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Auftragsabwicklung und Faktura mit UniPRO/Software & Consulting

Auftragsabwicklung und Faktura mit UniPRO/Software & Consulting

Periodische Auftragsabrechnung

Die Lösung UniPRO/Software & Consulting richtet sich an Unternehmen der Branchen IT und Software, Beratung und Consulting. Im Zentrum der Geschäftsprozesse steht dabei vor allem die Dienstleistung, deren Vertrieb und Verrechnung eigene Anforderungen an ein CRM-System stellt.

Spezifische Prozesse für Auftragsabwicklung und Faktura bietet der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst mit der Lösung UniPRO/Software & Consulting. Große Themen sind dabei die auftragsbezogene Zeiterfassung und deren Abrechnung, Angebotssplitting in mehrere Aufträge unterschiedlichen Typs und die automatisierte Fakturierung periodischer Leistungen.

Microsoft Dynamics 365 for Sales bringt im Standard schon einige Funktionen für die Angebots-, Auftrags- und Rechnungsbearbeitung mit. UniPRO/Software & Consulting ergänzt diese um die Anforderungen mitteleuropäischer Unternehmen: Voraussetzungen, wie Mehrwertsteuerberechnungen, Belegtexte, automatisierte Rabattierung, Gesamtpreisberechnung oder die Verwendung von abweichenden Rechnungs- und Lieferadressen.

Darüber hinaus entwickelte Unidienst für Dienstleistungsunternehmen eigene Module zur Auftragsabwicklung und Faktura, konkret für die reibungslose Abwicklung und Abrechnung von Aufträgen und Serviceanfragen. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit Systempartnern zu einem gemeinsamen Kunden, indem mit speziellen Preisen und Konditionen gearbeitet wird. An den Kunden ergeht abschließend ein Lieferschein, an den Systempartner eine Rechnung.

In der Regel besteht ein Angebot aus Produkten unterschiedlichen Typs, seien es Dienstleistungen, Service- oder Beratungspauschalen, Miete, Kauf oder Wartung von Lizenzen. Nach der Beauftragung durch den Kunden konvertieren Sie das Angebot in mehrere Aufträge. Lizenzen werden ggf. sofort fakturiert, Dienstleistungen nach Anfall und Miete, Wartung und wiederkehrende Leistungspauschalen übergeben Sie an die periodische Auftragsabrechnung.

Dabei rechnen Sie automatisiert bis zur Beendigung des Vertrags die Beträge zu kundenspezifischen Fälligkeiten ab. Entweder einmal im Monat für alle in diesem Zeitraum fälligen Rechnungen, oder tagesgenau.

Gerade im Projektgeschäft sind Teil- und Schlussrechnungen gefordert, oder veränderte Kunden-Anforderungen erhöhen den Aufwand Ihres Unternehmens. Durch die auftragsbezogene Zeiterfassung fakturieren Sie zu jedem Zeitpunkt die erbrachten Leistungen auf Basis von IST-Zeiten. Den tatsächlich erbrachten Zeitaufwand stellen Sie mit entsprechenden Reports dar und ermitteln Deckungsbeiträge, Projekt- oder Auftragsergebnisse. Rechtzeitig erkennen Sie die Notwendigkeit eines Nachtragsangebots.

UniPRO/Software & Consulting basiert auf Microsoft Dynamics 365 for Sales and Customer Service und wird für Kunden mit Online als auch OnPremise Installationen bereitgestellt. Ergänzende UniPRO/Module zum Auftrags- und Faktura-Prozess sind: Der UniPRO/Configurator, Angebots- und Produktkonfigurator für komplexe Produkte, UniPRO/ReportManager für einen automatisierten Belegversand sowie Schnittstellen zu DATEV pro und BMD.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Seit 2003 plant und realisiert Unidienst kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen..

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Mit UniPRO/Commission Provisionen und Honorare berechnen

Mit UniPRO/Commission Provisionen und Honorare berechnen

Provisionsbasis pro Provisionsempfänger

Mit UniPRO/Commission bietet Unidienst ein Tool zur Provisions- und Prämienabrechnung für Leistungen von Mitarbeitern, externen Vermittlern oder Beratern. Die App eignet sich branchenübergreifend für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 for Sales im Einsatz haben. Unidienst selbst bietet UniPRO/Commission allen eigenen Zielgruppen an: Produktions- und Handelsbetrieben, Software- und IT-Unternehmen, Dienstleistern und Finanzdienstleistern.

Provisions- und Prämienabrechnung sind komplexe Prozesse, die nicht zwangsläufig arbeits- und zeitintensiv sein müssen. Unmittelbar mit der Erfassung von Auftragspositionen führt UniPRO/Commission eine Provisionsabrechnung durch. Das Programm berücksichtigt dabei eine Vielzahl an Parametern, wie Vertragslaufzeiten, Deckungsbeiträge, Umsätze und Agios um Provisionseinheiten zu ermitteln. Diese werden den Mitarbeitern zugewiesen – das können branchenspezifisch Vertriebsmitarbeiter, Vermittler und Berater oder auch Consultants sein. Auch eine Aufteilung auf mehrere Provisionsempfänger ist möglich, ein Strukturvertrieb ist in Microsoft Dynamics 365 for Sales auf diese Weise abbildbar.

