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CTO Balzuweit als TOP CONSULTANT ausgezeichnet

Stuttgarter Software-Beratungshaus nimmt Preis von Christian Wulff entgegen.

CTO Balzuweit als TOP CONSULTANT ausgezeichnet

v.L. Markus Balzuweit, Ilonka Balzuweit, Christian Wulff, Peter Balzuweit, Miriam Arnold-Wurst (Bildquelle: KD Busch / compamedia)

Im Rahmen der offiziellen Preisverleihung auf dem 5. Deutschen Mittelstands-Summit in Ludwigsburg wurde die CTO Balzuweit GmbH mit dem TOP CONSULTANT Preis ausgezeichnet. Christian Wulff, Bundespräsident a.D., gratuliert den Geschäftsführern Peter und Markus Balzuweit zu diesem Erfolg.

Digitalisierung, ECM, Cloud und Co. – der Beratermarkt im Bereich Dokumentenmanagement ist hart umkämpft. Oft entscheiden Nuancen darüber, ob die Voraussetzungen stimmen und ein gemeinsames Projekt gestartet wird. Auszeichnungen können hierbei einen Anhaltspunkt für die Qualität der Beratung liefern und bei der Auswahl des Partners unterstützen.

Neben einer qualifizierten Beratung sind vor allem langfristige und stabile Kundenbeziehungen das Ziel der CTO Balzuweit GmbH aus Stuttgart. Das Unternehmen berät seine Kunden seit 1990 zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Neben der eigenen Input-Management-Produktlinie CLARC ENTERPRISE fokussiert sich das Unternehmen auf ganzheitliche Beratung und bietet zudem die Digitalisierung von Dokumenten als Service an.

Der Beratungsansatz von CTO schließt ein, dass es bei der Einführung von ECM-Systemen um mehr geht, als den reinen technischen Aspekt: „Wenn wir nach Analyse und Konzeptionserstellung den Auftrag bekommen, gehen wir zwar standardisiert, aber doch agil und flexibel an die Beratung heran. Wir beraten bei den erforderlichen Prozessen, die mit einer neuen IT-Einführung einhergehen, und in gewissem Maße auch beim Change Management. Denn die Einführung einer IT-Lösung darf nicht nur aus technischer Sicht betrachtet werden. Wir wollen auch die Kundenmitarbeiter mitnehmen“ erklärt Geschäftsführer Markus Balzuweit.

Diese Vorgehensweise wurde jetzt belohnt. Auf dem 5. Deutschen Mittelstands-Summit in Ludwigsburg erhielt die CTO Balzuweit GmbH die Auszeichnung TOP CONSULTANT, überreicht von Mentor Christian Wulff, Bundespräsident a.D.

Welche Unternehmen mit dem TOP CONSULTANT-Siegel ausgezeichnet werden, entscheidet allein die wissenschaftliche Leitung des Wettbewerbs: Prof. Dr. Dietmar Fink und Bianka Knoblach. Die beiden Geschäftsführer der Wissenschaftlichen Gesellschaft für Management und Beratung (WGMB) in Bonn befragen im Auftrag von compamedia Kunden der teilnehmenden Beratungsunternehmen. Die Ergebnisse dieser Kundenbefragung werden anschließend gemeinsam mit weiteren Unternehmensdaten ausgewertet. Das TOP CONSULTANT-Siegel wird nur an Beratungshäuser verliehen, die hierbei ein sehr gutes Ergebnis erzielen.

„Aus diesem Grund freuen wir uns auch so über diesen Preis, weil es unsere Kunden waren, die sich für uns und unsere Leistung ausgesprochen haben. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind“ kommentiert Markus Balzuweit die Auszeichnung.

Ein ausführliches Porträt über die CTO Balzuweit GmbH sowie ein Interview mit Geschäftsführer Markus Balzuweit findet sich auf dem Onlineportal www.beste-mittelstandsberater.de.

Die CTO Balzuweit GmbH fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 ganzheitlich auf das Thema der Document Related Technologies: Beleglesung, Workflow und Archivierung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrungen im DMS und ECM Bereich entstand die umfassende Document Processing Suite – clarc enterprise – welche seit nun mehr als 10 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird.

Die modernen clarc enterprise Technologien orientieren sich an den Anforderungen internationaler Unternehmen und vereinen alle wichtigen Document Management Services und Funktionen zentral an einem Punkt. clarc enterprise zeichnet sich darüber hinaus durch seine Hochverfügbarkeit, gute Skalierbarkeit und eine effiziente Lastverteilung aus.

clarc enterprise ist das Framework für die Implementierung und Entwicklung leistungsstarker ECM- Lösungen, konzipiert für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Flexible Konfigurations- und Entwicklungsschnittstellen bieten optimale Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Infrastrukturen.

Durch die enge Verzahnung mit dem stetig wachsenden Partnerkanal verfügt die CTO Balzuweit über kompetente Spezialisten, welche die clarc Software Lösungen in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen wie Industrie, Handel, Pharmazie oder Automotive erfolgreich implementieren.

Die Integrationen reichen dabei von Varial, SAP, SAP Business One, XAL, Navision, PSI Penta, P2plus bis zu Arriba, SHC, INTEX und div. Microsoft Office Lösungen.

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Papierloses Büro – Wichtige Tipps zur GOBD

Papierloses Büro - Wichtige Tipps zur GOBD

Der Weg ist frei für ein papierarmes Büro. Aber was muss dabei beachtet werden? Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit auch eine rechtliche Absicherung besteht?

Dies alles ist in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz „GoBD“ – geregelt.
Aber was bedeutet die GoBD für Ihr Unternehmen? Was ist im Arbeitsalltag zu berücksichtigen? Und wissen Sie, dass Rechnungen, die per Mail eingehen, auch digital zu archivieren sind?

Papierloses Büro

Sie erhalten immer öfter Rechnungen per E-Mail oder verschicken selbst Rechnungen an Kunden auf elektronischem Weg? Dann gilt es diese Dokumente nicht wie gewohnt auszudrucken und im Ordner zu archivieren, sondern den elektronischen Weg zu wählen.

Wie bei jeder gesetzlichen Regelung gibt es natürlich auch hier Ausnahmen, aber grundsätzlich gilt: erhalten Sie Rechnungen per Post oder z.B. Lieferscheine, können Sie diese Dokumente einscannen (Stichwort „Ersetzendes Scannen“) und Ihrem digitalen Archiv hinzufügen – dies gilt auch für „Papierbelege“. So haben Sie kein doppeltes Archivsystem.

