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Bereit für eine neue Business Software?

Ja! Doch welche passt zu meinem Unternehmen?

Bereit für eine neue Business Software?

Die Wahl, Implementierung und Weiterentwicklung einer für ein Unternehmen passenden Business Lösung ist komplex, intensiv und aufwändig. Häufig werden externe Berater gebeten, Know-How einzubringen. Jetzt sollte die Wahl der Software glücklich getroffen werden: ERP? CRM? Beides? Wie sieht das aus?

Für Produktions- und Handelsunternehmen ist es selbständig schwer zu entscheiden, welche Business Software für die eigene Firma optimal ist. Zu viele Faktoren, zu hoher Rechercheaufwand, die Vielzahl an Hersteller und Produkte. Zu undurchsichtig ist die Differenzierung von Abläufen, mit einer Kombination von Großbuchstaben abgekürzt.

Jetzt könnte man sagen – CRM und ERP, beides zusammen kann so falsch nicht sein. Beide Bereiche wählen, sich nicht „für“ ERP oder „gegen“ CRM entscheiden. Auch wenn Sie dann im Ergebnis richtig gewählt haben, dann ist allein die Entscheidung zu kombinieren per se nicht ein „Nummer sicher“, sondern ein eher zufälliges Ergebnis. Denn nur, wenn „Kombination“ auch heißt, durchgängige Prozesse gestalten zu können, schaffen Sie die Voraussetzung für klare, straffe interne Abläufe quer durch alle Unternehmensbereiche: Geschäftsführung, Vertrieb, Service, Produktion, Einkauf, Lager und Logistik. CRM+ERP – PLUS! Prozessketten, die untrennbar ineinander greifen. Technisch mit einer Oberfläche und einem Datenmodell. Keine redundanten Vorgänge und Daten. Ohne CRM greift also ERP zu kurz! So das Motto von Unidienst seit nunmehr fast 40 Jahren. Bestes eigenes Beispiel ist UniPRO/CRM+ERP – das ERP-System auf der Basis von CRM-Komponenten. Die Lösung für mittelständische Unternehmen in Produktion und Handel.

Nein, nein, sagen Stimmen zu den aktuellen Trends: Der CRM-Begriff befindet sich in der Auflösung, den gibt es gar nicht mehr! Die 360-Grad-Sicht auf den Kunden ist allzu oft zitiert, der Kunde im Mittelpunkt stört mehr denn je! Ein letztes Mal Schmunzeln über den altbekannten Scherz? Doch: Reicht es aus, eine Ressource und ihre Verfügbarkeit in den Mittelpunkt der Prozesse zu rücken?

Nein! Unidienst blickt dann einmal auf das Produkt. Es ist einerseits Ausgangslage für die Geschäftsidee und andererseits muss es den Bedarf der Kunden und Interessenten erfüllen. Hierfür ist Nutzen mit Zusatznutzen auszustatten. Zu bewerben, zu verkaufen, zu produzieren. Komplexe Varianten werden konfiguriert und Ressourcen bereitgestellt. Lieferanten sind zu wählen und Kosten und Preise zu definieren, Deckungsbeiträge zu erzielen. Der Interessent ist zum Kunde zu entwickeln und ihm bei Bedarf passgenaue Schulungen zur richtigen Handhabung anzubieten. Service für Implementierung, Wartung und gegebenenfalls Reparatur, mit kurzer Reaktionszeit und basierend auf stets aktuellem Kundeninventar.
Und zufrieden soll der Kunde nicht zuletzt auch noch sein. Eine wohl bekannte Liste an Anforderungen, mit leicht veränderter Sichtweise: Customer Engagement und Order Processing.

Die Zauberformel ist auch hier: CRM PLUS ERP, bzw. wenn es nach Unidienst geht UniPRO/CRM+ERP!

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Seit 2003 plant und realisiert Unidienst kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen..

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Herstellung und Training – beide Unternehmensbereiche mit Software in Symbiose setzen

Herstellung und Training - beide Unternehmensbereiche mit Software in Symbiose setzen

UniPRO/Event

Die Herstellung eines komplexen Produkts steht nie für sich allein, für einen effektiven Einsatz ist dem Kunden das Know-How zu vermitteln. Viele Unternehmen betreiben eigene Schulungszentren, damit einem Kunden mit dem Verkauf einer Maschine, einer Software et cetera die passgenaue Schulung angeboten wird. UniPRO/Event koordiniert diese Abläufe.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Mitarbeiter beim Kunden zu schulen: Entweder bringt man eigene Trainer auf den Weg vor Ort oder man lädt in ein Schulungszentrum ein. Beides ist mit Unterstützung von UniPRO/Event organisierbar. Unidienst entwickelte die Software für Veranstaltungsmanagement dahin gehend, dass Angebote in Microsoft Dynamics 365 for Sales Positionen für Schulungen beinhalten und gesonderte Aufträge für Training nach sich ziehen.