Die Abrechnung von Provisionen erfolgt in periodischen Abständen, wobei die Zahlungen an die Provisionsempfänger durchaus von den Zahlungen der Kunden abhängig gemacht werden können. Voraussetzung ist nur, dass sämtliche Provisionsempfänger im CRM-System als Mitarbeiter gelistet (externe und interne Mitarbeiter, Lieferanten) und die entsprechenden Provisionsdaten und -einheiten hinterlegt sind.

Die Berechnung des Provisionsanteils erfolgt ausschließlich über die Provisionsbasis, sprich die Produkte und Provisionstypen, für welche es mit dem Vertriebsmitarbeiter eine Vereinbarung gibt. So gibt es für jeden Mitarbeiter eine eigene Provisionsbasis, anhand dieser die Abrechnung für Produkte und Arbeitszeiten erfolgt. Bei umsatzabhängigen Provisionen wird zumeist die Relation zu einem Produkt und/oder einem Provisionstyp herangezogen, wobei das Produkt vorrangig behandelt wird. Der Einheitendivisor regelt, welche Prozentsätze an den Provisionsempfänger weiter gegeben werden.

Im Auftrag können mehrere Provisionsempfänger eingetragen werden, wobei ein Aufteilungsprozentsatz dann je nach Provisionsrolle die Höhe des Provisionsbetrags regelt. Im Strukturvertrieb ergibt sich die Provision aus der Hierarchie. Die Provision errechnet sich aus der Differenz zwischen den Ebenen. Alle diese Details werden für einen Mitarbeiter in der Provisionsbasis dokumentiert und gleich einer Regel für die Abrechnung durch UniPRO/Commission festgelegt.

Nach dem Durchführen der Berechnung stehen die Provisionsbeträge für jene Empfänger bereit, deren Anspruch sich unmittelbar aus den Auftragsdaten errechnen lässt. Ist festgelegt, dass die tatsächlichen Provisionen sich aus Rechnungen ergeben, so ermittelt UniPRO/Commission bei der Fakturierung. Mögliche Provisionstypen sind Abschluss- und Folgeprovisionen, das können unter anderem Tipp-, Akquisitions-, Vertriebs- und Ausführungsprovisionen sein.

UniPRO/Commission bietet Unidienst als alleinstehende App, sowie als Modul der eigenen Lösungen UniPRO/CRM+ERP, UniPRO/Software & Consulting und UniPRO/Finance an. Voraussetzung ist Microsoft Dynamics 365 for Sales, Online oder OnPremise.

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Vermögensverwalter erhalten Bestands- und Transaktionsdaten direkt in UniPRO/Asset Management

Vermögensverwalter erhalten Bestands- und Transaktionsdaten direkt in UniPRO/Asset Management

Bankdaten in das CRM-System importieren (Bildquelle: (c) Uwe Merkel)

Mit UniPRO/Asset Management bietet Unidienst eine Business Solution für Vermögensverwalter und Honorarberater, welche Performanceberechnung und Honorarabrechnung beinhaltet. Die Basis sind die Depots- und Bestandsanalysen, die Bestands- und Transaktionsdaten kontoführender Banken voraussetzen. Für deren automatisierten Import entwickelte Unidienst ein entsprechendes Transfertool – UniPRO/Transaction.

Um Bestands- und Transaktionsdaten mit UniPRO/Asset Management zu verarbeiten, werden die Daten von den kontoführenden Banken an einem definierten Speicherort abgelegt und mit dem Transfertool UniPRO/Transaction übernommen. Sind im CRM-System dann Portfoliobestand, Portfoliotransaktionen und Portfoliohistorie aktualisiert, ist es möglich Provisionen und Honorare zu berechnen.

Über Mapping-Dateien wird bestimmt, welche Details aus den Bestands- und Transaktionsdaten nach UniPRO/Asset Management übertragen und dort weiter verarbeitet werden. Bestehende Zuweisungen gibt es zur Augsburger Aktienbank (AAB), DAB BNP PARIBAS, ebase, Capital Bank, comdirect, Fondsdepot Bank und FIL Fondsbank GmbH (FFB). UniPRO/Transaction sieht vor, auch individuelle Mappings zu verarbeiten. So können Vermögensverwalter die kontoführenden Banken anbinden, mit denen sie zusammenarbeiten. Das Transfer-Tool holt die Daten über HTTP, HTTPS, FTP, FTPS, SFTP oder direkt von einer Festplatten-Partition ab.

Die importierten Bestands- und Transaktionsdaten werden in UniPRO/Asset Management im Portfoliobestand oder in der Portfoliohistorie eingetragen, als Basis für die Berechnung der Bestandsprovisionen oder Provisionserstattungen. Das Importprogramm ermöglicht bei Bedarf wiederholte Importe, etwa um bestehende Daten zu aktualisieren. Bei jedem Import erfolgt eine Prüfung auf bestehende Datensätze, auf vorhandene Verträge und Vertragsdetails, damit die Bankdaten korrekt zugewiesen werden und keine Dopplung entsteht. Verarbeitete Dateien können sofort im Archiv auf Microsoft SharePoint automatisch abgelegt werden.

Abhängig von der Honorarart – bestimmt in der Honorarvereinbarung für die Berater, kontoführenden Banken, Lizenzgeber oder für ein Haftungsdach – werden abschließend zum Monatsultimo Performances und Performance Fees, Verwaltungsgebühren, Eintrittsgebühren, Kontoführungsgebühren festgestellt und die Fakturierung angestoßen.