Archivieren ist nicht gleich Archivieren

„Ich hab doch schon ein digitales Archiv“ sagen Sie jetzt, „Meine Mails sind ja auf meinem Rechner archiviert und alle anderen Daten habe ich auf CD gebrannt“.

Das reicht dem Gesetzgeber leider nicht aus. Wichtig ist ein Archivsystem, das Änderungen am ursprünglichen Dokumenten protokolliert und das Original beibehält. Hierzu gibt es spezielle Dokumentenmanagementsysteme, die diese Anforderungen erfüllen, wie z.B. ELOprofessional.

Verfahrensdokumentation

Voraussetzung für die Umsetzung der GoBD-Vorschriften wenn Sie mit einem EDV-gestützten Buchführungssystem arbeiten, ist eine persönliche Verfahrensdokumentation.

Hierbei stehen Ihre Abläufe im Vordergrund und werden genau beschrieben.
Können Sie eine Verfahrensdokumentation auf Nachfrage dem Finanzprüfer nicht vorzeigen oder ist diese unvollständig, dann kann ihre Buchführung als formell nicht ordnungsmäßig eingestuft werden.

Gerne beraten wir Sie. www.msoft.de

Die M-SOFT Gruppe entwickelt seit 1985 für Handwerk, Handel und Industrie Branchen-Software, die in punkto Nutzen, Zuverlässigkeit und Bedienfreundlichkeit Maßstäbe setzt.

Mittlerweile betreuen unsere 110 Mitarbeiter rund 5.500 Kunden an über 40.000 Arbeitsplätzen.

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Folgen der Digitalisierung: Zukunftsforum des DDIV in Weimar

Folgen der Digitalisierung: Zukunftsforum des DDIV in Weimar

Sein Ziel ist das papierlose Büro: Immobilienverwalter Frank Hillemeier, Verwalter des Jahres

Soziale Netzwerke, Smartphones, Tweets und Posts prägen schon längst den Alltag vieler Menschen. Ob das aber schon die viel diskutierte Digitalisierung ist, und welche Folgen die Digitalisierung nicht nur für Menschen, sondern auch für Unternehmen hat, ist Thema beim Zukunftsforum des Dachverbands Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) am 29. und 30. März in Weimar.

Unter dem Titel „Die Digitalisierung als Innovationsschub“ wird Frank Hillemeier, Geschäftsführer einer der größten privat geführten Immobilienverwaltungen Nordrhein-Westfalens, über seine Konzepte und Erfahrungen mit der Digitalisierung berichten. „Unternehmen, die konsequent auf Digitalisierung setzen, profitieren von einer steigenden Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit“, schrieb er dazu im Vorfeld in einem Fachbeitrag. Wichtig sei aber, dass Unternehmensinhaber und Chefs den Beschäftigten „die Angst vor dem Tempo des digitalen Wandels nehmen“. Dies gelte für alle Unternehmen, unabhängig davon, in welcher Branche und Region sie tätig sind.

Für seine Ideen und Konzepte bei der Digitalisierung und die Berücksichtigung von Mitarbeiter- und Kundenwünschen wurden Hillemeier und die von ihm geleitete ImmoConcept Verwaltungsgruppe in einem bundesweiten Wettbewerb 2016 zum „Verwalter des Jahres“ gekürt. In Deutschland gibt es etwa 23.000 Unternehmen in der Immobilienverwaltung.

ImmoConcept wurde 2004 gegründet. Die Gruppe bietet Full-Service-Immobilienverwaltung für private und gewerbliche Eigentümer. Ein fest angestelltes Spezialisten-Team aus Immobilienfachwirten, Immobilienkaufleuten, Ingenieuren, Bauzeichnern und geprüften Fachverwaltern betreut im Rheinland von Bonn über Köln bis Düsseldorf rund 14.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Neben den herkömmlichen Verwaltungsleistungen gibt es eine 24-Stunden-Notfallhilfe, ein zentrales Informationssystem und regionale Weiterbildungsangebote wie Beirats-Seminare, Symposien und die Veranstaltungsreihe „Immobilien-Treff“. 2016 wurde ImmoConcept vom Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) als Verwalter des Jahres ausgezeichnet.

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Digitale Transformation beginnt mit dem Scannen

Digitale Transformation beginnt mit dem Scannen

(Mynewsdesk) Kodak Alaris auf der CeBIT 2016 (14.-18. März 2016), Halle 3, Stand D20

Digitale Transformation und papierbasierte Geschäftsprozesse sind ein Widerspruch in sich. Doch werfen wir einen Blick auf die Praxis, so sind einer Studie von AIIM (Association for Information and Image Management) zufolge nur 17 % aller Büros heute nahezu papierfrei. Dabei betrifft der digitale Wandel alle Branchen und Unternehmen jeglicher Größenordnung. Kodak Alaris, Marktführer im Bereich Produktionsscanner, präsentiert auf der CeBIT 2016 in Halle 3/Stand D20 neue Scanner und Lösungen für vielfältige Ansprüche und Einsatzbereiche. Im Fokus stehen Themen wie verteiltes Scannen, Digitalisierung im Thin Client-Umfeld und webbasierte Scan-Lösungen.

Verteiltes Scannen: einfach, produktiv, kostengünstig

Digitalisieren, dort wo Papierdokumente anfallen – am Arbeitsplatz. Genau dafür wurden die neuen Kodak i1190 und i1190E entwickelt. Diese kostengünstigen, kompakten und leisen Scanner finden auf jedem Schreibtisch Platz. Dabei eignet sich der Kodak i1190E perfekt für Citrix- und Thin Client-Umgebungen, denn die Bildverarbeitungstechnologie Kodak Perfect Page ist im Scanner integriert. Die automatische Datenoptimierung erhöht die Übertragungsgeschwindigkeit im Netzwerk. In Kürze wird auch die „wireless“ Variante Kodak i1190WN für eine Vielfalt an kabellosen Möglichkeiten verfügbar sein.

Perfekt auf die neuen Scanner abgestimmt, bietet Kodak Alaris die webbasierte Scanlösung Info Input an. Die Erfassungssoftware wird zentral bereitgestellt und ganz einfach über den Browser geöffnet. Die Vorteile liegen auf der Hand, es ist keine physische Installation erforderlich, Aktualisierungen werden automatisch bereitgestellt. Info Input ist so konzipiert, dass der Nutzer direkt aus der Unternehmensanwendung scannen, indizieren und Daten in bestehende Workflows einbinden kann. Mit der neuen Version von Info Input wird auch eine App für mobile Geräte zur Verfügung stehen. Damit lassen sich Dokumente und Belege jederzeit und an jedem Ort schnell mit dem Smartphone oder Tablet digitalisieren. Die gescannten Informationen können nahtlos in den digitalen Workflow eingebunden werden. Die Übertragung der Daten erfolgt über eine sichere Verbindung mit dem Info Input Application Server.