Wird ein Produkt verkauft, gilt selbiges für eine Schulung. Im Schulungszentrum wird für den Kunden ein Termin recherchiert, der zeitlich nahe an der Auslieferung liegt. Die Ressourcen dabei sind bereits geprüft: Was sind geeignete Termine, stehen die für das bestimmte Produkt qualifizierten Trainer zur Verfügung, welche Ressourcen sind zusätzlich notwendig? Für Terminverschiebungen oder Stornierungen gibt UniPRO/Event definierte Prozesse zur Findung von Alternativen vor, inklusive Kommunikation mit den angemeldeten Teilnehmern.

Inhalte und Aufwände der einzelnen Schulungen hängen von den auszuliefernden Produkten ab. Für jeden Produkttyp gibt es eigene Schulungsvorlagen, anhand derer UniPRO/Event aufzeigt, an welchen Tagen alle erforderlichen Ressourcen buchbar sind. Dies ermöglicht eine komfortable Planung, unabhängig davon, ob das Training im Schulungszentrum oder beim Kunden vor Ort geschieht. Die Komplexität der zu schulenden Produkte erfordert womöglich Bestellungen von Ressourcen bei Lieferanten. Hier bedient sich Unidienst eines ihrer ERP-Bausteine: Der Bestellvorschlagsberechnung und Bestellung, die automatisch abhängig vom Termin der Schulung stattfindet.

Zentrale Infostelle bei der Administration von Terminen, Ressourcen und Aufträgen ist der Eventkalender. Er gibt Einblick über die täglichen, wöchentlichen und monatlichen – angebotenen, bestellten, durchgeführten Schulungen. Es besteht die Selektionsmöglichkeit nach Aufträge oder Ressourcen und -wichtig- nach der Auslastung der einzelnen Trainings, grafisch und bunt in Ampelfarben dargestellt: Ist die Gesamtzahl der Teilnehmer für einen Termin nicht erreicht, ist auf weitere Aufträge zum selben Produkt zu sichten und diesen Kunden die Teilnahme am Training anzubieten. Die Prüfung der Ressourcen geht gegen limitierte Verfügbarkeiten und ohne Ressourcenbegrenzung. Ähnlich gehandhabt werden Wartelisten – sprich Kapazitätsüberschreitungen.

UniPRO/Event baut auf Microsoft Dynamics 365 for Sales auf und ist kombinierbar mit Softwaremodulen selber Basis. Unidienst bietet die Lösung alleinstehend oder als Erweiterung für die eigenen Lösungen UniPRO/CRM+ERP oder UniPRO/Software & Consulting an.

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Mit UniPRO/CRM+ERP in die Cloud

Mit UniPRO/CRM+ERP in die Cloud

(Bildquelle: (c) ra2studio/Fotolia)

Enterprise Resource Planning (ERP) in der Cloud. Was vor wenigen Jahren noch unvorstellbar war, ist jetzt Standard: Die Cloud bietet heute effiziente Möglichkeiten der Geschäftsprozess-Optimierung, die mit lokalen Installationen kaum noch erreicht werden können.

Bereitstellen werden wir OnPremise auch künftig, so Unidienst. Der Freilassinger Softwarehersteller bietet mit UniPRO/CRM+ERP ein vollwertiges ERP-System auf Basis von Microsoft Dynamics 365 an. Allerdings offeriert Microsoft mit dem Cloud-Angebot Möglichkeiten, die in einer lokalen Installation kaum mehr wirtschaftlich sinnvoll hergestellt werden können. Nachdem Unidienst konsequent die neuen Möglichkeiten ihren Anwendern erschließt, ist abzusehen, dass die Attraktivität der Produktpakete von OnPremise-Installationen hinter der von Cloud-Produkten zurückbleiben wird.

Ein gutes Beispiel ist gerade Dynamics 365. Als Cloud-Dienst bietet die Kombination aus Dynamics 365 for Sales, Customer Service, Field Service und Project Service Automation zusammen mit Office 365 für die Mitarbeiter die Möglichkeit aus einem Portal heraus zu agieren. Dieses Funktionsbündel ist für Cloud wesentlich interessanter als für OnPremise.