Die Lösung UniPRO/Asset Management für Vermögensverwalter und Honorarberater ist eine aufbauende Komponente zur Branchenlösung UniPRO/Finance. Basis ist Microsoft Dynamics 365 for Sales, die Bereitstellung kann sowohl für Online- als auch OnPremise-Kunden erfolgen. Das Transfertool UniPRO/Transaction ist ein erweiterndes Modul zum Import von Transaktionen und Beständen.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Seit 2003 plant und realisiert Unidienst kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen..

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Serviceeinsätze effizient organisieren

Serviceeinsätze effizient organisieren

Serviceeinsätze effizient organisieren (Bildquelle: (c) Corbis)

Kundenzufriedenheit durch schnelle und reibungslose Serviceeinsätze. Mit dem Serviceschein für Dynamics 365 for Sales and Customer Service steuert der Disponent einen Servicefall von der erstmaligen Kontaktaufnahme durch den Kunden, über den Besuch des Technikers bis hin zur Fakturierung von Leistung und Material.

Ein volldigitaler Prozess, bei dem der Disponent von der Anlage einer Serviceanfrage bis zu deren Abschluss die Zügel in der Hand behält. Das war das Ziel von Unidienst beim App UniPRO/IncidentManagement, dem Serviceschein für Dynamics 365. Papierlos und automatisiert – für straffe interne und externe Abläufe bei der Behebung von Defekten, bei Implementierungen, Service- und Wartungsarbeiten.

Die Kundenanfragen werden im Servicecenter entgegengenommen – egal ob First, Second oder Third Level – und bereits zeitgleich mit dem Kundengespräch Serviceanfrage und -aktivität generiert. Gerade bei Bestandskunden überzeugt die Arbeit mit einem CRM-System, da neben den Kundendaten bereits die Details der Geräte vor Ort parat sind. Auf der Basis dieses Kundeninventars, wird in der Serviceanfrage bereits auf die Anforderungen der Gerätschaft Bezug genommen. Es ist deswegen ein Leichtes, den am besten für den Servicefall qualifizierten Techniker einzusetzen. Über die Serviceaktivität in Dynamics 365 werden dessen Dienstleistungen nach notwendiger Zeit reserviert und abgerechnet.

Noch während sich Disponent und Kunde über den Termin vor Ort abstimmen, erfolgt eine Abfrage auf die Verfügbarkeit des Technikers. Die Disponenten reagieren so auf Dringlichkeiten oder Terminwünsche – sie vermitteln den passenden und schnellst möglichen Termin. Zentral ist, dass die Kollegen im Servicecenter aussagekräftige Details zum Servicefall abfragen, damit die Applikation UniPRO/IncidentManagement in der Entität Serviceschein sämtliche notwendigen Werte und Informationen bereitstellen kann. Und zwar nicht nur für die Behebung von Defekten, sondern auch für Implementierungen, Service oder Wartung.

Das Kundeninventar – mit der Identifikation des betroffenen Geräts werden automatisch die technischen Daten hierfür aufbereitet: Einerseits Material, Ersatzteile bei Ein- und Ausbauten. Andererseits Messwerte und Wissensdatenbank-Artikel zur Unterstützung der Techniker bei der Problemfindung und -korrektur.

Resultieren aus dem Kundengespräch vorab schon Hinweise für einen notwendigen Materialtausch, regelt der Disponent die Materialbeistellung innerhalb der Serviceaktivität. Auf Basis der technischen Daten der Geräte bestimmt er die Ersatzteile und wie sie zum Kunden kommen: per Spedition oder Post bis zu einem definierten Fälligkeitsdatum.

Zusammengeführt werden sämtliche Daten in der Entität Serviceschein – der Entität, über welche sich Disponenten und Techniker austauschen: UniPRO/IncidentManagement gibt diese automatisiert an die Techniker aus, entweder über Microsoft Dynamics 365 in genannter Entität oder als Excel-Datei per E-Mail bzw. Outlook-Kalendereintrag.

Dem Kundenbesuch folgt der Abschluss der Serviceaktivität. Prompt erfolgt die Fakturierung auf der Grundlage der Rückmeldung des Technikers zu Materialeinsatz und Arbeitszeit. Aus dem Serviceschein-Datensatz heraus erzeugt das App die zugehörigen Rechnungspositionen.

UniPRO/IncidentManagement ist für Dynamics 365 for Sales and Customer Service für Online- und OnPremise-Varianten verfügbar. Für die Disponenten sind die Lizenzen für Dynamics 365 und den Serviceschein notwendig. Für die Techniker ist eine Dynamics 365 Lizenz nicht zwingend erforderlich.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als Partner für Microsoft Dynamics 365, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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UniPRO/SAP-Connector – die Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 for Sales und SAP ERP

UniPRO/SAP-Connector - die Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 for Sales und SAP ERP

Prozessablauf UniPRO/SAP-Connector

CRM und ERP gehen bei Unidienst seit jeher Hand in Hand, nicht nur innerhalb der eigenen Lösungen, die Anforderung gilt auch für Fremdsysteme. Zusammen mit Qnurex Innovation at Integration, dem Experten für BizTalk Server, entwickelte Unidienst deswegen eine Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 for Sales und SAP.