In großen Schritten zum papierlosen Büro

Die Kodak i3000 Serie wurde für Büroumgebungen mit hohen Ansprüchen an Produktivität, exzellente Bildqualität und Sicherheit entwickelt. Nun bekommt die Reihe an A3-Desktop-Scannern Zuwachs: den neuen Kodak i3300. Mit einer Geschwindigkeit von 70 Blatt pro Minute verarbeitet er Stapel mit gemischten Papierformaten und – stärken. Selbst dickere oder bis zu 4,1 m lange Dokumente lassen sich ganz einfach digitalisieren. Der Allrounder glänzt darüber hinaus mit einem exzellenten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Wenn Geschwindigkeit und Produktivität zählen

Die Produktionsscanner der Kodak i5000 Serie kommen überall dort zum Einsatz, wo große Volumen an Papierdokumenten zuverlässig digitalisiert werden. Die neuen Modelle wurden konsequent auf Produktivitätssteigerung weiterentwickelt. Herausragendes Merkmal ist die intelligente Erkennung von Metallklammern, sie stoppt den Einzug bevor ein Papierstau oder eine Beschädigung des Dokuments entstehen. Auf der CeBIT wird der neue Kodak i5650 zu sehen sein, der nunmehr Auflösungen von 400 dpi und 600 dpi bei gleichbleibender Geschwindigkeit von 170 Blatt pro Minute realisieren kann.

Die Scanlösung sorgt für maximale Effizienz

Die skalierbare Erfassungssoftware Kodak Capture Pro ermöglicht eine produktive Arbeit, indem sie die Umwandlung von Papier in Informationen optimiert. Selbst komplexe Vorgänge lassen sich automatisiert mit nur einem Klick durchführen. Ganz wesentlich jedoch ist die nahtlose Integration in digitale Geschäftsprozesse, auch in cloudbasierte Lösungen wie Microsoft SharePoint online und Office 365.

Kodak Alaris zeigt auf der CeBIT 2016 wie sich die unterschiedlichen Erfassungslösungen mit Business-Anwendungen verknüpfen lassen und der Weg zum papierlosen Büro einfach und effizient zu bewältigen ist.

Partnerunternehmen mit interessanten Lösungen

Auf dem Messestand von Kodak Alaris stellen auch die Unternehmen Softgate GmbH, ALOS GmbH, und BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH ihre DMS- und Branchen-Lösungen vor.

„Paper to digital“ in nahezu Echtzeit. Die neuen Spielregeln für die Erfassung von Papier.

Vortrag von Axel Schlender, Business Development Manager Software, Kodak Alaris am 16.03.2016 von 15.00 -15.30 Uhr bei BITKOM in Halle 3/Stand B06.

Diese Pressemitteilung wurde via Mynewsdesk versendet. Weitere Informationen finden Sie im public touch GmbH .

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Über den Geschäftsbereich Information Management von Kodak Alaris

Mit Information Management-Lösungen von Kodak Alaris können Kunden Daten von digitalen oder Papierdokumenten erfassen und konsolidieren, automatisch wichtige Informationen aus dem Inhalt herausfiltern und die richtigen Informationen den richtigen Leuten zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen. Zu unseren Angeboten zählen ausgezeichnete Scanner und Software zum Erfassen und Verwalten von Informationen sowie ein ständig wachsendes Angebot an professionellen Dienstleistungen sowie branchenführenden Service- und Supportleistungen. Ob kleine Büros oder global tätige Unternehmen Kodak Alaris bietet herausragende Systeme und Lösungen, die Geschäftsprozesse automatisieren, die Interaktion mit Kunden verbessern und bessere Geschäftsentscheidungen ermöglichen.

Die Marke Kodak wird unter Lizenz von der Eastman Kodak Company verwendet.

Weitere Informationen finden Sie unter kodakalaris.com/go/IMNews: http://www.kodakalaris.de/go/IMNews. Folgen Sie uns auf Twitter unter @Kodak_DI_DACH, besuchen Sie uns auf Facebook unter https://www.facebook.com/kodakdocumentimaging.deutschland, unseren Blog unter InformationDynamix: http://www.informationdynamix.com/ und unsere neue Plattform http://de.knowledgeshare.kodakalaris.com/

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Studie: Drucken in Unternehmen – Das papierlose Büro bleibt ein virtuelles Ziel

ThinPrint befragte Unternehmensmitarbeiter aus mehr als 30 Branchen zum Thema Drucken

Studie: Drucken in Unternehmen - Das papierlose Büro bleibt ein virtuelles Ziel

(Berlin, 23. November 2015) ThinPrint GmbH, Anbieter der weltweit führenden Druckmanagement-Software, befragte im September 2015 379 Unternehmensanwender aus über 30 Branchen nach ihren Wünschen und Herausforderungen zum Thema Drucken. Die Ergebnisse geben Auskunft über den Status Quo des Druckens in Unternehmen und machen deutlich: Das papierlose Büro bleibt ein virtuelles Ziel.

Einige Ergebnisse der Umfrage:
– Nur 4,5 Prozent der Befragten geben an, ein papierloses Büro zu haben.

– Fast 82,6 Prozent halten Drucken für einen wichtigen Kostenfaktor, aber rund 65 Prozent setzen keine Software zur Analyse der Druckkosten ein.

– Mehr als 68 Prozent der Befragten hat Drucker unterschiedlicher Hersteller im Einsatz

– 73,6 Prozent können am Arbeitsplatz nicht mit iPhones und iPads drucken, obwohl fast 70 Prozent auch mit Smartphones und Tablets arbeiten.

– Die Anforderungen an Drucker sind anspruchsvoll. Jeder 5. möchte Heften oder Lochen, jeder Zweite findet es wichtig, mehrere Seiten pro Blatt zu drucken.

Die vollständige Research Note mit den konkreten Ergebnissen und Grafiken kann unter www.thinprint.de/studie-drucken-in-unternehmen kostenlos heruntergeladen werden.