Mit UniPRO/CRM+ERP bietet Unidienst eine vollwertige Lösung für Produktionsunternehmen und Handel, allein auf der Basis der CRM-Komponenten von Microsoft Dynamics 365. Nur wer Buchhaltung und Kostenrechnung benötigt, kann zusätzlich auf ERP-Lizenzen (Dynamics 365 for Finance and Operations) zurückgreifen. UniPRO/CRM+ERP deckt neben Vertrieb, Service und Marketing auch die Bereiche Produktion, Lager, Einkauf, Versand und Fakturierung ab. Mit dem UniPRO/Configurator erfolgt die Preis- und Produktkonfiguration variantenreicher Produkte in der Cloud – die Konfigurationsdaten werden über die Oberfläche erfasst.

Bei den Cloud-Lizenzen handelt es sich um monatliche Miete inklusive Wartung. Im Gegensatz zu den Kauflizenzen sind die Anfangsinvestitionen wesentlich geringer, die Kosten für eine eigene IT-Infrastruktur und jährlich zusätzliche Wartung entfallen. Zu bezahlen ist nur, was wirklich benötigt wird – die Lizenzen entsprechen stets der aktuellen Useranzahl und der Speicherplatz wird nur nach Bedarf erhöht. Nicht alle User benötigen beim Einsatz von UniPRO/CRM+ERP vollwertige Microsoft-Lizenzen, eine beachtliche Anzahl der Anwender wird mit TeamMember-Lizenzen auskommen und mit dem Unidienst-Produkt durchgängige Geschäftsprozesse vorfinden.

Neben den Lizenzkosten das weitere wesentliche Argument für Produktionsbetriebe: Für die Systemsicherheit, Aktualisierung und Wartung ist der Provider zuständig. Es gibt keine System- und somit keine Produktionsausfälle mehr, welche die Wettbewerbsfähigkeit womöglich mindern.

UniPRO/CRM+ERP fußt auf den Komponenten Microsoft Dynamics 365 for Sales and Customer Service. Die Lösung wird für Online und OnPremise Installationen bereitgestellt. Ergänzend können zusätzliche Apps von Unidienst oder in der Microsoft AppSource erworben werden.

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Auftragsabwicklung und Faktura mit UniPRO/Software & Consulting

Auftragsabwicklung und Faktura mit UniPRO/Software & Consulting

Periodische Auftragsabrechnung

Die Lösung UniPRO/Software & Consulting richtet sich an Unternehmen der Branchen IT und Software, Beratung und Consulting. Im Zentrum der Geschäftsprozesse steht dabei vor allem die Dienstleistung, deren Vertrieb und Verrechnung eigene Anforderungen an ein CRM-System stellt.

Spezifische Prozesse für Auftragsabwicklung und Faktura bietet der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst mit der Lösung UniPRO/Software & Consulting. Große Themen sind dabei die auftragsbezogene Zeiterfassung und deren Abrechnung, Angebotssplitting in mehrere Aufträge unterschiedlichen Typs und die automatisierte Fakturierung periodischer Leistungen.

Microsoft Dynamics 365 for Sales bringt im Standard schon einige Funktionen für die Angebots-, Auftrags- und Rechnungsbearbeitung mit. UniPRO/Software & Consulting ergänzt diese um die Anforderungen mitteleuropäischer Unternehmen: Voraussetzungen, wie Mehrwertsteuerberechnungen, Belegtexte, automatisierte Rabattierung, Gesamtpreisberechnung oder die Verwendung von abweichenden Rechnungs- und Lieferadressen.

Darüber hinaus entwickelte Unidienst für Dienstleistungsunternehmen eigene Module zur Auftragsabwicklung und Faktura, konkret für die reibungslose Abwicklung und Abrechnung von Aufträgen und Serviceanfragen. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit Systempartnern zu einem gemeinsamen Kunden, indem mit speziellen Preisen und Konditionen gearbeitet wird. An den Kunden ergeht abschließend ein Lieferschein, an den Systempartner eine Rechnung.

In der Regel besteht ein Angebot aus Produkten unterschiedlichen Typs, seien es Dienstleistungen, Service- oder Beratungspauschalen, Miete, Kauf oder Wartung von Lizenzen. Nach der Beauftragung durch den Kunden konvertieren Sie das Angebot in mehrere Aufträge. Lizenzen werden ggf. sofort fakturiert, Dienstleistungen nach Anfall und Miete, Wartung und wiederkehrende Leistungspauschalen übergeben Sie an die periodische Auftragsabrechnung.

