnittstellen zu DATEV, SEPA oder Jira erweitern das Anwendungsspektrum und Webservices (API) ermöglichen die Anbindung von Dritt-Programmen an easyJOB. So integrieren Sie ganz nach Wunsch Ihre Prozesse in einem führenden System und vermeiden das Arbeiten mit Insellösungen.

4. Individualisierbarkeit
Über eine Vielzahl an Parametern, Einstellungen und Zusatzfeldern ist easyJOB sehr flexibel und kann perfekt für die jeweiligen Arbeitsweisen maßgeschneidert werden – und das ohne zusätzliche Programmierung. easyJOB ist wie keine zweite Lösung skalierbar, es zwingt Ihnen keine starre Lösung auf. Wir sehen uns deshalb Ihre Abläufe und Prozesse zuerst genau an und entwickeln daraus eine auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittene Lösung. Dieser geringe Mehraufwand bei der Integration führt anschließend zu größeren Einsparungen.

5. Usability
Agentursoftware sollte Sie in Ihrem täglichen Arbeitsalltag unterstützen. Heißt: Sie sollten jederzeit von einer Aufgabe zur nächsten wechseln und vieles parallel bearbeiten können. easyJOB besitzt diese „Multiwindowing“-Funktion seit langem. Unsere Kunden können so Leistungen zwischen Jobs kopieren oder beim Schreiben einer E-Mail parallel Notizen und Projektinformationen bearbeiten.

Wichtige Details im Blick behalten
Schauen Sie auf die wichtigen Details, wenn Sie sich für eine Lösung interessieren. Lassen Sie sich nicht von gefälligen Oberflächen blenden. Und denken Sie weitsichtig: Anfangs achtet man oft nur auf Funktionalitäten und Technologien. Sie sind dauerhaft aber nur so gut wie der Support und die Innovationsfähigkeit des Anbieters. Because beispielsweise verfügt über 17 Anwendungsberater. Auch deswegen ist easyJOB der Favorit inhabergeführter Agenturen im deutschsprachigen Raum. Wir justieren unsere Agentursoftware exakt nach Ihren Wünschen.

Noch mehr Informationen und Hilfestellung zur Auswahl der optimalen Softwarelösung finden Sie in unserem Whitepaper „Auswahl Agentursoftware / Checkliste“ ( https://www.because-software.com/fileadmin/Dokumente/Auswahl_Agentursoftware_Checkliste.pdf).

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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CTO Balzuweit als TOP CONSULTANT ausgezeichnet

Stuttgarter Software-Beratungshaus nimmt Preis von Christian Wulff entgegen.

CTO Balzuweit als TOP CONSULTANT ausgezeichnet

v.L. Markus Balzuweit, Ilonka Balzuweit, Christian Wulff, Peter Balzuweit, Miriam Arnold-Wurst (Bildquelle: KD Busch / compamedia)

Im Rahmen der offiziellen Preisverleihung auf dem 5. Deutschen Mittelstands-Summit in Ludwigsburg wurde die CTO Balzuweit GmbH mit dem TOP CONSULTANT Preis ausgezeichnet. Christian Wulff, Bundespräsident a.D., gratuliert den Geschäftsführern Peter und Markus Balzuweit zu diesem Erfolg.

Digitalisierung, ECM, Cloud und Co. – der Beratermarkt im Bereich Dokumentenmanagement ist hart umkämpft. Oft entscheiden Nuancen darüber, ob die Voraussetzungen stimmen und ein gemeinsames Projekt gestartet wird. Auszeichnungen können hierbei einen Anhaltspunkt für die Qualität der Beratung liefern und bei der Auswahl des Partners unterstützen.

Neben einer qualifizierten Beratung sind vor allem langfristige und stabile Kundenbeziehungen das Ziel der CTO Balzuweit GmbH aus Stuttgart. Das Unternehmen berät seine Kunden seit 1990 zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Neben der eigenen Input-Management-Produktlinie CLARC ENTERPRISE fokussiert sich das Unternehmen auf ganzheitliche Beratung und bietet zudem die Digitalisierung von Dokumenten als Service an.