Über Cortado
Die Cortado Holding AG ist die Holding und zu 100 Prozent Eigentümer der operativ am Markt agierenden Einzelunternehmen ThinPrint GmbH, Cortado Mobile Solutions GmbH und Teamplace GmbH. Seit der Gründung 1999 liefert die Unternehmensgruppe Lösungen für die moderne Arbeitswelt. Druckmanagement, Enterprise Mobility und die verbesserte Zusammenarbeit in Teams sind die Hauptbetätigungsfelder des Unternehmens. Einfach für den Anwender, innovativ, zuverlässig und mit einem hohen Return on Investment, das sind die grundlegenden Merkmale der Produkte unter dem Dach der Cortado AG. Mit Erfolg! 25.000 Unternehmenskunden von 5 bis zu 150.000 Mitarbeitern ebenso wie Hunderttausende von Einzelnutzern setzen weltweit auf die Lösungen der Cortado-Unternehmensgruppe. Wichtige Basis des Unternehmenserfolgs sind mehr als 200 hochqualifizierte Mitarbeiter an den Unternehmensstandorten im Firmensitz in Berlin sowie in den Niederlassungen in den USA, in UK, Australien, Frankreich und Japan. Cortado gehörte zweimal in Folge zu den Siegern des Great Place to Work® Wettbewerbs „Beste Arbeitgeber in Berlin-Brandenburg“.

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Cortado Holding AG
Silke Kluckert
Alt Moabit 91 a/b
10559 Berlin
030 39493166
silke.kluckert@cortado.com
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„Gewusst wie“ entlarvt Zeitfresser: 30 Tage jährlich einsparen

Realify PaperOffice ™ verspricht den kompletten Zugriff auf alle Informationen von überall: einschließlich mobiler Endgeräte bei absoluter Sicherheit.

"Gewusst wie" entlarvt Zeitfresser: 30 Tage jährlich einsparen

Laut Gedächtnisstudien verschwendet ein Mensch im Durchschnitt mehr als 150 Stunden pro Jahr mit der Suche nach Papieren, Office-Dokumenten und anderen Informationen, die er für die Erledigung seiner Arbeit benötigt. Dies entspricht etwa 30 fehlenden Tagen jährlich, an welchen er nur mit der Suche beschäftigt ist. Was wäre, wenn Sie Zeit sparen, Ihre Produktivität erhöhen und gleichzeitig Arbeitsstress abbauen könnten? Dies ist bereits heute möglich! “ Realify PaperOffice “ ™: Die Dokument- und Informationsmanagement-Anwendung mit einer brandneuen, mehrsprachigen und zukunftsorientierten OCR -Texterkennungsfunktion für die neueste Generation von Computern und mobilen Geräten macht´s möglich.

Was ist Realify Paperoffice ™? Alle für Ihre Arbeit oder Privat benötigten Informationen sollen nur einen Klick entfernt sein! Das ist die Vision von Realify PaperOffice ™ 2014. Die komplexe Datenbank macht aus einem klassischen DMS (Dokumentenmanagement-System) ein völlig neues DIMS, also ein Dokumenten- und Informationsmanagement-System. Ziel ist es, alle Fakten, Notizen, Briefe, E-Mails, Rechnungen und andere Texte der täglichen Arbeit an einem zentralen Ort und Archiv zusammen zu bringen. OCR-Technologie gibt es schon seit langem und hat das Ziel, Computer und die elektronische Welt mit der Welt des Papiers in Einklang zu bringen, die hauseigene, bereits fest integrierte, FileOCRmax OCR-Texterkennung beherrscht noch mehr wie u.a. das Umwandeln von Scandateien in bearbeitbare Word/PDF Dokumente und den Zugriff auf Branchenwörterbücher in über 160 Sprachen.

Das Grundprinzip ist so genial wie auch einfach: Alle anfallenden Informationen und Unterlagen werden zentralisiert mit einer bis zu 1024bit starken Verschlüsselung direkt in Realify PaperOffice ™ hinzugefügt und gespeichert – die Wege reichen hierbei vom Scanner über Dateisystem, bis hin zum Mobiltelefon oder Tablet. Anschließend werden alle hinzugefügten Objekte durch umfangreiche intelligente Technologien wie z.B. die preisgekrönte FileOCRmax OCR-Texterkennung mit Unterstützung von über 160 Sprachen und branchenspezifischen Wörterbüchern sowie den Einsatz von spezifischen Algorithmen vollkommen automatisch auf das noch so kleinste Informationspotential hin durchsucht, katalogisiert und für eine gezielte Stichwortsuche hin optimiert.

Die anschließende optionale „manuelle“ Verschlagwortung reicht des Weiteren von der spezifischen Kategorisierung über Kontakt- und Kalenderverknüpfung (Wiedervorlage) bis zur umfangreichen hochsicheren mehrstufigen Zugriffs- und Benutzerverwaltung.

Virtuelle Dokumentmappen garantieren hocheffiziente und NSA-sichere Speicherung: Eine virtuelle Dokumentmappe in Realify PaperOffice ™ ist am ehesten gleichzusetzen mit einer handelsüblichen Klarsichthülle, in welche man nahezu alles reinpacken kann was auch zusammen gehört – unabhängig vom Ursprungsmedium. So werden z.B. komplette Vorgänge wie Bestellung, Rechnung, Reklamation, Foto und sogar die dazugehörige Email in einer Dokumentmappe gespeichert – zentralisieren ist hier das Zauberwort! Anschließend kann diese Klarsichthülle z.B. beschriftet, kategorisiert, markiert, auf Termin gelegt, mit Kontaktdaten (inkl. Outlook-Schnittstelle) verknüpft oder mit Zugriffseinschränkungen versehen werden. Diese Klarsichthülle wird in einem Ordner oder Hängeregister abgelegt – das ist gleichzusetzen mit dem virtuellen Archiv in Realify PaperOffice ™.
Dabei können beliebig viele virtuelle Archive angelegt werden, welche wiederum auch mit z.B. Zugriffsrechten versehen werden können. Archive werden automatisch in Realify PaperOffice ™ Datenbanken verschlüsselt abgespeichert – das geschieht mit einer bis zu unknackbaren 1024bit AES-Verschlüsselung und optional sogar unsichtbar auf Ihrer Festplatte (Stealth-Dateimodus).

Was kann Realify PaperOffice ™?
Absolute Sicherheit durch AES-1024 Militärverschlüsselung: Neue Skandale über NSA Spionage oder Datendiebstahl? Lehnen Sie sich in Zukunft entspannt zurück. Der Einsatz hochwertiger Militärwerkzeuge wie AES-Verschlüsselung bis zu 1024bit, die integrierte Stealth&Secure Technologie welche vollkommen ohne Dateisystem auskommt gibt Ihnen und Ihren Daten die absolute Sicherheit.