Dabei rechnen Sie automatisiert bis zur Beendigung des Vertrags die Beträge zu kundenspezifischen Fälligkeiten ab. Entweder einmal im Monat für alle in diesem Zeitraum fälligen Rechnungen, oder tagesgenau.

Gerade im Projektgeschäft sind Teil- und Schlussrechnungen gefordert, oder veränderte Kunden-Anforderungen erhöhen den Aufwand Ihres Unternehmens. Durch die auftragsbezogene Zeiterfassung fakturieren Sie zu jedem Zeitpunkt die erbrachten Leistungen auf Basis von IST-Zeiten. Den tatsächlich erbrachten Zeitaufwand stellen Sie mit entsprechenden Reports dar und ermitteln Deckungsbeiträge, Projekt- oder Auftragsergebnisse. Rechtzeitig erkennen Sie die Notwendigkeit eines Nachtragsangebots.

UniPRO/Software & Consulting basiert auf Microsoft Dynamics 365 for Sales and Customer Service und wird für Kunden mit Online als auch OnPremise Installationen bereitgestellt. Ergänzende UniPRO/Module zum Auftrags- und Faktura-Prozess sind: Der UniPRO/Configurator, Angebots- und Produktkonfigurator für komplexe Produkte, UniPRO/ReportManager für einen automatisierten Belegversand sowie Schnittstellen zu DATEV pro und BMD.

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Mit UniPRO/Commission Provisionen und Honorare berechnen

Mit UniPRO/Commission Provisionen und Honorare berechnen

Provisionsbasis pro Provisionsempfänger

Mit UniPRO/Commission bietet Unidienst ein Tool zur Provisions- und Prämienabrechnung für Leistungen von Mitarbeitern, externen Vermittlern oder Beratern. Die App eignet sich branchenübergreifend für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 for Sales im Einsatz haben. Unidienst selbst bietet UniPRO/Commission allen eigenen Zielgruppen an: Produktions- und Handelsbetrieben, Software- und IT-Unternehmen, Dienstleistern und Finanzdienstleistern.

Provisions- und Prämienabrechnung sind komplexe Prozesse, die nicht zwangsläufig arbeits- und zeitintensiv sein müssen. Unmittelbar mit der Erfassung von Auftragspositionen führt UniPRO/Commission eine Provisionsabrechnung durch. Das Programm berücksichtigt dabei eine Vielzahl an Parametern, wie Vertragslaufzeiten, Deckungsbeiträge, Umsätze und Agios um Provisionseinheiten zu ermitteln. Diese werden den Mitarbeitern zugewiesen – das können branchenspezifisch Vertriebsmitarbeiter, Vermittler und Berater oder auch Consultants sein. Auch eine Aufteilung auf mehrere Provisionsempfänger ist möglich, ein Strukturvertrieb ist in Microsoft Dynamics 365 for Sales auf diese Weise abbildbar.

Die Abrechnung von Provisionen erfolgt in periodischen Abständen, wobei die Zahlungen an die Provisionsempfänger durchaus von den Zahlungen der Kunden abhängig gemacht werden können. Voraussetzung ist nur, dass sämtliche Provisionsempfänger im CRM-System als Mitarbeiter gelistet (externe und interne Mitarbeiter, Lieferanten) und die entsprechenden Provisionsdaten und -einheiten hinterlegt sind.

Die Berechnung des Provisionsanteils erfolgt ausschließlich über die Provisionsbasis, sprich die Produkte und Provisionstypen, für welche es mit dem Vertriebsmitarbeiter eine Vereinbarung gibt. So gibt es für jeden Mitarbeiter eine eigene Provisionsbasis, anhand dieser die Abrechnung für Produkte und Arbeitszeiten erfolgt. Bei umsatzabhängigen Provisionen wird zumeist die Relation zu einem Produkt und/oder einem Provisionstyp herangezogen, wobei das Produkt vorrangig behandelt wird. Der Einheitendivisor regelt, welche Prozentsätze an den Provisionsempfänger weiter gegeben werden.

Im Auftrag können mehrere Provisionsempfänger eingetragen werden, wobei ein Aufteilungsprozentsatz dann je nach Provisionsrolle die Höhe des Provisionsbetrags regelt. Im Strukturvertrieb ergibt sich die Provision aus der Hierarchie. Die Provision errechnet sich aus der Differenz zwischen den Ebenen. Alle diese Details werden für einen Mitarbeiter in der Provisionsbasis dokumentiert und gleich einer Regel für die Abrechnung durch UniPRO/Commission festgelegt.