Das Konzept von Microsoft Dynamics 365 sieht die Kombination von CRM und ERP in der Weise vor, dass spätestens ab dem Launch von Dynamics 365 for Operations (bisher NAV), eine homogene Produktwelt von Microsoft bereit steht. Attraktiv für Neukunden – Unternehmen, die SAP als ERP-System einsetzen und darüber hinaus auf die CRM-Komponenten von Microsoft bauen möchten, dürfen dennoch nicht an redundanten Daten, Medienbrüchen und behäbiger Userperformance leiden.

Die Entwickler von Unidienst und Qnurex Innovation at Integration realisierten eine Schnittstelle zwischen Dynamics 365 for Sales und SAP. Unidienst-Kunden freuen sich jetzt über CRM-Prozesse in der vertrauten Microsoft-Umgebung und die Abwicklung von Projekten in SAP, die dort bis zur Fakturierung reicht.

Dreh- und Angelpunkt im CRM-System ist die Verkaufschance, erstmalig angelegt, wird sie an SAP übergeben und ab sofort synchronisiert. Sie ist die zentrale Entität zur Verwaltung und Steuerung von Kundenprojekten in SAP und bildet mit begleitenden Entitäten das notwendige Datenmodell in beiden Systemen. Weisen Sie der Verkaufschance in Microsoft Dynamics 365 Angebote und Aufträge zu, finden Sie den Vorgang in SAP abgebildet. Benötigt SAP einen Debitor, wird der Kunde als Auftraggeber inklusive der im CRM-System hinterlegten Kontakte per Schnittstelle als Ansprechpartner übertragen.

Selbst eine Beauftragung erfolgt über die Verkaufschance, Microsoft Dynamics 365 for Sales generiert automatisch einen Auftrag inklusive Auftragspositionen – in SAP sind ab sofort die Projektdaten ermittelbar.

Die Voraussetzungen für die Schnittstelle in so einem hybriden Szenario sind Dynamics 365 for Sales bzw. Dynamics CRM Online, Microsoft BizTalk-Server und SQL-Server sowie SAP. Die Schnittstelle ist bidirektional; die Übertragung der Projekte und zugehörigen Entitäten erfolgt von Microsoft Dynamics 365 for Sales nach SAP und umgekehrt. Findet die Fakturierung in SAP statt, schreibt sie die Rechnungen und Rechnungspositionen retour ins CRM-System.

Der UniPRO/SAP-Connector von Unidienst ist im Intercompany Prozess einsetzbar.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als Partner für Microsoft Dynamics 365, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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UniPRO/Software & Consulting für Projekt Minerva: CRM kann auch ERP!

UniPRO/Software & Consulting für Projekt Minerva: CRM kann auch ERP!

(Bildquelle: (c) Corbis)

Sie ist gestartet – die Implementierungsphase für das Projekt Minerva des Aachener Beratungsunternehmens Trovarit. Unidienst konnte in einem umfassenden Ausschreibungsverfahren mit der Branchenlösung UniPRO/Software & Consulting überzeugen – mit einer Lösung auf Basis von Dynamics 365, entwickelt speziell für die Bedürfnisse eines Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens.

TROVARIT SUCHT EIN ERP – so titelt die Trovarit AG, selbst Marktanalyst und Spezialist für die Auswahl von Business Software, im Blog für das Projekt Minerva. Doch die Lösungen von Unidienst basieren auf einem CRM-System. Dennoch oder gerade deswegen – konnte Unidienst Trovarit mit der Lösung UniPRO/Software & Consulting als Kunden gewinnen. Die Gründe hierfür liegen – und das freut ganz besonders – in der eigenen Strategie: Dem Festhalten am Funktionsbündel einer Branchenlösung im APP-Zeitalter, der Kombination eines CRM-Systems mit ERP-Komponenten und dem Fokus auf durchgängigen Geschäftsprozessen.

Bereits im Herbst 2014 gingen im IT-Matchmaker, der von Trovarit betriebenen Ausschreibungsplattform 24 Angebote ein. Nach einer Eingrenzung der Anbieter ging es dann für 6 Anbieter in die Workshopphase. Groß war die Freude als wir hörten, dass die Lösung es in die Runde der letzten drei Anbieter geschafft hat. Jetzt ging es darum, erneut zu bewerten, welche Unternehmensprozesse von welchen Bausteinen zu bewerkstelligen wären: Die von Trovarit umfassend entwickelten Prozesse zur Systemauswahl und Projektsteuerung galt es mit den Vertriebs- und Backoffice-Funktionen von UniPRO/Software & Consulting optimal abzustimmen.

Schon nach der ersten Systempräsentation hatten wir das gute Gefühl, die Anforderungen mit der Standardlösung weitgehend umsetzen zu können – und wirklich: Die langjährige Philosophie von Geschäftsführer Bert Enzinger hat sich ausgezahlt!
Gerade bei Dienstleistungsunternehmen, die keine Produktionsprozesse benötigen, punktet UniPRO/Software & Consulting durch das in das CRM-System integrierte ERP-Funktionsbündel. Daraus resultieren stringente Abläufe für die Zielgruppe, deren spezifische Geschäftsprozesse durchgängig in einer Business Software abgebildet werden. Die konsequente Ausrichtung auf die Anforderungen von Beratungs- und Consulting Unternehmen spannt dabei den Bogen von der Kundengewinnung, Projekt- und Produktentwicklung bis hin zur Umsatzplanung und Analyse des erwirtschafteten Deckungsbeitrags.

Unidienst weiß um die Bedeutung der Trovarit AG als Beratungsunternehmen für Business Software im deutschsprachigen Raum und bedankt sich für das dem Unternehmen und der Lösung UniPRO/Software & Consulting entgegen gebrachte Vertrauen. Es wird ein spannendes, gemeinsames Projekt!