Bewährte Nutzeroberfläche durch den Einsatz der originalen und bewährten Realify PaperOffice ™ Programmoberfläche in Kombination mit dem neuen integrierten Realify FlipView für eine noch übersichtlichere Direktvorschau von Dokumenten und Dateien. Durch den neuen virtuellen Realify PaperOffice ™ Drucker fügen Sie Dokumente schneller und bequemer wie je zuvor hinzu und durch die neue revisionssichere Speicherung mit integrierter Schattenkopie-Funktion können Sie sogar jedes veränderte Dokument zu einem jeweiligen Zeitpunkt wie in einer Zeitmaschine aufrufen.

Neueste Technik durch die vollständige Integration der allerneuesten Technologien wie z.B. Scanner- und Druckertreiber, den intelligenten Einsatz von Zusatzdiensten wie Realify CloudOCR und STA, sowie die Freigabe bis hin zu Windows 8.1 setzt die Messlatte auf ein noch nie dagewesenes Niveau und schöpft das Informationspotential all Ihrer Dokumente auf ein Maximum aus – niemals zuvor waren Ihre Unterlagen wertvoller als jetzt.

Intelligente Erkennung der Dokumentensprache für einzelne Dateien. Durch das in Realify PaperOffice ™ integrierte FIS (File Intelligent System) haben Sie die Möglichkeit, jede einzelne Datei innerhalb der Dokumentmappe mit verschiedenen Textsprachen zu erkennen, ohne Ihre Haupteinstellung ändern zu müssen – auch bei gemischten Dokumenten!

Perfekte OCR-Texterkennung durch Branchen-Wörterbücher, welche ständig aktualisiert werden. Für perfekte Ergebnisse werden erkannte Dokumente automatisch auf Rechtschreibung korrigiert – in mehr als 160 Sprachen, darunter auch Sonderzeichensätze wie z.B. kyrillisch, arabisch oder asiatisch!

Weltweiter Zugriff auch von mobilen Endgeräten
IT-Experten sagen: „Das Programm wird die Möglichkeit anbieten, für alles und überall einsetzbar zu sein, einschließlich mobiler Geräte. Realify PaperOffice ™ nimmt alle Arten von Dateien / Scans / Fotos / Bürounterlagen über zahlreiche Wege (vPrinter, App, Scanner, …) in Dokumentmappen auf, erstellt Vorschauen, führt eine Texterkennung durch und speichert sie in einer zentralen, speziell verschlüsselten Datenbank.“ Realify PaperOffice ™ verknüpft die analoge und die digitale Welt miteinander, indem täglich anfallende Papierdokumente gescannt und die Texte über das integrierte Scan-Modul mit einer OCR erfasst und digitalisiert werden.

Warum Realify PaperOffice ™?
Laut Recherchen nutzen mehr als 850.000 Anwender in über 70 Ländern weltweit die Software mit dem modernsten DIMS (Data und Information Management System)-Programm der Welt. Da immer noch viele Daten mit Textinformationen gespeichert werden müssen, ist die Technologie zur Digitalisierung traditioneller Dokumente für Unternehmen wichtig. OCR-Verfahren erkennen ein Spektrum von Farben und können zwischen Hinter- und Vordergrund in Dokumenten unterscheiden. Inzwischen können Dokumente auch mit Hilfe der Kamera-Software auf dem Handy gescannt werden; ein großer Vorteil bei der zunehmenden Bedeutung von Bildern und Dokumentationen in unserer Gesellschaft. Denken Sie nur an öffentliche Einrichtungen (z.B. Gerichte, Polizei), Wirtschaft, Privatbereich usw. ohne eine robuste Bild- und Dokumentationssoftware!

Für das Realify Systems-Entwicklungsteam war es wichtig, „etwas Nützliches und Handliches für die Verbraucher zu entwickeln. Auch wenn die OCR-Funktion keine standardmäßig integrierte Kamera-App ist, ist sie die Grundlage für die hauseigene FileOCRmax-Lösung von Realify. Das Ziel war, eine tragbare OCR-Lösung für einen schnellen und einfachen Zugriff von überall zu entwickeln. Wir wollten ein sicheres und einfaches Dokumentenspeichersystem zur geschäftlichen und privaten Nutzung anbieten und dabei gleichzeitig die Überführung auf die nächst höhere Technologie-Ebene ermöglichen – in den höheren Versionen sogar revisionssicher, d.h. sobald ein Original bearbeitet wird, legt die Software vollautomatisch eine Schattenkopie an, das Original bleibt unangetastet und der Benutzer kann sich jederzeit das ausgewählte Dokument zum jeweiligen Änderungszeitpunkt wie in einer Zeitmaschine aufrufen. Des Weiteren sollen sämtliche analog erfassten Dokumente jederzeit dem Benutzer als bearbeitbares Word-Dokument für weitere Bearbeitung, durchsuchbares PDF/A Dokument für die Verteilung sowie als reines plattformübergreifendes Text-Dokument zur Verfügung stehen.“

David Farber von Realify Systems: „Ein super Highlight ist die Neuentwicklung von der Realify HelpLine, welche uns den direkten Kontakt mit unseren Kunden ermöglicht. So können nicht nur Fragen und Anregungen sofort per LiveChat beantwortet, sondern auch Kundenwünsche in Realität umgesetzt werden. Denn die Ideen unserer Kunden sind der Treibstoff für unsere Entwicklung.

Mit Hilfe unserer Kunden wurde so die Suchfunktion in Realify PaperOffice ™ komplett neuentwickelt und bietet in der Version 2014 R6400 eine noch übersichtlichere Darstellung der gesuchten Datensätze an, welche nicht nur durch die detaillierte Anzeige der Suchtreffer, sowie über vollständige Informationen zu den gefundenen Bereichen, wie entsprechende Orts-Datumsangaben, Kontaktdatenangaben, Verknüpfungen mit jeweiligen Dokumentmappen verfügen, sondern auch eine minimierte Vorschau der Objekte anzeigen oder die zuletzt hinzugefügte Objekte in der Dokumentmappe darstellen.