Nach dem Durchführen der Berechnung stehen die Provisionsbeträge für jene Empfänger bereit, deren Anspruch sich unmittelbar aus den Auftragsdaten errechnen lässt. Ist festgelegt, dass die tatsächlichen Provisionen sich aus Rechnungen ergeben, so ermittelt UniPRO/Commission bei der Fakturierung. Mögliche Provisionstypen sind Abschluss- und Folgeprovisionen, das können unter anderem Tipp-, Akquisitions-, Vertriebs- und Ausführungsprovisionen sein.

UniPRO/Commission bietet Unidienst als alleinstehende App, sowie als Modul der eigenen Lösungen UniPRO/CRM+ERP, UniPRO/Software & Consulting und UniPRO/Finance an. Voraussetzung ist Microsoft Dynamics 365 for Sales, Online oder OnPremise.

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Vermögensverwalter erhalten Bestands- und Transaktionsdaten direkt in UniPRO/Asset Management

Vermögensverwalter erhalten Bestands- und Transaktionsdaten direkt in UniPRO/Asset Management

Bankdaten in das CRM-System importieren (Bildquelle: (c) Uwe Merkel)

Mit UniPRO/Asset Management bietet Unidienst eine Business Solution für Vermögensverwalter und Honorarberater, welche Performanceberechnung und Honorarabrechnung beinhaltet. Die Basis sind die Depots- und Bestandsanalysen, die Bestands- und Transaktionsdaten kontoführender Banken voraussetzen. Für deren automatisierten Import entwickelte Unidienst ein entsprechendes Transfertool – UniPRO/Transaction.

Um Bestands- und Transaktionsdaten mit UniPRO/Asset Management zu verarbeiten, werden die Daten von den kontoführenden Banken an einem definierten Speicherort abgelegt und mit dem Transfertool UniPRO/Transaction übernommen. Sind im CRM-System dann Portfoliobestand, Portfoliotransaktionen und Portfoliohistorie aktualisiert, ist es möglich Provisionen und Honorare zu berechnen.

Über Mapping-Dateien wird bestimmt, welche Details aus den Bestands- und Transaktionsdaten nach UniPRO/Asset Management übertragen und dort weiter verarbeitet werden. Bestehende Zuweisungen gibt es zur Augsburger Aktienbank (AAB), DAB BNP PARIBAS, ebase, Capital Bank, comdirect, Fondsdepot Bank und FIL Fondsbank GmbH (FFB). UniPRO/Transaction sieht vor, auch individuelle Mappings zu verarbeiten. So können Vermögensverwalter die kontoführenden Banken anbinden, mit denen sie zusammenarbeiten. Das Transfer-Tool holt die Daten über HTTP, HTTPS, FTP, FTPS, SFTP oder direkt von einer Festplatten-Partition ab.

Die importierten Bestands- und Transaktionsdaten werden in UniPRO/Asset Management im Portfoliobestand oder in der Portfoliohistorie eingetragen, als Basis für die Berechnung der Bestandsprovisionen oder Provisionserstattungen. Das Importprogramm ermöglicht bei Bedarf wiederholte Importe, etwa um bestehende Daten zu aktualisieren. Bei jedem Import erfolgt eine Prüfung auf bestehende Datensätze, auf vorhandene Verträge und Vertragsdetails, damit die Bankdaten korrekt zugewiesen werden und keine Dopplung entsteht. Verarbeitete Dateien können sofort im Archiv auf Microsoft SharePoint automatisch abgelegt werden.

Abhängig von der Honorarart – bestimmt in der Honorarvereinbarung für die Berater, kontoführenden Banken, Lizenzgeber oder für ein Haftungsdach – werden abschließend zum Monatsultimo Performances und Performance Fees, Verwaltungsgebühren, Eintrittsgebühren, Kontoführungsgebühren festgestellt und die Fakturierung angestoßen.

Die Lösung UniPRO/Asset Management für Vermögensverwalter und Honorarberater ist eine aufbauende Komponente zur Branchenlösung UniPRO/Finance. Basis ist Microsoft Dynamics 365 for Sales, die Bereitstellung kann sowohl für Online- als auch OnPremise-Kunden erfolgen. Das Transfertool UniPRO/Transaction ist ein erweiterndes Modul zum Import von Transaktionen und Beständen.

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Serviceeinsätze effizient organisieren

Serviceeinsätze effizient organisieren

Serviceeinsätze effizient organisieren (Bildquelle: (c) Corbis)

Kundenzufriedenheit durch schnelle und reibungslose Serviceeinsätze. Mit dem Serviceschein für Dynamics 365 for Sales and Customer Service steuert der Disponent einen Servicefall von der erstmaligen Kontaktaufnahme durch den Kunden, über den Besuch des Technikers bis hin zur Fakturierung von Leistung und Material.