Der Beratungsansatz von CTO schließt ein, dass es bei der Einführung von ECM-Systemen um mehr geht, als den reinen technischen Aspekt: „Wenn wir nach Analyse und Konzeptionserstellung den Auftrag bekommen, gehen wir zwar standardisiert, aber doch agil und flexibel an die Beratung heran. Wir beraten bei den erforderlichen Prozessen, die mit einer neuen IT-Einführung einhergehen, und in gewissem Maße auch beim Change Management. Denn die Einführung einer IT-Lösung darf nicht nur aus technischer Sicht betrachtet werden. Wir wollen auch die Kundenmitarbeiter mitnehmen“ erklärt Geschäftsführer Markus Balzuweit.

Diese Vorgehensweise wurde jetzt belohnt. Auf dem 5. Deutschen Mittelstands-Summit in Ludwigsburg erhielt die CTO Balzuweit GmbH die Auszeichnung TOP CONSULTANT, überreicht von Mentor Christian Wulff, Bundespräsident a.D.

Welche Unternehmen mit dem TOP CONSULTANT-Siegel ausgezeichnet werden, entscheidet allein die wissenschaftliche Leitung des Wettbewerbs: Prof. Dr. Dietmar Fink und Bianka Knoblach. Die beiden Geschäftsführer der Wissenschaftlichen Gesellschaft für Management und Beratung (WGMB) in Bonn befragen im Auftrag von compamedia Kunden der teilnehmenden Beratungsunternehmen. Die Ergebnisse dieser Kundenbefragung werden anschließend gemeinsam mit weiteren Unternehmensdaten ausgewertet. Das TOP CONSULTANT-Siegel wird nur an Beratungshäuser verliehen, die hierbei ein sehr gutes Ergebnis erzielen.

„Aus diesem Grund freuen wir uns auch so über diesen Preis, weil es unsere Kunden waren, die sich für uns und unsere Leistung ausgesprochen haben. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind“ kommentiert Markus Balzuweit die Auszeichnung.

Ein ausführliches Porträt über die CTO Balzuweit GmbH sowie ein Interview mit Geschäftsführer Markus Balzuweit findet sich auf dem Onlineportal www.beste-mittelstandsberater.de.

Die CTO Balzuweit GmbH fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 ganzheitlich auf das Thema der Document Related Technologies: Beleglesung, Workflow und Archivierung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrungen im DMS und ECM Bereich entstand die umfassende Document Processing Suite – clarc enterprise – welche seit nun mehr als 10 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird.

Die modernen clarc enterprise Technologien orientieren sich an den Anforderungen internationaler Unternehmen und vereinen alle wichtigen Document Management Services und Funktionen zentral an einem Punkt. clarc enterprise zeichnet sich darüber hinaus durch seine Hochverfügbarkeit, gute Skalierbarkeit und eine effiziente Lastverteilung aus.

clarc enterprise ist das Framework für die Implementierung und Entwicklung leistungsstarker ECM- Lösungen, konzipiert für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Flexible Konfigurations- und Entwicklungsschnittstellen bieten optimale Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Infrastrukturen.

Durch die enge Verzahnung mit dem stetig wachsenden Partnerkanal verfügt die CTO Balzuweit über kompetente Spezialisten, welche die clarc Software Lösungen in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen wie Industrie, Handel, Pharmazie oder Automotive erfolgreich implementieren.

Die Integrationen reichen dabei von Varial, SAP, SAP Business One, XAL, Navision, PSI Penta, P2plus bis zu Arriba, SHC, INTEX und div. Microsoft Office Lösungen.

www.cto.de

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M-Files und Microsoft Dynamics NAV wachsen enger zusammen

Der Dynamics-Spezialist und neue M-Files-Partner TSO-DATA bietet Konnektor zur Integration von M-Files mit der weitverbreiteten Microsoft-ERP-Lösung für den Mittelstand.

M-Files und Microsoft Dynamics NAV wachsen enger zusammen

TSO-DATA hat einen Konnektor für die Integration von M-Files mit Microsoft Dynamics NAV geschaffen.

Ratingen, 27.6.2018 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, freut sich über die intensive Zusammenarbeit mit dem neuen M-Files-Silber-Partner und Microsoft-Dynamics-Spezialisten TSO-DATA. Das Business-Systemhaus aus Osnabrück gehört zu den führenden Experten für Microsoft Dynamics in Deutschland mit einem klaren Fokus auf mittelständische Kunden und ihre speziellen Anforderungen.