Für zukünftige Updates sind viele Neuentwicklungen geplant, welche den einen oder anderen Kunden sicherlich imponieren. So wird ebenfalls der Realify PaperOffice ™ Formulardesigner, mit dem man eigene Vorlagen und Formulare erstellen und gleich nutzen kann – etwa für die Verwaltung von Verträgen, ebenfalls neu entwickelt und direkt in Realify PaperOffice ™ integriert. Dabei kann direkt auf Informationen in der Realify PaperOffice ™- Datenbank zugegriffen, aber auch externe Informationen (z.B. aus einem ERP-/WaWi System) eingebunden werden, das Anfertigen individueller Lösungen wird so zum Kinderspiel. Unser Ziel ist eine perfekte Symbiose aus Preis und Leistung zu ermöglichen.“

Auf der Homepage steht eine kostenlose Demoversion wahlweise als Basic- oder als Business Version – von Realify PaperOffice ™ 2014 zum Download bereit.

Website: Deutsch – www.realifysystems.com/de
Website Englisch – https://www.realifysystems.com/en

Kontakt
Realify Systems
David Farber
Lippstädter Str. 182
33449 Langenberg
+4952421839790
pressemitteilung@realifysystems.com
www.realifysystems.com/de

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Ohne Systembruch von der Risikobewertung bis zur Police: vers.diagnose unterschreibt bei inSign

Die Intelligent Solution Services AG (iS2) hat einen weiteren Partner von ihrem papierlosen Antragsprozess inSign überzeugt. Ab sofort setzt auch vers.diagnose auf die führende Lösung für rechtssichere elektronische Unterschriften.

Marzling, 21. November 2014. Die iS2 AG hat mit der versdiagnose GmbH einen weiteren prominenten Partner für den papierlosen inSign-Antragsprozess gewonnen. Das Unternehmen stellt mit vers.diagnose die erste internetbasierte Plattform bereit, auf der Makler schon zu Beginn der Beratung klären können, ob und zu welchen Bedingungen ihr Kunde eine Berufsunfähigkeitsversicherung oder Risikolebensversicherung erhält – und das parallel bei mehreren Lebensversicherern. Es erfolgt kein Eintrag im Hinweis- und Informationssystem der Versicherungswirtschaft (HIS). Die Vorteile für Vermittler liegen auf der Hand: Sie bekommen sofort verbindliche Entscheidungen der beteiligten Versicherer, müssen Gesundheitsfragen nur einmal beantworten, können den Kunden ergebnisorientiert beraten, sparen Zeit und werden durch eine automatisierte Dokumentation administrativ entlastet. Das Warten auf Voranfrageergebnisse hat damit ein Ende. vers.diagnose ist ein Gemeinschaftsprojekt der Versicherungsanalysten Franke und Bornberg sowie der Munich Re.

Mit inSign papierlos zur Police
Dank inSign leistet vers.diagnose in Zukunft noch mehr: Bis zum Jahresende wird der komplette Antragsprozess digitalisiert. Über den sogenannten „setOrder-Prozess“ können dann sämtliche Daten papierlos und rechtssicher an den Versicherer geliefert werden. Der Kunde unterschreibt den Antrag auf Wunsch elektronisch, und das auf allen gängigen mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone. Auch zeitversetzt oder im Rahmen einer Online-Beratung ist die verbindliche Signatur möglich.

Katrin Bornberg, Geschäftsführerin der versdiagnose GmbH, hat sich aus gutem Grund für inSign entschieden: „Die Intelligent Solution Services AG bietet uns mit inSign ein etabliertes System für die rechtssichere elektronische Unterschrift. In zahlreichen Gesprächen haben wir uns davon überzeugen können, dass inSign bei Lebensversicherern bereits bekannt ist und zudem hohe Akzeptanz im Markt genießt. Und außerdem stimmt die Chemie; bei iS2 treffen wir auf ebenso versierte wie angenehme Partner.“

Gute Marktdurchdringung
Mittlerweile haben zehn Lebensversicherer ihre Regelwerke zur Risikoeinschätzung bei vers.diagnose hinterlegt, und ca. 7.500 Berater sind auf der Plattform registriert. Zunehmend machen auch namhafte Maklerpools von diesem intelligenten Angebot Gebrauch. iS2-Vorstand Stephan Hämmerl bewertet die neue Kooperation als weiteren wichtigen Meilenstein für inSign: „Dank der Zusammenarbeit mit vers.diagnose steht inSign dem Markt bei einem weiteren wichtigen Partner zur Verfügung. Das ist umso bedeutender, als sich vers.diagnose nach meiner Einschätzung für Makler zum Standardwerkzeug beim Thema BU-Absicherung entwickeln wird.“

iS2 AG

Die Intelligent Solution Services AG (iS2 AG) entwickelt POS-Lösungen für Versicherungen, Banken und Vertriebe. Dazu zählen Angebots- und Antragssysteme, Beratungssysteme, Vertriebsportal-Bausteine sowie Lösungen zur emotionalen Verkaufsunterstützung.

iS2 zeichnet sich durch bereichsübergreifendes Denken (Vertriebsorientierung – Fachlichkeit – Technik) aus. Die Dienstleistungen umfassen Konzeption und Consulting sowie Entwicklung, Qualitätssicherung, Test und Hosting.

Weitere Informationen unter www.is2.de

Firmenkontakt
iS2 AG
Sabine Wortmann
Am Bäckeranger 2
85417 Marzling
49 (8161) 606-19
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5. World Paper Free Day – die Deutschen lieben ihr Papier

5. World Paper Free Day - die Deutschen lieben ihr Papier

Am World Paper Free Day verzichten die Mitarbeiter des Social Intranets Viadesk auf Papier.

Viadesk – seit mehr als 15 Jahren erfolgreicher Anbieter eines Social Intranets – hat erneut eine Umfrage durchgeführt, ob das papierlose Büro als gleichwertige oder sogar bessere Alternative zur klassischen Arbeit mit gedruckten Dokumenten wahrgenommen wird. Befragt wurden Arbeitnehmer, die in Büros tätig sind.

Ein papierloses Büro ist für viele der Befragten wünschenswert – 65 Prozent finden die Vorstellung sehr positiv, dass Büros in Zukunft vollkommen ohne Papier arbeiten. Bei der Umsetzung scheint es allerdings noch Hindernisse zu geben: Nur 43 Prozent halten es auch für sehr realistisch, dass Büros in Zukunft ohne Papier auskommen werden.

Über die Vorteile des papierlosen Büros sind sich die Befragten einig: 74 Prozent stimmen der Aussage zu, dass man Kollegen mit papierlosem Arbeiten einfacher Dokumente zur Verfügung stellen kann. Auch die Archivierung von Dokumenten ist ohne Papier leichter – meinen 75 Prozent der Befragten. Ganz ohne Papier geht es dann aber doch nicht: 72 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass Drucken in Zukunft immer noch erforderlich sein wird.