Ein volldigitaler Prozess, bei dem der Disponent von der Anlage einer Serviceanfrage bis zu deren Abschluss die Zügel in der Hand behält. Das war das Ziel von Unidienst beim App UniPRO/IncidentManagement, dem Serviceschein für Dynamics 365. Papierlos und automatisiert – für straffe interne und externe Abläufe bei der Behebung von Defekten, bei Implementierungen, Service- und Wartungsarbeiten.

Die Kundenanfragen werden im Servicecenter entgegengenommen – egal ob First, Second oder Third Level – und bereits zeitgleich mit dem Kundengespräch Serviceanfrage und -aktivität generiert. Gerade bei Bestandskunden überzeugt die Arbeit mit einem CRM-System, da neben den Kundendaten bereits die Details der Geräte vor Ort parat sind. Auf der Basis dieses Kundeninventars, wird in der Serviceanfrage bereits auf die Anforderungen der Gerätschaft Bezug genommen. Es ist deswegen ein Leichtes, den am besten für den Servicefall qualifizierten Techniker einzusetzen. Über die Serviceaktivität in Dynamics 365 werden dessen Dienstleistungen nach notwendiger Zeit reserviert und abgerechnet.

Noch während sich Disponent und Kunde über den Termin vor Ort abstimmen, erfolgt eine Abfrage auf die Verfügbarkeit des Technikers. Die Disponenten reagieren so auf Dringlichkeiten oder Terminwünsche – sie vermitteln den passenden und schnellst möglichen Termin. Zentral ist, dass die Kollegen im Servicecenter aussagekräftige Details zum Servicefall abfragen, damit die Applikation UniPRO/IncidentManagement in der Entität Serviceschein sämtliche notwendigen Werte und Informationen bereitstellen kann. Und zwar nicht nur für die Behebung von Defekten, sondern auch für Implementierungen, Service oder Wartung.

Das Kundeninventar – mit der Identifikation des betroffenen Geräts werden automatisch die technischen Daten hierfür aufbereitet: Einerseits Material, Ersatzteile bei Ein- und Ausbauten. Andererseits Messwerte und Wissensdatenbank-Artikel zur Unterstützung der Techniker bei der Problemfindung und -korrektur.

Resultieren aus dem Kundengespräch vorab schon Hinweise für einen notwendigen Materialtausch, regelt der Disponent die Materialbeistellung innerhalb der Serviceaktivität. Auf Basis der technischen Daten der Geräte bestimmt er die Ersatzteile und wie sie zum Kunden kommen: per Spedition oder Post bis zu einem definierten Fälligkeitsdatum.

Zusammengeführt werden sämtliche Daten in der Entität Serviceschein – der Entität, über welche sich Disponenten und Techniker austauschen: UniPRO/IncidentManagement gibt diese automatisiert an die Techniker aus, entweder über Microsoft Dynamics 365 in genannter Entität oder als Excel-Datei per E-Mail bzw. Outlook-Kalendereintrag.

Dem Kundenbesuch folgt der Abschluss der Serviceaktivität. Prompt erfolgt die Fakturierung auf der Grundlage der Rückmeldung des Technikers zu Materialeinsatz und Arbeitszeit. Aus dem Serviceschein-Datensatz heraus erzeugt das App die zugehörigen Rechnungspositionen.

UniPRO/IncidentManagement ist für Dynamics 365 for Sales and Customer Service für Online- und OnPremise-Varianten verfügbar. Für die Disponenten sind die Lizenzen für Dynamics 365 und den Serviceschein notwendig. Für die Techniker ist eine Dynamics 365 Lizenz nicht zwingend erforderlich.

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UniPRO/SAP-Connector – die Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 for Sales und SAP ERP

UniPRO/SAP-Connector - die Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 for Sales und SAP ERP

Prozessablauf UniPRO/SAP-Connector

CRM und ERP gehen bei Unidienst seit jeher Hand in Hand, nicht nur innerhalb der eigenen Lösungen, die Anforderung gilt auch für Fremdsysteme. Zusammen mit Qnurex Innovation at Integration, dem Experten für BizTalk Server, entwickelte Unidienst deswegen eine Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 for Sales und SAP.

