Tag Archives: ZUGFeRD

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IT mieten statt kaufen

PROJEKT PRO bietet Miet-Server an

IT mieten statt kaufen

PRO server unit

INFRASTRUKTUR IM PLANUNGSBÜRO

Viele Planungsbüros haben wenig personelle Ressourcen für ihre IT Infrastruktur. Oftmals fehlen auch einfach die Kenntnisse, um Installationen, Updates und Sicherungen korrekt und zeitsparend durchzuführen. PROJEKT PRO unterstützt die Anwender der Controlling und Management Software deshalb mit einem maßgeschneiderten Angebot: Ein optimal dimensionierter und vorab eingerichteter Server lässt viele von denjenigen Architekten aufatmen, die sich nicht als IT Fachmann sehen.

Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg jedes Unternehmens sind reibungslose Abläufe und eine funktionierende technische Infrastruktur. Das gilt für Bauunternehmen ebenso wie für Planungsbüros. Oftmals erhöhen jedoch überdimensionierte und dementsprechend teure Server unnötig das Investitionsvolumen.
Wem der ausgewiesene IT Fachmann im Team fehlt oder wer keinen externen Systemadministrator zur Seite hat, dem steht ein Serviceangebot von PROJEKT PRO zur Verfügung. ‚PRO server unit‘ ist insbesondere auf mittlere und kleine Architektur- und Ingenieurbüros zugeschnitten, die Controlling und Management Software nutzen oder es vorhaben.

Die physikalische Einheit von ‚PRO server unit‘ besteht aus einem vorinstallierten Hardware-Server und einer externen USB-Festplatte für die Datensicherung. Der unsichtbare, aber umso wertvollere Teil dieses Services beinhaltet die Sicherungsstrategie für die Unternehmens- und Projektdaten. Definierte Backup-Zyklen garantieren stündliche, tägliche und wöchentliche Sicherungen auf der USB-Festplatte. Zusätzlich wird dem lokalen Systemadministrator der Datenstand täglich zur Verfügung gestellt für die eigenverantwortliche Sicherung auf einem weiteren externen Medium. Im Falle eines Datenverlustes ist damit der Zeitaufwand für die Datenwiederherstellung auf ein Minimum reduziert, denn aktuelle Backups stehen jederzeit zur Verfügung und können rasch wieder eingespielt werden.

Wichtiger Bestandteil des Pakets sind zudem die Updates des Betriebssystems und der Software auf dem Hardware-Server sowie das laufende Monitoring der Server-Funktionalität. Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, meldet sich das PROJEKT PRO Support Team sofort.

‚PRO server unit‘ ist als Mietmodell für den monatlichen Betrag von € 120 konzipiert. PROJEKT PRO empfiehlt den Service speziell für Neugründungen und stetig wachsende Planungsbüros zusätzlich zum bestehenden Fileserver für die Datenablage. Bei Bedarf können sich Server-Mieter jederzeit für die Investition in eigene Hardware entscheiden, dann hilft das Support Team beim sicheren Datenumzug.

Mit ‚PRO server unit‘ haben PROJEKT PRO Kunden die Sicherheit eines stets aktuellen, zuverlässig funktionierenden Systems, auf dem sämtliche Daten korrekt gespeichert und den Benutzern jederzeit zur Verfügung gestellt werden.

PROJEKT PRO: Von Planern fur Planer
Seit über 25 Jahren begleitet PROJEKT PRO die Entwicklung in Planungsbüros und bietet Lösungen, um Architekten und Ingenieuren das tägliche Arbeiten zu vereinfachen. Aus der Nähe zum Planungsalltag entwickelt das Team von fast 40 Mitarbeitern mit Firmengründer Harald Mair eine Software, die fast jeden Aspekt der täglich en Büroarbeit abdeckt.
Die Software wird von einem interdisziplinären Team aus Architekten und Ingenieuren konzipiert und in Deutschland programmiert. Sie ist mittlerweile sechs Mal mit dem FileMaker Excellence Award ausgezeichnet und hat den FileMaker Magazin Award für die beste Branchenleistung erhalten. Die erfolgreiche Branchenlösung bietet über 1.700 Büros mit mehr als 14.000 Anwendern Stabilität und Betriebssicherheit.

Kontakt
PROJEKT PRO GmbH
Sylvia Braun
Kampenwandstr. 77c
83229 Aschau
+49 8052 95179-0
presse@projektpro.com
http://www.projektpro.com

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tangro EDI Konverter, Digitalisierung praxisnah & konkret

Flexibel anpassbares Werkzeug für den Austausch strukturierter Daten, praxisgerecht konzipiert

tangro EDI Konverter, Digitalisierung praxisnah & konkret

Heidelberg, im Oktober 2018 – Mit dem EDI Konverter bietet tangro ein flexibel anpassbares Werkzeug für den Austausch strukturierter Daten, das praxisgerecht konzipiert ist. Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Kundenaufträge werden direkt übertragen, ohne manuelles Eingreifen. Dabei generiert die Software aus den EDI-Daten automatisch ein PDF-Bild, das eine visuelle Überprüfung für EDI-unerfahrene Anwender vereinfacht.