Leistungsstarker Konnektor verbindet Dokumente mit ERP-Daten

Als wichtiges Ergebnis der Kooperation hat TSO-DATA einen Konnektor für die Integration von M-Files mit der ERP-Lösung Dynamics NAV von Microsoft geschaffen. Mit dem DMS-Connector lassen sich Belege wie z.B. Rechnungen und Lieferscheine oder elektronische Dokumente und E-Mails einfach sowohl mit Stammdaten wie beispielsweise Artikeln, Kontakten, Kreditoren oder Debitoren als auch mit Vorgängen in Einkauf oder Verkauf wie Anfragen, Bestellungen oder Aufträgen in Microsoft Dynamics NAV verknüpfen und an M-Files übertragen. So werden alle NAV-Belege automatisiert archiviert. Dabei versieht M-Files alle Dokumente aus NAV automatisch mit den passenden Metadaten, die den geschäftlichen Kontext des Dokuments herstellen. Die automatische Verschlagwortung steigert die Daten- und Prozessqualität und reduziert die Prozesskosten.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer manuellen Verknüpfung von Dateien per drag and drop. Getreu dem M-Files-Motto „was-statt-wo“ müssen sich die Nutzer keine Gedanken zu Ablage- oder Ordnerstrukturen machen. Über die Metadaten sind alle abgelegten Dokumente schnell wieder auffindbar und Zusammenhänge zwischen verschieden Dokumenten werden transparent.

Gescannte Belege aus der täglichen Eingangspost können einfach mit dem Vorschau-Viewer in Dynamics NAV gesichtet und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet werden. Die Dynamics-NAV-Nutzer arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung und haben alle relevanten Dokumente geordnet im Zugriff. Das macht die Bedienung besonders anwenderfreundlich.

„M-Files bietet unseren Kunden im Mittelstand ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis und erschließt ihnen die Vorteile des intelligenten Dokumenten- und Informationsmanagements mit besonders einfacher Bedienung und effizienten Einführungszeiten“, sagt Dirk Frommeyer, Geschäftsführer bei TSO-DATA. „Wie wir setzt auch M-Files auf Microsoft-Technologie. Deshalb war die Integration in unser Produktportfolio sehr einfach.“

Zertifizierte Qualität und breite Verfügbarkeit

Der neue M-Files-Connector für Microsoft Dynamics NAV ist als von Microsoft zertifiziertes AddOn für alle relevanten Versionen von Microsoft Dynamics verfügbar. Out-of-the box werden die Versionen Microsoft Dynamics NAV 2015, 2016, 2017 und 2018 unterstützt. Eine Unterstützung von Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 (RTC) und NAV 2013 kann als individuelle Projektanfrage gestellt werden. Der Konnektor kann von Kunden und auch anderen IT-Unternehmen direkt bei TSO-DATA bezogen werden. Für die Lizenzierung gibt es unterschiedliche Modelle.

„Unsere Konnektorentechnik hat sich schon in zahlreichen Dynamics-NAV-Projekten bewährt. Dynamics NAV und M-Files ergänzen sich einfach perfekt. Wir erschließen den NAV-Nutzern die komfortablen Möglichkeiten des intelligenten Dokumentenmanagements mit automatisierter Verschlagwortung und kontextgerechter Verknüpfung relevanter Informationen über alle Quellen hinweg“, erklärt Andreas Blom, Vertrieb M-Files und Microsoft Dynamics 365 bei TSO-DATA.

Konnektoren schaffen Mehrwert für Kunden und Differenzierung für die Partner

Seit M-Files 2018 ist es besonders einfach, beliebige Anwendungen und Datenquellen an M-Files als Plattform für intelligentes Informationsmanagement anzuschließen. Alle vorhandenen Dokumente und Datenbestände können in M-Files einheitlich mit Metadaten angereichert, verknüpft und bearbeitet werden, ohne dass eine Migration der Daten nach M-Files notwendig wird. Umgekehrt können die Anwender auch wie bisher in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten, ohne sich auf ein neues System umstellen zu müssen. M-Files arbeitet dabei zuverlässig im Hintergrund und bietet alle Vorteile wie die automatische Verschlagwortung, die regelgestützte Erfüllung von Compliance-Auflagen sowie eine 360-Grad-Sicht auf Dokumente aus den unterschiedlichen Quellen.