Das Konzept von Microsoft Dynamics 365 sieht die Kombination von CRM und ERP in der Weise vor, dass spätestens ab dem Launch von Dynamics 365 for Operations (bisher NAV), eine homogene Produktwelt von Microsoft bereit steht. Attraktiv für Neukunden – Unternehmen, die SAP als ERP-System einsetzen und darüber hinaus auf die CRM-Komponenten von Microsoft bauen möchten, dürfen dennoch nicht an redundanten Daten, Medienbrüchen und behäbiger Userperformance leiden.

Die Entwickler von Unidienst und Qnurex Innovation at Integration realisierten eine Schnittstelle zwischen Dynamics 365 for Sales und SAP. Unidienst-Kunden freuen sich jetzt über CRM-Prozesse in der vertrauten Microsoft-Umgebung und die Abwicklung von Projekten in SAP, die dort bis zur Fakturierung reicht.

Dreh- und Angelpunkt im CRM-System ist die Verkaufschance, erstmalig angelegt, wird sie an SAP übergeben und ab sofort synchronisiert. Sie ist die zentrale Entität zur Verwaltung und Steuerung von Kundenprojekten in SAP und bildet mit begleitenden Entitäten das notwendige Datenmodell in beiden Systemen. Weisen Sie der Verkaufschance in Microsoft Dynamics 365 Angebote und Aufträge zu, finden Sie den Vorgang in SAP abgebildet. Benötigt SAP einen Debitor, wird der Kunde als Auftraggeber inklusive der im CRM-System hinterlegten Kontakte per Schnittstelle als Ansprechpartner übertragen.

Selbst eine Beauftragung erfolgt über die Verkaufschance, Microsoft Dynamics 365 for Sales generiert automatisch einen Auftrag inklusive Auftragspositionen – in SAP sind ab sofort die Projektdaten ermittelbar.

Die Voraussetzungen für die Schnittstelle in so einem hybriden Szenario sind Dynamics 365 for Sales bzw. Dynamics CRM Online, Microsoft BizTalk-Server und SQL-Server sowie SAP. Die Schnittstelle ist bidirektional; die Übertragung der Projekte und zugehörigen Entitäten erfolgt von Microsoft Dynamics 365 for Sales nach SAP und umgekehrt. Findet die Fakturierung in SAP statt, schreibt sie die Rechnungen und Rechnungspositionen retour ins CRM-System.

Der UniPRO/SAP-Connector von Unidienst ist im Intercompany Prozess einsetzbar.

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UniPRO/Software & Consulting für Projekt Minerva: CRM kann auch ERP!

UniPRO/Software & Consulting für Projekt Minerva: CRM kann auch ERP!

(Bildquelle: (c) Corbis)

Sie ist gestartet – die Implementierungsphase für das Projekt Minerva des Aachener Beratungsunternehmens Trovarit. Unidienst konnte in einem umfassenden Ausschreibungsverfahren mit der Branchenlösung UniPRO/Software & Consulting überzeugen – mit einer Lösung auf Basis von Dynamics 365, entwickelt speziell für die Bedürfnisse eines Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens.

TROVARIT SUCHT EIN ERP – so titelt die Trovarit AG, selbst Marktanalyst und Spezialist für die Auswahl von Business Software, im Blog für das Projekt Minerva. Doch die Lösungen von Unidienst basieren auf einem CRM-System. Dennoch oder gerade deswegen – konnte Unidienst Trovarit mit der Lösung UniPRO/Software & Consulting als Kunden gewinnen. Die Gründe hierfür liegen – und das freut ganz besonders – in der eigenen Strategie: Dem Festhalten am Funktionsbündel einer Branchenlösung im APP-Zeitalter, der Kombination eines CRM-Systems mit ERP-Komponenten und dem Fokus auf durchgängigen Geschäftsprozessen.

Bereits im Herbst 2014 gingen im IT-Matchmaker, der von Trovarit betriebenen Ausschreibungsplattform 24 Angebote ein. Nach einer Eingrenzung der Anbieter ging es dann für 6 Anbieter in die Workshopphase. Groß war die Freude als wir hörten, dass die Lösung es in die Runde der letzten drei Anbieter geschafft hat. Jetzt ging es darum, erneut zu bewerten, welche Unternehmensprozesse von welchen Bausteinen zu bewerkstelligen wären: Die von Trovarit umfassend entwickelten Prozesse zur Systemauswahl und Projektsteuerung galt es mit den Vertriebs- und Backoffice-Funktionen von UniPRO/Software & Consulting optimal abzustimmen.