Die Trovarit AG informiert über den Projektverlauf von Minerva regelmäßig auf ihrem gleichnamigen Blog! Minerva – Trovarit sucht ein ERP

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UniPRO/DATEV – die Standardschnittstelle zwischen Dynamics 365 und DATEV pro

UniPRO/DATEV - die Standardschnittstelle zwischen Dynamics 365 und DATEV pro

UniPRO/DATEV – Buchungsübergabe von Eingangsrechnungen

Unidienst GmbH bietet mit UniPRO/DATEV eine Schnittstelle zwischen Dynamics 365 for Sales und DATEV pro, mit der bereits im Standard Debitoren- und Rechnungsdaten nach DATEV übergeben und Zahlungen aus DATEV importiert werden. Neu ist der Import von Kreditoren, Eingangsrechnungen und die Bereitstellung von Arbeitszeitdaten zur Lohnabrechnung mit LODAS.

Mit Dynamics 365 for Financials bietet Microsoft demnächst auch klein- und mittelständischen Betrieben eine Applikation für Finanzmanagement – basierend auf dem bisherigen Werkzeug Microsoft Dynamics NAV, Project Madeira. So steht auch für die CRM Funktionen in Dynamics 365 for Sales, eine Businesslösung für die Finanzbuchhaltung aus dem Hause Microsoft bereit. Viele Unternehmen, die noch Microsoft Dynamics CRM einsetzen oder mittlerweile zu Dynamics 365 wechselten, haben jedoch DATEV im Einsatz, sind damit zufrieden und möchten das Programm künftig beibehalten.

Unidienst bietet mit UniPRO/DATEV eine Standardschnittstelle zwischen Dynamics 365 for Sales bzw. Microsoft Dynamics CRM und DATEV pro an. Diese wird als Applikation für online und lokale Varianten ausgeliefert und kann vom Kunden selbst konfiguriert und in Betrieb genommen werden. Sie beinhaltet die Übergabe von Debitoren und Rechnungen bzw. Teilrechnungen von Dynamics 365 nach DATEV und umgekehrt die Übernahme von Zahlungen. Darüber hinaus gibt es mittlerweile praktische Erweiterungen:

Unidienst kam dem Kundenwunsch nach, dass in DATEV gebuchte Eingangsrechnungen in das CRM-System übernommen werden. Dabei werden Kreditoren in Dynamics 365 angelegt und zusammen mit den Debitoren nach DATEV übergeben. Gibt es in DATEV gebuchte Eingangsrechnungen, werden diese importiert und in CRM dem Kreditor zugewiesen.

Ein wesentlicher Nutzen ist weiter, die Lohn- und Gehaltsabrechnung über das DATEV-Rechenzentrum. Jetzt möglich, indem die Lohn- und Personaldaten über die Schnittstelle an LODAS übergeben werden. Die in Dynamics 365 bei den einzelnen Geschäftsprozessen eingetragenen Arbeitszeiten werden nach DATEV übermittelt und die Entgeltabrechnung durchgeführt – inklusive Reisespesen und Überstunden.

Die DATEV-Schnittstelle setzt die Berechnung der Mehrwertsteuer im Rahmen der Rechnungslegung voraus, weswegen diese Bestandteil der Lösung ist. Sie eignet sich somit auch gut für Unternehmen, die bereits Dynamics 365 oder Microsoft Dynamics CRM im Einsatz haben und damit ab sofort fakturieren möchten.

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Effiziente Geschäftsprozesse für IT-, Software- und Beratungsunternehmen

Effiziente Geschäftsprozesse für IT-, Software- und Beratungsunternehmen

Die Suche nach den optimalen Prozessen für das eigene Unternehmen! (Bildquelle: (c) Royalty free/Corbis)

Die Lösung UniPRO/Software & Consulting ist das Paradebeispiel dafür, dass das Bedürfnis vieler Anwender, eine Vielzahl an Apps zu kombinieren nicht immer zielführend ist. Mit gutem Grund hält Unidienst auch weiterhin an den Branchenlösungen fest, denn diese sind ureigentlich selbst ein Bündel an CRM- und ERP-Modulen und Applikationen: Konsequente und stringente Geschäftsprozesse und Abläufe – das Argument für UniPRO/Software & Consulting.

Microsoft präsentiert erstmals Dynamics 365, die neue Produktwelt für Dynamics CRM und Dynamics NAV – weitläufiger, flexibler, modulierbarer und noch effizienter als bisher. Unidienst wird Dynamics 365 sobald möglich als Kundenmanagementlösung anbieten, allerdings genießen Interessenten und Kunden den Vorteil, durch die Funktionsprofile der Branchenlösungen nicht auf einer „grünen Wiese“ zu starten.