Wer tagtäglich mit EDI-Nachrichten zu tun hat, weiß: es kommt auch hier zu Fehlern. Sobald die vereinbarten Standards und Strukturen nicht minutiös eingehalten werden, läuft die Datenübertragung auf einen Fehler. Die Ursachensuche in den ausgesprochen kryptischen Daten stellt unerfahrene Anwender bei Standard-EDI-Lösungen vor große Probleme. In der Regel ist eine Rücksprache mit der IT erforderlich. tangro hat einen eigenen EDI-Konverter entwickelt, der aus den EDI-Daten automatisch ein PDF generiert, das auf dem Monitor parallel zu den Belegdaten dargestellt wird. Ein EDI-Laie kann dieses Bild visuell überprüfen und auf einen Blick erkennen, wo welche Daten fehlen bzw. Diskrepanzen aufgetreten sind.

Der tangro EDI Konverter verarbeitet Rechnungen ebenso wie Auftragsdaten und unterstützt alle wichtigen Standard-Formate, darunter EDIFACT und XML-basierte Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und EbInterface. Die Software ist flexibel an vorhandene Geschäftsprozesse anpassbar und bildet unternehmensspezifische Regeln und Anforderungen ab. So reichert der Konverter die empfangene Nachricht automatisch mit Zusatzinformationen wie Bezugsquelle oder Buchungskreis an, die für eine vollautomatische Weiterverarbeitung benötigt werden. Fehlerfreie Belege werden – wie bei EDI üblich – durchgebucht, ohne Eingriff eines Sachbearbeiters. Zusätzlich lassen sich Regeln hinterlegen, die ein Dunkelbuchen dort verhindern, wo es explizit nicht erwünscht ist.

Bei Bedarf stößt der Konverter automatisch einen Workflow an, um Belege z.B. an den richtigen Bearbeiter oder die korrekte Organisationseinheit weiterzuleiten. Da eingehende EDI-Daten grundsätzlich als tangro-Beleg abgespeichert werden, wird zudem sichergestellt, dass der Verarbeitungsprozess bei fehlerhaften Belegen ebenfalls ohne zu stocken abläuft.

Über tangro
Die tangro software components gmbh ( www.tangro.de) ist führender SAP-Spezialist für Inbound-Dokumenten-Management mit über 30 Jahren SAP-Erfahrung. tangro unterstützt Firmen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Automatisierung Dokumenten-basierter Abläufe. Die tangro Inbound Suite zur automatisierten Dokumentenverarbeitung in SAP deckt die gängigen Belegarten in den Bereichen Finanzen, Einkauf und Kundenservice ab. Die Lösungen unterstützen sämtliche Eingangskanäle wie Posteingang, Fax, E-Mail oder EDI und kombinieren höchste Usability mit schneller Implementierung.

Kontakt
tangro software components gmbh
Gesine Liskien
Speyerer Straße 4
69115 Heidelberg
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PROJEKT PRO bringt Neuerungen

Digitalisierung und Teamorganisation im Planungsbüro

PROJEKT PRO bringt Neuerungen

Die Neuerungen in PROJEKT PRO 10.4 stehen unter der Klammer ‚Zeitersparnis und Arbeitserleichterung‘

Mit dem Anspruch, Architekten und Ingenieuren das Arbeiten zu vereinfachen, sind die Software-Entwickler an die Themen ‚Kollaboration und Digitalisierung‘ gegangen. Ergebnis sind Verbesserungen in der Bürosoftware PROJEKT PRO, die bei jedem einzelnen der über 14.000 Anwender zu Zeitersparnis und mehr Effizienz führen. Ein wirtschaftlicher Faktor, der sich umso deutlicher auswirkt, je mehr Teammitglieder eines Planungsbüros auf der datenbank-gestützten Plattform arbeiten.
Der Clou zum Release: Bestehende Lizenzen haben zukünftig noch mehr Inhalt. Kunden erhalten beim Zukauf einer PROJEKT PRO 10.4 Lizenz mehrere, bisher eigenständig angebotene, Produkte dazu. Und zwar für all ihre bestehenden Lizenzen.