Im Durchschnitt druckt jeder Befragungsteilnehmer am Tag 29 Seiten aus. Das bedeutet, pro Mitarbeiter werden 0,81 Bäume im Jahr gedruckt.

Außerdem ist Papier für viele Deutsche immer noch ein Indiz für Produktivität. Fast die Hälfte der Befragten (48 Prozent) verschafft ein Stapel Papier auf dem Schreibtisch ein gutes Gefühl. Sie stimmen der Aussage zu, dass man an den Dokumenten auf dem Schreibtisch sehen kann, was man (noch) zu tun hat. Für den Informationsüberfluss dagegen machen die Befragten das papierlose Arbeiten nicht verantwortlich: Nur 23 Prozent stimmten der Aussage zu, dass papierloses Arbeiten zu einem Informationsüberfluss führt.

Im Selbstversuch verzichten die Mitarbeiter von Viadesk Deutschland am World Paper Free Day in ihren Büros in Köln komplett auf Papier. Mujibor de Graaf, Geschäftsführer der Viadesk GmbH: „Als Anbieter einer Enterprise 2.0-Lösung kennen wir die Vorteile des papierlosen Büros. Ein Social Intranet hilft Papier und auch unnötige E-Mails zu reduzieren. Am World Paper Free Day wollen wir für einen bewussteren Umgang mit Papier sensibilisieren und mit gutem Vorbild vorangehen.“

Viadesk wurde 1999 in den Niederlanden gegründet und hat sich seitdem als führender Anbieter für professionelle Community-Software etabliert. Genutzt werden kann das soziale Intranet mit PC, Smartphone und Tablet. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen und Organisationen einfach und sicher an Projekten zu arbeiten, zu diskutieren, Dokumente auszutauschen und Wissen nach-haltig miteinander zu teilen. Mehr als 125.000 Kunden aus kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen, Behörden und gemeinnützigen Organisationen nutzen Viadesk bereits. Dazu zählen Unternehmen wie die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), Beiersdorf, unicef oder die Stadt Amsterdam. Im Juli 2014 hat Viadesk das international tätige Enterprise Social Network WorkVoices übernommen.

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Deutsche Arbeitnehmer drucken 0,68 Bäume pro Jahr

– 38 Prozent der Deutschen halten das papierlose Büro für realistisch
– Papier hat für die Deutschen einen hohen emotionalen Stellenwert
– Das papierlose Büro vereinfacht die Arbeit deutlich

Deutsche Arbeitnehmer drucken 0,68 Bäume pro Jahr

Viadesk – das Social Intranet

Viadesk – seit mehr als 15 Jahren Anbieter eines Social Intranets – hat in einer Studie untersucht, ob das papierlose Büro als gleichwertige oder sogar bessere Alternative zur klassischen Arbeit mit gedruckten Dokumenten wahrgenommen wird.

Die Umfrage wurde zeitgleich in Deutschland und in den Niederlanden mit Arbeitnehmern, die in Büros arbeiten, durchgeführt. Die Deutschen sind in ihrer Einschätzung zur Zukunft von Dokumenten eher zurückhaltend: 38 Prozent der Deutschen halten die Idee eines papierlosen Büros für realistisch, in den Niederlanden sind dagegen rund 85 Prozent dieser Meinung.

Gedruckt wird auch zukünftig, darüber sind sich die Vertreter beider Länder einig: 64 Prozent der Niederländer und 67 Prozent der Deutschen gehen davon aus, dass ein Ausdrucken von Dokumenten weiterhin erforderlich bleiben wird. Dabei zeigen sich aber schon jetzt deutliche Unterschiede in der Anzahl der Ausdrucke der beiden Länder.

Die deutschen Teilnehmer gaben im Durchschnitt an, pro Tag 25 Seiten zu drucken. Daraus ergibt sich ein Papierverbrauch von 0,68 Bäumen pro Person im Jahr . Im Vergleich zum Nachbarland wird in Deutschland damit dreimal mehr gedruckt: In den Niederlanden kommen pro Person durchschnittlich neun Seiten täglich und damit 0,24 Bäume im Jahr aus dem Drucker.

Für die Deutschen hat Papier auch einen hohen emotionalen Stellenwert. 46 Prozent der deutschen Befragten stimmten der Aussage zu, dass man an den Dokumenten auf dem Schreibtisch sehen kann, was man (noch) zu tun hat. Nur 31 Prozent der Deutschen teilten diese Auffassung nicht (die restlichen Teilnehmer antworteten nicht auf die Frage). 12 Prozent der deutschen Teilnehmer fühlen sich sogar produktiver, wenn sie Papier in der Tasche haben.

Trotzdem vereinfacht das papierlose Büro die Arbeit der Befragten deutlich: Für 87 Prozent der Niederländer und 77 Prozent der Deutschen macht die papierlose Arbeit es einfacher, Dokumente zu sichern. Digitale Dokumente können sehr viel einfacher mit anderen geteilt werden, antworteten 93 Prozent der Niederländer und 76 Prozent der deutschen Teilnehmer.

Die noch stärkere Präsenz von kleinen und mittelständischen Unternehmen in den Niederlanden ist für Mujibor de Graaf, Geschäftsführer von Viadesk , ein wichtiger Grund für die unterschiedlichen Ergebnisse. „Kleinere Unternehmen sind flexibler und es gibt außerdem mehr junge Menschen im Management. Sie stellen schneller auf neue digitale Technologien um und sehen zudem auch die finanziellen Vorteile. „

De Graaf weiter: „Die Deutschen sind mehr mit dem psychologischen Aspekt beschäftigt. Der emotionale Wert der tastbaren Unterlagen in Form von Papier ist in Deutschland schlichtweg größer. Trotzdem sind die sie offen für die neuen Technologien und das wollen wir mit unserem Social Intranet unterstützen.“

Viadesk wurde 1999 in den Niederlanden gegründet und hat sich seitdem als führender Anbieter für professionelle Community-Software etabliert. Genutzt werden kann das soziale Intranet mit PC, Smartphone und Tablet. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen und Organisationen einfach und sicher an Projekten zu arbeiten, zu diskutieren, Dokumente auszutauschen und Wissen nach-haltig miteinander zu teilen. Mehr als 125.000 Kunden aus kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen, Behörden und gemeinnützigen Organisationen nutzen Viadesk bereits. Dazu zählen Unternehmen wie die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), Beiersdorf, unicef oder die Stadt Amsterdam.