Channel-Partner können eigene Konnektoren zu Anwendungen und Datenquellen entwickeln und mit Unterstützung von M-Files vermarkten. Mit den neuen Möglichkeiten des intelligenten Informationsmanagements schaffen sie für ihre Kunden schnell einen Mehrwert. Der Partner kann damit seine Kompetenz unterstreichen und sich im Wettbewerb klar differenzieren.

„Wir sind stolz darauf, dass sich immer mehr innovative Spezialisten wie TSO-DATA unserem Partnernetzwerk anschließen“, erklärt Dirk Treue, Channel Marketing Manager bei M-Files. „Durch die zunehmende Bandbreite an Konnektoren werden immer mehr Anwendungen für M-Files erschlossen. Immer mehr Nutzer profitieren so von unserem revolutionär einfachen Ansatz, Informationen übergreifend und nach Relevanz geordnet zu nutzen.“

Mehr Informationen zum Dynamics NAV Connector von TSO-DATA für M-Files:
https://www.tso.de/produkte/ecm-m-files/#c8655

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

Über TSO-DATA
TSO-Data ist ein IT-Spezialist und Microsoft-Dynamics-Gold-Partner mit Standorten in Osnabrück, Nürnberg und Leipzig. Mit mehr als 150 Mitarbeitern realisiert das Unternehmen weltweit komplexe IT-Projekte und optimiert Unternehmensprozesse. Dazu setzt TSO-DATA Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics 365, Business-Intelligence- und Dokumentenmanagement-Lösungen sowie verschiedene IT-Infrastruktur-Services als Werkzeuge ein, um Unternehmenslösungen zu entwickeln. Der Kunde von TSO-DATA ist der Mittelstand, die Entwicklung und Anpassung von IT-Lösungen die Leidenschaft des Unternehmens. Mit KatarGo, der zertifizierten NAV-Branchenlösung für den Versand- und Großhandel sowie E-Commerce, bietet TSO-DATA eine funktionstiefe Lösung, die schon im Standard viele Ansprüche erfüllt. www.tso.de

M-Files, gegründet 1989 in Finnland, bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern.
M-Files bricht Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Geschäftsinformationen und Prozesse, einschließlich Elektra, NBC Universal, OMV und SAS.
Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Timm Rotter

easyJOB Nutzer im Portrait – heute: in a nutshell. Die Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt Social Media und Content Marketing beschäftigt 29 Mitarbeiter an den Standorten München und Köln. in a nutshell hat sich im ersten Halbjahr 2018 für unsere Agentursoftware entschieden und befindet sich gerade in der Einführung. Im Interview erklärt Geschäftsführer Timm Rotter, wieso er easyJOB ausgewählt hat.

Herr Rotter, wann haben Sie gemerkt, dass Sie eine professionelle Lösung zur Steuerung Ihrer Agentur brauchen?
Timm Rotter: Als ich ein entscheidendes Fußballspiel im Abstiegskampf unserer Freizeitmannschaft verpasst habe.

Wie bitte?
Timm Rotter: Es war tatsächlich so – irgendwann Ende 2016 habe ich am Monatsende versucht, schnell noch alle Rechnungen fertig zu bekommen. Und das auf Basis dutzender Exceltabellen mit Mitarbeiterstunden und sonstigen Aufwänden. Zudem musste die Umsatzsteuer-Voranmeldung raus. Unser Team hatte ein wichtiges Spiel, und ich habe kurz vor knapp absagen müssen, weil die Buchhaltung wieder mal nicht fertig wurde.

Wie groß war Ihre Agentur damals?
Timm Rotter: Wir waren sieben – zwei Festangestellte, der Rest Freie. Ihre eigenen Arbeitsstunden haben die Mitarbeiter in Excel erfasst, aber die Zuordnung auf Kunden und Projekten zur Abrechnung lief bei mir auf. Ich habe nach Feierabend immer sämtliche Stunden des Tages nachgehalten. Eine Weile funktionierte das, solange ohnehin alle Jobs über mich liefen und ich jeden Mitarbeiter gebrieft habe, was es genau zu tun gab am jeweiligen Tag. Effizient war es nicht, aber…

Ja?
Timm Rotter: Macht der Gewohnheit, würde ich sagen. Solange der Leidensdruck nicht zu groß wird, wurschtelt man sich durch. Ich glaube, das geht vielen kleinen Agenturen so, gerade wenn sie gut ausgelastet sind. Dann nimmt man sich im Tagesgeschäft keine Zeit, sich solchen strategischen Fragen zu widmen. Das ist ein großer Fehler, den man aber nicht wahrnimmt, weil man die – ineffizienten – Prozesse zu sehr verinnerlicht hat.