Einige technische Neuerungen ermöglichen nun unter der Motorhaube eine bis zu 100 mal schnellere Datenverarbeitung. Langjährige Anwender werden zudem quer durch die Funktionalitäten aller Bausteine immer wieder von neuen Filtermöglichkeiten und Eingabe-Verbesserungen überrascht.

Der bereits bestehende Kalender-Baustein wurde zu einem leistungsfähigen Tool weiterentwickelt, in dem Projektleiter aktive, reaktive und kreative Aktionen und Ereignisse miteinander in Bezug setzen können. Der Nutzen ist eine weitere Dimension, die durch Verknüpfung terminierter Ereignisse mit bereits vorhandenen Projektinformationen entsteht. Mit der Angabe des Projektnamens entfalten die Filter ihre volle Kraft und ermöglichen Priorisierung nach diversen Gesichtspunkten.
Zusätzliche Features, die in den täglichen Abläufen Freude machen, sind Termineinladungen, Serientermine und die buchstabengenaue Selektion der Suchergebnisse.

Fenster-Optimierung unter Windows
Die Benutzerfreundlichkeit, die beim Arbeiten mit macOS normal erscheint, eröffnet PROJEKT PRO 10.4 neu allen Windows Anwendern: Fenster-Platzierung ohne Begrenzungsrahmen, Speichermöglichkeit der Fenster-Position und Erhalt der eingestellten Größe. Hört sich nicht besonders an, löst aber Begeisterung aus.

Ein Geschenk
Als Landschaftsarchitekt weiß Geschäftsführer Harald Mair um die Bedeutung der Software im Planungsbüro. Deshalb entwickelt PROJEKT PRO ausschließlich nach den Kriterien ‚Qualität und Performance‘. Erst im Frühjahr wurde als Service die ‚PRO server unit‘ vorgestellt, ein Miet-Server inkl. Installation, Backup-Plänen und Monitoring, der bei Büros ohne bestehende Netzwerk-Infrastruktur viel Anklang findet.
Zum Release von PROJEKT PRO 10.4 hat sich Harald Mair etwas Besonderes einfallen lassen: Bestehende Lizenzen werden im Leistungsumfang kostenfrei erweitert! PROJEKT PRO integriert die Produkte PRO tasks, PRO ava X, PRO mobile und PRO international. Mit dem Zukauf einer einzigen Lizenz werden diese in alle Bestands-Lizenzen eines Planungsbüros integriert. Neukunden erhalten die Zugaben automatisch mit ihrem Lizenzschlüssel.

Von Planern für Planer:
Seit über 25 Jahren begleitet PROJEKT PRO die Entwicklung in Planungsbüros und bietet Lösungen, die Architekten und Ingenieuren das tägliche Arbeiten vereinfachen. Aus der Nähe zum Planungsalltag entwickelt das Team von fast 40 Mitarbeitern mit Firmengründer Harald Mair eine Software, die fast jeden Aspekt der täglichen Büroarbeit abdeckt.
Die Software wird von einem interdisziplinären Team aus Architekten und Ingenieuren konzipiert und in Deutschland programmiert. Sie ist mittlerweile sechs Mal mit dem FileMaker Excellence Award ausgezeichnet und hat den FileMaker Magazin Award für die beste Branchenleistung erhalten. Die erfolgreiche Branchenlösung bietet über 1.700 Büros mit mehr als 14.000 Anwendern Stabilität und Betriebssicherheit.

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ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

provantis in Liste der ZUGFeRD-Unterstützer aufgenommen

ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

Seit der im März vorgestellten Version 5.5 unterstützt das Faktura-Modul von ZEP – Zeiterfassung für Projekte – das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Die Firma provantis IT Solutions wurde nun auch offiziell in die ZUGFeRD-Unterstützerliste aufgenommen.

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, erklärt: „Der elektronische Rechnungsaustausch gewinnt im Unternehmensalltag immer mehr an Bedeutung. Das ZUGFeRD-Format unterstützt diese Entwicklung durch eine einfache, schnelle und strukturierte Übergabe der Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Empfänger. Mit der Integration von ZUGFeRD in die neue Version des ZEP Faktura-Moduls ermöglichen wir es unseren Kunden, ihre Rechnungen elektronisch genauso einfach, schnell und sicher zu übertragen wie in Papierform. Der große Vorteil: Mit einer elektronischen Rechnungsübertragung sparen Unternehmen eine Menge an Zeit, Aufwand und Kosten für das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden ihrer Rechnungen.“

ZUGFeRD-Format: Grundlage für einfachen und sicheren elektronischen Rechnungsaustausch

Das bereits 2014 eingeführte ZUGFeRD-Format basiert auf dem PDF/A-3-Format. Eine XML-Rechnung kann damit in eine PDF-Datei eingebettet werden. Damit können sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt werden. PDF/A-3 stellt sicher, dass die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt wird. Darüber hinaus können die empfangenen strukturierten Daten ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie sowie auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Durch die Integration des ZUGFeRD-Formats in alle gängigen Buchhaltungs- und ERP-Lösungen ist die Nutzung für den Anwender transparent und ohne zusätzliche Kosten möglich.