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Digitalisierung 2.0: Das erste Archiv für alle Unternehmensgrößen und Privatanwender

Neuartiges, plattformunabhängiges und voll skalierbares Dokumenten-Management-System mit einzigartigem Preis-Leistungsverhältnis

Digitalisierung 2.0: Das erste Archiv für alle Unternehmensgrößen und Privatanwender

Dokumente professionell scannen, archivieren,verwalten mit dem flexiblen Dokumentenmanagementsystem

Aachen, im März 2014. In Zeiten der Digitalisierung erhalten Dokumenten-Management-Systeme einen immer höheren Stellenwert. An erster Stelle stehen dabei die zentrale Aufbewahrung aller Dokumente und deren Informationen in einem elektronischen Archiv und natürlich die sofortige Verfügbarkeit der Daten. Softwareprodukte dieser Art gibt es inzwischen relativ viele. Oftmals ist die Anschaffung allerdings mit sehr viel Aufwand und hohen Kosten verbunden, so dass sich noch einige Firmen und Privatanwender vor dem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems sträuben.

Mit ecoDMS stehen den Nutzern nun erstmals vollkommen neue Wege in Sachen „Digitalisierung“ offen. Ziel ist es mit ecoDMS die eigentlich eher konservative und teure DMS-Sparte vollkommen neu zu gestalten. Dabei setzt der Hersteller applord auf moderne Technik, zeitgerechte Vertriebskonzepte und auf ein faires Lizenzmodell. So hat das Aachener Unternehmen mit ecoDMS eine moderne und plattformunabhängige Archivlösung geschaffen, die absolut neuartig ist und den Einsatz für jedermann möglich macht. Das Besondere an ecoDMS ist die völlig flexible Handhabung und Skalierbarkeit. Das Archiv eignet sich für beliebige Unternehmensgrößen und Branchen und kann sogar im Privathaushalt eingesetzt werden. Das einzigartige Preis-Leistungsverhältnis und ein innovatives Verkaufsmodell setzen dem Ganzen das I-Pünktchen auf.

Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben einen unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Dieser Preis unterschreitet um ein Vielfaches die herkömmlichen Angebote im DMS-Sektor. Eine Lizenz beinhaltet den vollen Funktionsumfang inklusive OCR-Funktion und verschiedenen Plugins und Mobile Apps, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und enthält keine Dokumentenbegrenzung. Unfassbar aber wahr. Für 49 Euro erhält man hier tatsächlich ein vollwertiges Dokumenten-Management-System.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenarchiv. Die Dokumente und Details werden revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank gespeichert. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk, so dass die Daten nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem liegen.

Alle notwendigen Einstellungen wie z.B. die Anlage eigener Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Benutzer, Gruppen, Status, Attribute und vieles mehr, können vom User passend zur bestehenden IT-Infrastruktur und zu den gewünschten Dokumentenprozessen über die Systemoberfläche vorgenommen werden. Egal ob Privatperson, Kleinbetrieb, mittelständisches Unternehmen oder großer Konzern. Die enorme Flexibilität der Software erlaubt beliebige Einsatzmöglichkeiten.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und als App (Android & IOS) verwendet werden. Die verfügbaren ecoDMS Komponenten werden als Installationspakete für alle unterstützen Betriebssysteme im Web zum Download bereitgestellt. Die Installation, Anwendung und Konfiguration ist einfach und besonders benutzerfreundlich.

Der Archivierung sind mit ecoDMS keine Grenzen gesetzt. Nahezu alle Dateiformate können im ecoDMS Archiv gespeichert werden. Papierdokumente werden mit einem Scanner digitalisiert und dann indiziert im DMS abgelegt. Auf dem Computer erstellte und hinterlegte Daten werden einfach per Drag und Drop ins System gezogen oder direkt über den PDF/A Drucker von ecoDMS ins Archiv gedruckt. Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen Anbindungen an Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook, die eine direkte Archivierung als PDF/A-Dokument und Originaldatei in ecoDMS ermöglichen. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, zahlreiche Filtermöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, einen Exporter mit Offline Reader und eine Notizen-Funktion.

Ein wesentliches Merkmal von ecoDMS ist die integrierte OCR Funktion, welche die archivierten Dokumente automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Das ermöglicht eine sekundenschnelle Dokumentensuche, die so einfach ist wie googeln. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die Volltextsuche kann sowohl auf Textinhalte als auch auf Metadaten angewendet werden. Darüber hinaus bietet die OCR eine automatische Vorklassifizierung von Dokumenten an. Auf diese Weise werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Details automatisiert vergeben.

ecoDMS überzeugt auch in Sachen „Revisionssicherheit“. Die Datensicherung und Wiederherstellung ist Dank OneClick Backup Komponente schnell und einfach durchgeführt. Für die korrekte und sichere Zuweisung aller Dokumente und Ordner sorgt ein qualifiziertes Berechtigungssystem. Ergänzend dazu werden in einer Dokumenten- und Userhistorie jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung festgehalten und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert. Darüber hinaus können Aufbewahrungsfristen für die Dokumente eingerichtet werden, vor deren Ablauf sich Dokumente lediglich in einen virtuellen Papierkorb, nicht aber entgültig löschen lassen. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungszeit kann ein Dokument durch vorherige Eingabe eines Löschvermerks, welcher im Anschluss in Form eines Löschprotokolls bestehen bleibt- dauerhaft entfernt werden.

Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden. Privatnutzer dürfen die Free4Three Version mit eingeschränkter Funktionalität sogar dauerhaft gratis nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de .

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS stammt aus dem Hause applord in Aachen. Die Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden war der Startschuss zur Entwicklung des eigenen Archivsystems. Auf Basis dessen und der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow wurde der ecoSIMS Process Server entwickelt. Dieser bildet die Grundlage von ecoDMS und sorgt durch seine serviceorientierte Architektur (SOA) dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Für sensationelle 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung zum Archiv erhalten die Kunden mit ecoDMS ein professionelles Dokumenten-Management-System, das mobil, im Web, im Netzwerk und lokal verwendet werden kann. Von einer komfortablen Posteingangsbearbeitung, einer automatischen Dokumentenablage, der sicheren Archivierung beliebiger Dateiformate und Schnittstellen zu gängigen Office und E-Mail-Programmen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet dieses Client-Server-System jeglichen Komfort für die Anwender.

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