Für Unidienst ist UniPRO/Software & Consulting DAS Exempel für den Vorzug von Branchenlösungen: Bei der Kombination einer Vielzahl an Apps um Unternehmensanforderungen umzusetzen, sind diese oftmals nicht ausreichend aufeinander abstimmbar. Sind mehrere Anbieter im Spiel, entstehen womöglich holprige Abläufe, die durch „Brücken“ auszugleichen sind. Bert Enzinger, Geschäftsführer von Unidienst dazu: „Gerade bei unserer Branchenlösung UniPRO/Software & Consulting gibt es regelmäßig Interessenten, die bis knapp vor einem Geschäftsabschluss Varianten aus diversen Apps bevorzugen. Nach eingehender Prüfung entscheiden sie sich dann für die Branchenlösung, da die Geschäftsprozesse am straffsten, zielführendsten und effektivsten sind und in dieser Form durch einzelne Apps schlicht nicht realisierbar.“

Bei IT-, Software- und Beratungsunternehmen handelt es sich weitgehend um mittelständische Betriebe, die sich ein zukunftssicheres System wünschen – allerdings als offene und flexible Plattform, die bei Bedarf sofort auf Knopfdruck anpassbar und per App erweiterbar ist. UniPRO/Software & Consulting erweitert Microsoft Dynamics CRM mit der Suite für Vertrieb, Marketing und Service um eine starke Business Intelligence Komponente und beinhaltet speziell von Unidienst entwickelte CRM- und ERP-Bausteine. Diese stehen den Kunden mit der Standard-Lösung bereit und reduzieren die mühevolle Selektion und Integration potentieller ergänzender Applikationen auf ein Minimum. Für darüber hinausgehende Wünsche gibt es natürlich weiterhin die Möglichkeit von zusätzlichen Apps und Partnerprodukten.

Die Implementierungsphase hält Unidienst bewusst kurz. Step by Step nehmen die Kunden und Unidienst in kurzen Phasen die einzelnen Funktionen des Leistungsumfangs gemeinsam in Betrieb. Wobei die Kunden regelmäßig überrascht darüber sind, dass die Unidienst-Software im Standard Anforderungen umsetzt, für welche sie ursprünglich Apps eines Fremdanbieters im Auge hatten: etwa der automatische Belegversand mit dem UniPRO/ReportManager oder die Splittung und periodische Abrechnung von Standard-, Service- und Wartungsaufträgen.

Denn UniPRO/Software & Consulting ist im Standard bereits eine modulare Software, mit der von der Kundengewinnung über das Projektmanagement, der Produktentwicklung, Umsatzplanung und Abwicklung von Wartungs- und Serviceanfragen, bis hin zu Analysen über den erwirtschafteten Deckungsbeitrag in einem einheitlichen System gearbeitet wird. Unabhängig von der Unternehmensgröße und auch davon ob eine OnPremise- oder Cloud-Variante bevorzugt wird – Unidienst-Kunden verfügen über eine vollständige Suite für durchgehende und straffe Geschäftsprozesse.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als zertifizierter Microsoft Dynamics CRM Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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UniPRO/Serviceschein – die papierlose Servicelösung für Microsoft Dynamics CRM

UniPRO/Serviceschein - die papierlose Servicelösung für Microsoft Dynamics CRM

Unidienst geht mit UniPRO/Serviceschein für Microsoft Dynamics CRM über die bestehende Funktion einer papierlosen Servicelösung hinaus: Der bisherige Ablauf wurde in einen automatisierten Prozess eingebettet und unterstützt eine neue Dynamik zwischen den Mitarbeitern im internen Servicecenter und den Technikern, die unterwegs zum Kunden sind: Stringente Abläufe für mehr Effizienz und Kundenorientierung!

Unidienst stellt mit UniPRO/Serviceschein eine Lösung bereit, welche die Zusammenarbeit von Disponenten und Technikern strukturiert. Statt dem herkömmlichen Papierformular unterstützt der UniPRO/Serviceschein die volldigitale Abwicklung von Serviceaufträgen, deren gesamter Prozess in Microsoft Dynamics CRM abgewickelt wird. Eine effiziente Lösung für alle Unternehmen, deren Servicetechniker einen eigenen Zugriff auf das CRM-System haben, da diese dort ihre Arbeitszeiten und verarbeitete Materialien erfassen.

Allerdings gibt es auch Konstellationen, bei denen dem Servicetechniker keine CRM-Lizenz zur Verfügung steht. Hierfür stellt das neue Modul „Excel-Client“ für den UniPRO/Serviceschein alle notwendigen Funktionen in einem Excel zur Verfügung: Zum Beispiel zur Erfassung von Arbeitszeiten, Materialverbrauch oder Messdaten. Damit setzt Unidienst eine Innovation um, die insbesondere für Unternehmen interessant ist, die externe Techniker engagieren oder eigene Techniker nicht mit CRM-Lizenzen ausstatten wollen. In diesen Fällen erzeugt der Excel-Client automatisch aus den CRM-Daten ein Excel und versendet diese Datei per E-Mail an den Techniker. Sendet der Techniker dieses Excel dann ausgefüllt zurück, überträgt der Excel-Client die Daten in die CRM-Entitäten, erzeugt den Einsatzbeleg und versendet diesen als PDF automatisch an den Kunden.

Der Prozess im Einzelnen: Wie gewohnt nimmt ein Kollege/eine Kollegin im First Level/Second Level das Anliegen eines Kunden entgegen und legt eine Serviceanfrage und eine Serviceaktivität an. Zentral ist dabei die Dokumentation der Anforderungen des Kunden – möglich sind neben einem Defekt auch Implementierungen, Service oder Wartungen. Das Programm UniPRO/Serviceschein unterstützt bei der Auswahl des geeigneten Technikers, indem die Verfügbarkeiten geprüft werden und ein geeigneter Termin vorgeschlagen wird. Sämtliche Informationen aus der Serviceanfrage, als auch Details zum beim Kunden im Einsatz befindlichen Gerät, werden im Serviceschein zusammengefasst. Dies gilt auch für Geräteeinstellungen, welche vor Ort zu überprüfen sind.