ZEP Faktura für Rechnungsplanung und Rechnungserstellung

ZEP Faktura ist eines der zahlreichen Zusatzmodule für die ZEP-Zeiterfassungslösung, das den Funktionsumfang der Lösung über die reine Zeiterfassung hinaus erweitert. Die in der Zeiterfassung verarbeiteten Zeiten werden mit den in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen automatisch in das Modul zur Rechnungserstellung übernommen. Darüber hinaus unterstützt ZEP Faktura bei der Rechnungsplanung. Können Rechnungen auf Grund eines vorher geplanten Abrechnungstermins gestellt werden oder sind Aufwände entstanden, für die noch keine Abrechnung geplant wurde, erinnert ZEP an diese. Damit wird sichergestellt, dass zukünftig keine Rechnungen mehr vergessen werden.

In der von provantis in Auftrag gegebenen Trendstudie Projekt-Controlling 2016 gaben immerhin 35 Prozent der befragten Unternehmen an, dass es in der Vergangenheit vorgekommen sei, dass Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden. Mit dem ZEP Faktura-Modul wird dieses Versäumnis zukünftig beseitigt.

Darüber hinaus bietet das Faktura-Modul eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten für das Projekt-Controlling wie z.B.

– Übersicht über zur Abrechnung anstehende Rechnungspositionen
– Übersicht über geleistete Arbeiten, die auf noch keiner Rechnung berücksichtigt sind
– Übersicht über gestellte Rechnungen
– Überblick über gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen und Mahnungen
– Dokumentation bezahlter Rechnungen
– etc.

Das Abrufen von Umsatzprognosen auf Grundlage der geplanten Erträge und geleisteten Zeiten ist über das Modul ebenfalls möglich.

Ein Überblick über die Funktionen und Leistungsmerkmale des ZEP Faktura-Moduls steht auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/faktura.html) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
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Umsetzung der elektronischen Rechnung erfolgt auf der Basis von XRechnung

Kreuzlingen, 6. Juli 2017 – Das Thema E-Rechnung ist derzeit aktuell wie nie zuvor: Zum einen hat das Bundesministerium des Innern (BMI) seinen Referentenentwurf zur E-Rechnungs-Verordnung am 22. Juni 2017 der Verbändeöffentlichkeit zugänglich gemacht. Am selben Tag wurde der in diesem Entwurf genannte Standard XRechnung ohne Änderungen vom IT-Planungsrat verabschiedet. Der IT-Planungsrat hat dabei den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland beschlossen. Damit sind föderal übergreifend alle nationalen Hoheitsträger (Bund/Länder/Kommune) gehalten, die Umsetzung der elektronischen Rechnung auf der Basis von XRechnung vorzunehmen. Diese Wirkung tritt sofort in Kraft. Zum anderen wurde am 28. Juni 2017 der europäische CEN/TC 434 Standard EN 16931 für E-Invoicing veröffentlicht. Damit laufen nun die Fristen zur nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Am 27. und 28. Juni 2017 kamen in Wiesbaden auf Schloss Biebrich auf Einladung des Bundesministeriums des Innern (BMI) und des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) über 150 Teilnehmer aus der Öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft zusammen, um konkrete Maßnahmen zur Einführungen der E-Rechnung in Deutschland zu diskutieren und erste Erfahrungen hierzu auszutauschen. In zahlreichen Keynotes, Diskussionsrunden und Vorträgen wurden nicht nur die für Deutschland spezifischen Aspekte in der Öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft betrachtet, sondern darüber hinaus auch die Erfahrungen der im Thema weiter fortgeschrittenen Länder wie z. B. Österreich, Schweden und Dänemark näher betrachtet.

Besonders die erst seit dem 22. Juni 20017 verankerte zentrale Rolle der XRechnung wurde im Rahmen des E-Rechnungs-Gipfels intensiv diskutiert. Denn nicht nur für die Öffentliche Verwaltung hat dieser Standard große Auswirkungen, sondern auch die Privatwirtschaft als Rechnungssteller muss sich nun mit einer raschen Umsetzung befassen. In diesem Zuge wurde im Rahmen der Tagung auch der aktuelle Projektstand für die zentrale Rechnungseingangsplattform des BMI und BMF vorgestellt. Der angestrebte Zeitplan ist sportlich: bereits ab 1. Juni 2018 soll der Roll-out im gesamten Geschäftsbereich des BMI erfolgen. Durch die frühzeitige Pilotierung der E-Rechnung am Bundesverwaltungsamt (BVA) bereits ab 2013 liegen jedoch inzwischen zahlreiche Praxiserfahrungen vor und schaffen so sehr gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung. Eine Erkenntnis ist, dass der Anbindung von Lieferanten eine Schlüsselrolle zukommt.