Kann man auf Excel-Basis eine Agentur führen?
Timm Rotter: Ja, wenn man über eine gewisse Größe nicht hinauswachsen möchte. Nach meiner Erfahrung wird es aber schon bei mehr als zwei Vollzeitkräften ineffizient.

Wie ging es dann weiter nach besagtem Abend?
Timm Rotter: Ich hatte das Glück, dass eine Mitarbeiterin einen Software-Entwickler kannte, der gerade ein Zeiterfassungssystem in der Betaphase hatte. Er hat uns angeboten, es als einer der ersten zu testen. Das war für uns schon mal ein Quantensprung: Jeder Mitarbeiter konnte, ohne vollen Einblick in die Zahlen, eigene Stunden auf die jeweiligen Projekte buchen. Als Admin konnte ich zugleich die Erlöse tracken und musste am Monatsende nur noch die Aufstellungen prüfen und als PDF exportieren.
Eine effiziente Zeiterfassung war damals unser größtes Thema, und mit der Software kamen wir echt voran. Parallel sind wir von MS Office mit zentralisierter Dokumentenablage auf die Google Cloud umgestiegen. Das Setup hat unser Wachstum kurzfristig sicher vereinfacht – aber Ende 2017 wurde immer klarer, dass auch das nur eine Übergangslösung war.

Haben Sie wieder ein Fußballspiel verpasst?
Timm Rotter: (lacht) Nein – aber wenn Du wirklich wachsen willst, ist eine effiziente Zeiterfassung nur der erste Schritt. Zuletzt war es die Finanzbuchhaltung, die wieder aus dem Ruder lief: 35 Kunden, doppelt so viele Projekte – entsprechend viele Rechnungen, Belege und Stundenlisten gab es. Allein der Aufwand, die alle händisch erst im Rechnungswesen zu verarbeiten und dann nochmals händisch in DATEV zu übertragen… Das wurde uferlos.
Dazu kam, dass wir wieder auf Excel-Tabellen und Word-Dokumente zurückgreifen mussten – jetzt zur Ressourcenplanung und für Angebote. Die Daten der Neuprojekte mussten wir dann aber wieder in die Zeiterfassung eintragen – solch ein Nebeneinander von Systemen ist eine Wachstumsbremse.

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit Sie vergeuden?
Timm Rotter: Ja, das habe ich – übrigens am Neujahrstag 2018, als Ruhe war. Im vierten Quartal waren mehr als 20 Prozent meiner Arbeitszeit für kaufmännische Projektverwaltung und Rechnungswesen drauf gegangen. Dazu kamen die Kosten für die Buchhalterin, die zwei Tage im Monat mit DATEV beschäftigt war. Daraus ist auch mein wichtigster Vorsatz für das neue Jahr geworden: keine Übergangslösungen mehr. Ich wollte ein System, das alles steuert, vom ersten Angebot über Ressourcenplanung und Abrechnungen bis zur Übergabe an die Steuerberatung.

Jetzt sind Sie seit Juni easyJOB-Kunde – wieso fiel die Wahl auf unsere Software?
Timm Rotter: Im Endeffekt vor allem, weil der Claim wirklich stimmt: Die Software lässt sich tatsächlich maßschneidern und verspricht, dass sie mit uns mitwachsen kann. Zudem verfügt easyJOB über einen sehr großen Funktionsumfang. Wir haben uns fünf verschiedene Anbieter angesehen. Nur bei easyJOB haben wir das volle Vertrauen, dass es nicht nur das abbildet, was wir heute brauchen, aber auch das, was wir – hoffe ich – in fünf Jahren brauchen werden.

Kurz zurück zum Anfang: Ist Ihr Team damals eigentlich abgestiegen?
Timm Rotter: Ja, aber inzwischen spielen wir wieder in der ersten Liga – wobei (grinst) das jetzt nicht an Ihrer Software liegt.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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