An dieser Stelle startet der automatisierte Prozess, denn jetzt würden die Techniker auf die Daten in der Entität Serviceschein in Microsoft Dynamics CRM zugreifen. Mit Hilfe des Clienttools werden die Details automatisch als Excel-Serviceschein per Email an die jeweiligen Techniker verteilt. Diese schließen die Kundentermine mit dem Ausfüllen des Excel-Servicescheins ab, indem die Fahrt- und Arbeitszeiten sowie ein- und ausgebaute Teile in den jeweiligen Reitern des Excel-Tabellenblatts erfasst werden. Der Serviceschein ist so lange aktualisierbar bis die Unterzeichnung des Formulars erfolgt.

Der Serviceprozess wird folglich auch papierlos abgeschlossen: Mit der Einbindung des Signierpads von Signotec, können nun sowohl Techniker und Kunde das digitale Formular unterschreiben. Das erwähnte Clienttool verteilt die Excel-Servicescheine nicht nur periodisch an die Techniker, sondern holt diese auch regelmäßig wieder retour. Die vorgenommenen Eintragungen werden nach Microsoft Dynamics CRM übernommen, die Dienstleistungen und Einsatzzeiten stehen für die Fakturierung als Rechnungspositionen zur Verfügung. Über den digitalen Serviceschein erhält der Kunde jedoch nicht nur eine Rechnung, sondern auch den Beleg des unterzeichneten Servicescheins.

Unternehmen profitieren nicht allein davon, dass der Excel-Serviceschein ohne unmittelbare Anbindung an das CRM-System verwendet werden kann. Vielmehr ist er flexibel an die kundenspezifischen Anforderungen anpassbar, indem mehrere Logos oder Anschriftenzeilen verwendet werden können oder sämtliche Felder in der Entität Serviceschein in die Excel-Variante integriert werden können. Spezifikationen werden den Technikern in Form von Checklisten bereitgestellt, um die Qualitätsstandards einzuhalten. International tätige Unternehmen erzeugen die Servicescheine in unterschiedlichen Sprachen.

Unidienst ist dem Anspruch, stringente Abläufe zwischen dem Servicecenter und den Technikern zu schaffen, nachgekommen. Der Einsatz von UniPRO/Serviceschein stärkt die Kundenorientierung, indem die Akteure unterstützt werden: die Entlastung der Disponenten in den administrativen Aufgaben, die erhöhte Mobilität der Techniker und Microsoft Dynamics CRM als Bindeglied.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als zertifizierter Microsoft Dynamics CRM Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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Unidienst GmbH
Sandra Sommerauer
Gewerbegasse 6a
83395 Freilassing
+49 8654 4608- 16
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Allgemein

ERP als Teil einer CRM-Strategie

ERP als Teil einer CRM-Strategie

in the factory (Bildquelle: (c) Firma V – Fotolia)

Der Einsatz eines ERP-Systems gilt in Zeiten der ständigen Optimierung und Straffung von Geschäftsprozessen aktuell als die Voraussetzung für den betriebswirtschaftlichen Erfolg. Allerdings greift diese These zu kurz. Denn ohne die Ausrichtung der Geschäftsprozesse auf eine konsequente Kundenorientierung mag die Abwicklung von Aufträgen vielleicht effektiv, aber eben nicht effizient im Sinne des wirtschaftlichen Erfolgs sein. Bert Enzinger, Geschäftsführer der Unidienst GmbH, schildert an praktischen Beispielen, warum ERP Bestandteil einer umfassenden CRM-Strategie sein muss.

Es erstaunt schon, wie Unternehmen oft recht radikal ihre grundlegenden Ausrichtungen ändern. Sei es eine Bank, die einmal das Privatkundengeschäft als zielführend postuliert und dann kurz danach genau dieses Geschäft wieder für wenig interessant hält, sei es ein Produktionsunternehmen, das zuerst ein Händlernetz aufbaut, dann mit eigenen Niederlassungen operiert um später wieder auf ein Händlernetz zu setzen. Sicher, Kunden und ihre Anforderungen ändern sich und darauf muss man sich einstellen. Ob allerdings Entscheidungen, wie oben dargestellt, aus Sicht einer konsequenten Kundenorientierung zustande kommen, darf bezweifelt werden. Denn in vielen Fällen gilt es schlicht, die komplexen betriebsinternen Abläufe zu verschlanken. Naheliegend schon deshalb, weil ERP-Systeme genaue Zahlen im Verlauf der Wertschöpfungskette liefern können und damit Optimierungspotenziale aufzeigen. Die Zahlen alleine nützen aber wenig, wenn man die möglichen Alternativen für den jeweiligen Prozess nicht kennt. Und noch weniger, wenn sie am Bedarf des Kunden vorbeigehen, nach dem Motto „…wir sind bestens organisiert, einzig der Kunde stört noch“. Ohne CRM greift ein ERP-System deshalb zu kurz. Bestimmt die Ausrichtung an die Bedürfnisse des Kunden das Handeln im Unternehmen, dann folgt daraus, dass ERP Teil einer CRM-Strategie sein muss und nicht umgekehrt, wie es heute allenthalben noch gesehen wird.