Als Fazit des diesjährigen E-Rechnungs-Gipfels lässt sich festhalten, dass 1. die E-Rechnung verpflichtend für alle wird, die dem Bund Rechnung stellen wollen, 2. der Bund eine zentrale Lösung für alle Bundesbehörden anbieten wird, 3. mit der XRechnung ein auf dem CEN-Standard beruhendes Format für elektronischer Rechnungen per Rechtsverordnung festgelegt wird und 4. mit einer zügigen Ausweitung der Verpflichtung zur E-Rechnung in allen Bereichen zu rechnen ist.

Auf der Website des E-Rechnungs-Gipfels www.e-rechnungsgipfel.de werden zahlreiche Informationen rund um die E-Rechnung zur Verfügung gestellt. Nebst einer umfangreichen aktuellen Marktstudie, sind ausgewählte Vorträge (u. a. auch zu oben erwähnter zentraler Rechnungseingangsplattform des BMI und BMF) sowie der Referentenentwurf zur E-Rechnungs-Verordnung als freier Download verfügbar.

Über Vereon AG
Die Vereon AG mit Sitz in Kreuzlingen (Schweiz) recherchiert und organisiert seit 2003 erfolgreich Kongresse, Fachtagungen und Seminare für Führungskräfte aus ganz Europa. Ein grosses persönliches Netzwerk und der tägliche Kontakt mit anerkannten Experten, Spezialisten und Entscheidern aus Wirtschaft und Wissenschaft bildet die solide Basis.

Jährlich bestätigen mehrere Tausend zufriedene Teilnehmende die grosse Bedeutung dieser professionell recherchierten und strukturierten Veranstaltungen in den Themenbereichen Banken, Finanzen, Chemie und Pharma, Energie, IT, Marketing und Vertrieb sowie Recht und Steuern für ihren nachhaltigen beruflichen Erfolg.

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provantis IT Solutions stellt ZEP 5.5 vor

provantis IT Solutions stellt ZEP 5.5 vor

Die Firma provantis IT Solutions hat die neue Version 5.5 ihrer webbasierten Softwarelösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte angekündigt. Highlights der neuen Version sind zwei neue Module für die Angebotsverwaltung und die einfachere Abrechnung externer Mitarbeiter sowie der Einsatz von ZEP als „vollwertiger“ Kalender-Server. Darüber hinaus wurden mehr als 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert. Der Rollout der neuen Version erfolgt Anfang März.

So unterstützt beispielsweise das ZEP Faktura-Modul ab sofort das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht.
„Wir freuen uns, unseren Kunden mit der neuen Version 5.5 von ZEP zahlreiche neue Funktionen sowie neue Module zur Verfügung stellen zu können, die ihnen die Zeiterfassung und -abrechnung sowie das Controlling ihrer Projekte erleichtert“, erklärt Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions GmbH. Sein Geschäftsführerkollege Thilo Jahke ergänzt: „In die neue Version flossen mehrere Monate intensiver Entwicklungsarbeit, wir sind uns aber sicher, dass sich diese Arbeit gelohnt hat und hoffen, dass unsere Kunden dies ebenfalls so sehen.“

Neues Modul „Angebote“: Weil jedes Projekt mit einem Angebot beginnt …

… verfügt nun auch die neue Version von ZEP über ein entsprechendes Modul, mit dem Unternehmen Angebote erstellen, verwalten und versenden können. Wird aus dem Angebot dann ein Auftrag, können die Angebotsdaten direkt in ein neues Projekt überführt werden. Oliver Lieven erläutert: „Mit dem neuen Modul für Angebote werden wir unserem eigenen Anspruch gerecht, mit ZEP den gesamten kaufmännischen Lebenszyklus eines Projekts abzudecken – und dieser beginnt in der Regel bereits mit dem Erstellen eines Angebots.“

Weitere Informationen zum neuen Modul finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/angebote).

Neues Modul „Freie Mitarbeiter“: Gutschrift statt Rechnung

Ebenfalls neu in ZEP 5.5 ist das Modul „Freie Mitarbeiter“, mit dem Unternehmen, die viele externe Mitarbeiter einsetzen, die interne Abrechnung der von diesen Mitarbeitern geleisteten Arbeiten deutlich vereinfachen können. Dies spart am Ende Zeit und Geld.