Schon nach der ersten Systempräsentation hatten wir das gute Gefühl, die Anforderungen mit der Standardlösung weitgehend umsetzen zu können – und wirklich: Die langjährige Philosophie von Geschäftsführer Bert Enzinger hat sich ausgezahlt!
Gerade bei Dienstleistungsunternehmen, die keine Produktionsprozesse benötigen, punktet UniPRO/Software & Consulting durch das in das CRM-System integrierte ERP-Funktionsbündel. Daraus resultieren stringente Abläufe für die Zielgruppe, deren spezifische Geschäftsprozesse durchgängig in einer Business Software abgebildet werden. Die konsequente Ausrichtung auf die Anforderungen von Beratungs- und Consulting Unternehmen spannt dabei den Bogen von der Kundengewinnung, Projekt- und Produktentwicklung bis hin zur Umsatzplanung und Analyse des erwirtschafteten Deckungsbeitrags.

Unidienst weiß um die Bedeutung der Trovarit AG als Beratungsunternehmen für Business Software im deutschsprachigen Raum und bedankt sich für das dem Unternehmen und der Lösung UniPRO/Software & Consulting entgegen gebrachte Vertrauen. Es wird ein spannendes, gemeinsames Projekt!

Die Trovarit AG informiert über den Projektverlauf von Minerva regelmäßig auf ihrem gleichnamigen Blog! Minerva – Trovarit sucht ein ERP

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UniPRO/DATEV – die Standardschnittstelle zwischen Dynamics 365 und DATEV pro

UniPRO/DATEV - die Standardschnittstelle zwischen Dynamics 365 und DATEV pro

UniPRO/DATEV – Buchungsübergabe von Eingangsrechnungen

Unidienst GmbH bietet mit UniPRO/DATEV eine Schnittstelle zwischen Dynamics 365 for Sales und DATEV pro, mit der bereits im Standard Debitoren- und Rechnungsdaten nach DATEV übergeben und Zahlungen aus DATEV importiert werden. Neu ist der Import von Kreditoren, Eingangsrechnungen und die Bereitstellung von Arbeitszeitdaten zur Lohnabrechnung mit LODAS.

Mit Dynamics 365 for Financials bietet Microsoft demnächst auch klein- und mittelständischen Betrieben eine Applikation für Finanzmanagement – basierend auf dem bisherigen Werkzeug Microsoft Dynamics NAV, Project Madeira. So steht auch für die CRM Funktionen in Dynamics 365 for Sales, eine Businesslösung für die Finanzbuchhaltung aus dem Hause Microsoft bereit. Viele Unternehmen, die noch Microsoft Dynamics CRM einsetzen oder mittlerweile zu Dynamics 365 wechselten, haben jedoch DATEV im Einsatz, sind damit zufrieden und möchten das Programm künftig beibehalten.

Unidienst bietet mit UniPRO/DATEV eine Standardschnittstelle zwischen Dynamics 365 for Sales bzw. Microsoft Dynamics CRM und DATEV pro an. Diese wird als Applikation für online und lokale Varianten ausgeliefert und kann vom Kunden selbst konfiguriert und in Betrieb genommen werden. Sie beinhaltet die Übergabe von Debitoren und Rechnungen bzw. Teilrechnungen von Dynamics 365 nach DATEV und umgekehrt die Übernahme von Zahlungen. Darüber hinaus gibt es mittlerweile praktische Erweiterungen:

Unidienst kam dem Kundenwunsch nach, dass in DATEV gebuchte Eingangsrechnungen in das CRM-System übernommen werden. Dabei werden Kreditoren in Dynamics 365 angelegt und zusammen mit den Debitoren nach DATEV übergeben. Gibt es in DATEV gebuchte Eingangsrechnungen, werden diese importiert und in CRM dem Kreditor zugewiesen.

Ein wesentlicher Nutzen ist weiter, die Lohn- und Gehaltsabrechnung über das DATEV-Rechenzentrum. Jetzt möglich, indem die Lohn- und Personaldaten über die Schnittstelle an LODAS übergeben werden. Die in Dynamics 365 bei den einzelnen Geschäftsprozessen eingetragenen Arbeitszeiten werden nach DATEV übermittelt und die Entgeltabrechnung durchgeführt – inklusive Reisespesen und Überstunden.

Die DATEV-Schnittstelle setzt die Berechnung der Mehrwertsteuer im Rahmen der Rechnungslegung voraus, weswegen diese Bestandteil der Lösung ist. Sie eignet sich somit auch gut für Unternehmen, die bereits Dynamics 365 oder Microsoft Dynamics CRM im Einsatz haben und damit ab sofort fakturieren möchten.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als Microsoft Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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