Modulare Systeme sind dabei hilfreich. Sie ersparen Schnittstellen und Medienbrüche in der Bedienung, vermeiden Redundanzen und sich überschneidende Geschäftsprozesse.

Mein Ansatz geht deshalb davon aus, dass es auch für Produktionsbetriebe möglich sein muss, auf Basis eines CRM-Systems sämtliche Geschäftsprozesse zu steuern. Gestartet wird bei der Neukundenakquisition und Bestandskundenbetreuung durch die Abteilung Marketing und Vertrieb sowie der Erfassung der Firmen- und Kontaktdaten sämtlicher dem Unternehmen zugewandten Kunden und Interessenten. Leads und Verkaufschancen sind zu qualifizieren und die Wandlung zum Kunden ist zu dokumentieren. Das Funktionsspektrum gängiger CRM-Systeme endet bestenfalls bei Angebots-, Auftrags- und Rechnungslegung an den Kunden und in Folge bei der Eignung für die Fertigungsindustrie.

Dabei sind gerade an dieser Stelle sämtliche Daten in CRM vorhanden, die für die Durchführung der ERP-Prozesse erforderlich sind: Kundendaten, Produkte, Aufträge. Die Voraussetzung dafür, dass sämtliche Unternehmensbereiche – Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing, Service, Produktion, Einkauf, Lager und Logistik – mit einer einheitlichen Lösung arbeiten können. Die Ergänzung eines CRM-Systems mit ERP-Komponenten stellt ein redundanzfreies System bereit, welches im gesamten Betrieb mit einheitlicher Oberfläche bedient wird.

Dabei reicht es nicht, die im Betrieb vorhandenen Prozesse umzusetzen, sondern rasches und effizientes Handeln zu Gunsten des Kunden zu realisieren. Es gilt, den Informationsfluss vom Außendienstmitarbeiter bis zur Fakturierung zu optimieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Routinearbeiten an den Computer zu delegieren. Dann kann das Wissen der Mitarbeiter dort eingesetzt werden, wo Entscheidungen über den Erfolg fallen. Es macht Sinn, bereits in Angebot und Auftrag mit einer Produktkonfiguration zu arbeiten, um folglich Produktionsaufträge zu generieren, Stücklisten aufzulösen und die Materialdisposition anzustoßen. Die Kollegen im Einkauf können dann sofort reagieren und notwendige Ressourcen ordern.

CRM für die Fertigungsindustrie muss deswegen die Bereiche Einkauf, Produktion und Versand umschließen, damit dem Unternehmen die volle Bandbreite an Kundenorientierung zur Verfügung steht: Stringente Prozesse durch passgenaue Angebote, transparente Rechnungslegung, schnellstmögliche Produktion und Lieferung und optimale Serviceleistungen.

Den Mitarbeitern stehen umfassende Informationen zur Verfügung, welche eine schnelle Reaktionszeit auf Kundenanfragen ermöglichen: Das auf Basis von Fertigungsdaten erstellte Kundeninventar gibt Aufschluss über die erworbenen Produkte und den zu erfolgenden Serviceleistungen. Eine Wissensdatenbank stellt Lösungsvorschläge bereit und sichert die Qualität des Services. Durch die unternehmensübergreifende Verwendung des CRM-Systems werden Folgeaktivitäten unmittelbar auf den Weg gebracht, wie zum Beispiel der Austausch des Produkts oder die Reparatur.

Es ist davon abzurücken, dass der Einsatz von CRM- und ERP-Systemen nur für große Unternehmen sinnvoll ist. Klein- und mittelständische Betriebe leben zwar meist die Kundenorientierung sehr intensiv, aber meist eher getragen durch persönliches Engagement und nicht durch methodisches Vorgehen. Gerade hier empfiehlt sich der Einsatz eines Komplettsystems, welches zentral sämtliche Geschäftsprozesse abdeckt. Es ist nicht nötig, sich aus verschiedensten IT-Lösungen eine Anwendung zusammen zu zimmern. Denn dann besteht die Gefahr, das Tagesgeschäft durch die Berücksichtigung der Eigenheiten der einzelnen Komponenten zu verkomplizieren. Vielmehr verspricht eine Anwendung aus einem Guss hohes Optimierungspotential: Einmalige Implementierungskosten und kein diffiziles Lizenzgeflecht.

Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, ein CRM-System einzusetzen, welches bereits im Standard ERP-Komponenten beinhaltet, erhält es eine Lösung mit einheitlicher Oberfläche und einheitlicher Datenbank. Manche CRM-Systeme besitzen die Kapazität, die erforderlichen ERP-Prozesse mit bereit zu stellen, mit dem Vorteil, komplexe Prozesse zu vereinheitlichen und zu straffen. Der Mehrwert liegt in der Reduktion von organisatorischem und budgetärem Aufwand.

Über Bert Enzinger: Für Bert Enzinger beginnt Kundenorientierung nicht erst bei Marketing und Kundenbetreuung. Es gilt jene Produkte zu entwickeln, die ein Kunde braucht und sie in der gewünschten Zeit mit der erforderlichen Qualität zu liefern. Deswegen betrachtet Unidienst ERP-Funktionen als integrierte Bestandteile einer umfassenden CRM-Strategie. Hieraus resultiert die Branchenlösung UniPRO/CRM+ERP auf Basis von Microsoft Dynamics CRM, mit welcher Unidienst den Funktionsumfang eines kompletten ERP-Systems geschaffen hat.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als zertifizierter Microsoft Dynamics CRM Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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