Anstatt nämlich wie bisher auf die Rechnung eines freien Mitarbeiters warten zu müssen und diese dann erst zu prüfen und zu bezahlen, dreht das neue Gutschriftenverfahren im Freelancer-Modul von ZEP „den Spieß“ einfach um. Im System werden zukünftig die mit dem freien Mitarbeiter vereinbarten Stunden- und Tagessätze hinterlegt. Am Monatsende wird daraus entsprechend der geleisteten Arbeitszeiten eine „Gutschrift“ erzeugt. Diese bekommt der Mitarbeiter in die Hand, das Geld wird überwiesen und fertig. Die aufwändige Rechnungsprüfung entfällt, da es schlicht keine Rechnung mehr gibt. Thilo Jahke erklärt: „In Zeiten eines anhaltenden Fachkräftemangels besteht für viele Dienstleistungsunternehmen die einzige Chance, ihre Personalressourcen zu erweitern, darin, externe Fachleute zu beschäftigen. Die interne Abrechnung dieser Mitarbeiter war in der Vergangenheit eine sehr zeitaufwändige Arbeit. Mit dem neuen ZEP-Modul kann diese Arbeit deutlich vereinfacht und damit effektiver und kostengünstiger durchgeführt werden.“

Weitere Informationen zum neuen Modul stehen auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/freie_mitarbeiter.html) zur Verfügung.

ZEP wird zum Kalender-Server

Ab der neuen Version kann ZEP als „vollwertiger“ Kalender-Server eingesetzt werden, d.h. neue Termine oder Fehlzeiten können ab sofort direkt in ZEP angelegt werden. Eine Integration der gängigen Kalender-Clients (Apple Kalender, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, etc.) sowie das Synchronisieren mit Smartphone Kalender-Apps ist problemlos möglich. ZEP unterstützt dabei auch den Versand von Einladungen zu gemeinsamen Terminen, Kalenderfreigaben oder das Abfragen freier/besetzter Termine, u.v.m.

Ein Überblick über die Funktionen, Leistungsmerkmale und Module von ZEP steht auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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M-Exchange optimiert Rechnungsverarbeitung mit enaio

Berlin, Lohmar, 03.06.2016: Die M-Exchange AG hat die Enterprise Content Management Lösung von enaio® von OPTIMAL SYSTEMS implementiert. Damit kann der Anbieter von Lösungen zur Optimierung von Beschaffungsprozessen den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess vollständig abbilden, von der Angebotsanfrage über die Bestellung bis zur Rechnungsprüfung inklusive sämtlicher Freigabeszenarien. Der Einkauf profitiert dadurch unter anderem von einer Zeit- sowie Kostenersparnis und kann seinen Fokus auf seine Kerntätigkeit setzen.

In Zeiten von Industrie 4.0 ist auch der Einkauf gefragt, die digitale Transformation weiter voranzutreiben. M-Exchange unterstützt ihn dabei mit seiner Komplettlösung aus elektronischer Beschaffung inklusive vollautomatisierter Rechnungsverarbeitung. Letztere wird vom Rechenzentrum übernommen, unabhängig vom Medium – Papier-, PDF- oder EDI. In diesem Prozess ist enaio® jetzt Bestandteil und sorgt dafür, dass über entsprechende digitale Workflows Liefer-, Kündigungs- und Zahlungsfristen sicher eingehalten werden. Prüfungen und Genehmigungen laufen automatisiert, medienbruchfrei und ohne manuelle Unterbrechungen ab.

Darüber hinaus können im Archiv ein- und ausgehende Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Das integrierte Vertragsmanagement-Modul garantiert verbesserte Standardisierung und Beschleunigung der Kontraktverwaltung und erleichtert durch seine strukturierte Ablage die Inhaltssuche. Zusätzlich können mit enaio® Belege für das Lieferantenmanagement standortübergreifend erstellt, ausgetauscht, verwaltet und abgelegt werden.

Über die M-Exchange AG
M-Exchange bietet ihren Kunden einzigartige Lösungen zur Optimierung sämtlicher operativer Beschaffungsprozesse. Das umfangreiche Portfolio besteht aus eProcurement-Plattform, Beratungsservices, Lieferantenintegration und Rechnungsmanagement. Zusätzlich können externe Partner-Dienste für den strategischen Beschaffungssektor nahtlos integriert werden. Die SaaS-Lösung passt sich den Geschäftsprozessen der Kunden komplett an. M-Exchange ist Partner im Einkauf und bietet die komplette Palette zur Prozessoptimierung: Bestellung, Lieferung, Rechnung und Zahlung werden über ein modulares Tool abgewickelt. Die M-Exchange, gegründet im Januar 2000, ist ein Tochterunternehmen der WV Energie AG und beschäftigt an zwei deutschen Standorten und einer Vertretung in Österreich 20 Mitarbeiter. Namhafte Kunden wie die Sartorius AG, Rheinische Energie AG und die Unicredit Bank AG vertrauen auf die M-Exchange.

Über die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe:
OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt seit 25 Jahren mit über 330 Mitarbeitern Software für Enterprise Content Management (ECM). Im Wesentlichen geht es dabei um Softwarelösungen für umfassendes Informationsmanagement sowie für die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital Workplace zu realisieren. Rund 300.000 Anwender bei über 1.860 Kunden arbeiten täglich mit enaio® – der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS. Zur Unternehmensgruppe gehören elf Gesellschaften, die von 14 Standorten agieren. enaio® ist in zehn europäischen Ländern sowie in Asien und Übersee im Einsatz.

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noeske netsolutions: ZUGFeRD – Mehr Effektivität in der Finanzbuchhaltung?

Seit einiger Zeit ist der Begriff ZUGFeRD in aller Munde. Doch wird damit wirklich die Effektivität in der Finanzbuchhaltung erhöht?

noeske netsolutions: ZUGFeRD - Mehr Effektivität in der Finanzbuchhaltung?

noeske invoice mit ZUGFeRD-Schnittstelle

Bad Homburg, 25.April 2016 – nicht ohne Grund verbreitet sich die Digitalisierung von Rechnungen, denn das Verfahren spart Porto, Druck, Papier und vor allem Zeit. Noch effizienter wird der Rechnungsversand im ZUGFeRD-Format.

Hinter dem Begriff ZUGFeRD verbirgt sich das Akronym für Zentraler User Guide (ZUG) des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Dabei handelt es sich um eine einheitliche Spezifikation für elektronische Rechnungen in Form ein PDF/A-Datei ( siehe Whitepaper zu dem Thema ZUGFeRD ). Das Rechnungsformat ermöglicht das standardisierte Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Eine bis dato übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) zwecks Extraktion der Rechnungsdaten kann somit langfristig entfallen.

Durchschnittlich 60 % Einsparungen durch ZUGFeRD
Laut einer Kalkulation des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWi) sparen Unternehmen mit ZUGFeRD im Durchschnitt 60 % der Aufwände für die Rechnungsverarbeitung – konkret 9,27 EUR pro Rechnung (durch vereinfachtes Papierhandling, Wegfall von Portokosten, einfachere Prüfung, Vorkontierung, Verbuchung und Ablage der Rechnungen).

noeske netsolutions hat die ZUGFeRD-Schnittstelle neuerdings vollständig in das Zusatzmodul noeske invoice (Eingangsrechnungslösung) seiner modularen DMS-Webapplikation noeske webdms , integriert. Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format werden dazu aus einem E-Mail-Postfach abgeholt und die in das PDF eingebetteten Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen (inklusive Überprüfung gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14 UStG). Im Anschluss wird in noeske invoice die Eingangsrechnungsprüfung gestartet, wobei die Rechnungen innerhalb von noeske webdms u.a. die Kontierung, sowie eine fachliche Prüfung und Freigabe durchlaufen und anschließend als kompletter Buchungsdatensatz an die Finanzbuchhaltung übergeben (per Standard-Schnittstelle noeske connect ).

Über noeske netsolutions
noeske netsolutions hat sich darauf spezialisiert, Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen für den konkreten Kundenbedarf und die entsprechenden Geschäftsprozesse zu entwickeln.
Eine große Anzahl realisierter DMS-Projekte in den letzten 20 Jahren zeugen vom umfangreichen Know-how und der Praxiserfahrung der Mitarbeiter an den beiden Standorten in Bad Homburg (Zentrale) und Sinntal (Entwicklung). Seit 1994 steht noeske netsolutions für Zuverlässigkeit und Kontinuität in der Betreuung aller Projekte. Am 01.12.2001 wurde das Unternehmen als reines DMS-Unternehmen gegründet und zum 01.01.2003 in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung umgewandelt. Heute zählen sowohl kleine und mittelständische Unternehmen, als auch weltweit agierende Konzerne wie Abbott/AbbVie, American Express oder Lufthansa zu unserem langjährigen Kundenstamm und zu den Nutzern von noeske webdms.

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CeBIT: HS stellt ERP-Software für KMU vor

CeBIT: HS stellt ERP-Software für KMU vor

HS stellt auf der CeBIT in Halle 5, Stand F 18 aus.

Hamburg, 15. Februar 2016 – ERP-Software für den gesamten kaufmännischen Bereich in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) gibt es auf der CeBIT (14.-18. März 2016) bei HS – Hamburger Software (HS) zu sehen. Der Hersteller präsentiert unter anderem eine neue Fertigungssoftware und eine neue Lösung zur grafischen Darstellung von Unternehmenskennzahlen. Weitere Schwerpunkte sind die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD, GoBD-konformes Dokumentenmanagement und die Digitale Personalakte.

Software für die Fertigung
Für kleine und mittelständische Produktionsbetriebe hat HS das Modul „Fertigung“ im Gepäck. Die Software hilft Unternehmen, die Fertigungsmengen zu planen und den Materialbedarf zu ermitteln. Auf diese Weise sorgt es für transparente Prozesse und erleichtert fristgerechte Lieferungen. Mit seinen fertigungsspezifischen Funktionen ergänzt das Modul die von HS in Kooperation mit ALBOS Computer angebotene und ebenfalls auf der CeBIT gezeigte Software zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) und Betriebsdatenerfassung. Beide Lösungen basieren auf dem Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung und werden in Kombination mit diesem implementiert.

Kennzahlen-Cockpit
Mit dem Cockpit Pro stellt HS eine modulare Erweiterung seiner Finanzbuchhaltungsprogramme vor, die das Controlling vereinfacht. Die Benutzer können sich die für sie relevanten Kennzahlen in frei editierbaren Diagrammen und Ansichten anzeigen lassen. Mithilfe einer Drill-Down-Funktion greifen sie direkt auf Detailinformationen zu, um beispielsweise die Ursachen für eine rote Kennzahl oder einen ungünstigen Diagrammverlauf zu lokalisieren. Auch eine Liquiditätsvorschau ist möglich. Basierend auf den Buchhaltungsdaten berechnet die Software, ob das Unternehmen in den nächsten 90 Tagen mit Zahlungsengpässen rechnen muss, und stellt die voraussichtliche Liquiditätssituation grafisch dar.

Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD
Die Messebesucher erfahren bei HS außerdem, wie sie ihre Rechnungserstellung digitalisieren und dadurch Kosten und Zeit sparen können. Das Softwarehaus zeigt, wie sich mit seiner Warenwirtschaftssoftware Ausgangsrechnungen im einheitlichen Standardformat ZUGFeRD erzeugen und per E-Mail versenden lassen.

Dokumentenmanagement
Angesichts der voranschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen gewinnen die elektronische Archivierung und das Dokumentenmanagement zunehmend an Bedeutung.
HS bietet für seine ERP-Anwendungen ein integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) an. Diese Lösung erleichtert Unternehmen den Umgang mit elektronischen Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen, und unterstützt eine revisionssichere Archivierung nach den Vorgaben der GoBD. Auf der CeBIT präsentiert der Hersteller die kommende Version 1.40 seines DMS; diese beinhaltet neue Möglichkeiten für den unternehmensweiten Einsatz und das standortunabhängige Arbeiten via Webbrowser.

Digitale Personalakte
In vielen Personalabteilungen steht die elektronische Personalaktenverwaltung auf der Agenda. Mit seiner Digitalen Personalakte stellt HS ein Programm vor, das in Verbindung mit der Lohnabrechnungssoftware HS Personalwesen oder als eigenständige Stand-Alone-Lösung eingesetzt werden kann. Der Hersteller gibt auf der Messe zudem Tipps, worauf bei der Einführung zu achten ist.

HS – Hamburger Software ist mit rund 100.000 Installationen in Deutschland und Österreich einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt HS systemgeprüfte, branchenunabhängige Lösungen für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft.
Mehr als 26.000 Kunden – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – setzen auf die Erfahrung und die Anwendungen des ERP-Spezialisten. Monatlich werden über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet.

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Allgemein

Mit DATEV sicher und komfortabel in die Cloud

Mittelständler arbeiten via Online-Plattform mit dem Steuerberater zusammen

(Mynewsdesk) Nürnberg, 03. Februar 2016: Immer mehr mittelständische Unternehmen wissen die Vorteile von Cloud-Systemen zu schätzen. Insbesondere in der Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater finden Cloud-Lösungen zunehmend Akzeptanz als gemeinsame Arbeitsplattform. So kann etwa das Cloud-System Unternehmen online der DATEV eG beachtliche Nutzerzahlen vorweisen. Über 60.000 Unternehmen in Deutschland nutzen inzwischen das browserbasierte Anwendungspaket, mit dem sich die wesentlichen kaufmännischen Anforderungen in der Cloud erledigen lassen. Die Kernanwendung zur Online-Belegarchivierung verwenden sogar schon mehr als 120.000 Unternehmen. Dahinter stehen über 400 Millionen digitalisierte Belege, die im DATEV-Rechenzentrum lagern.

Jeden Monat entscheiden sich mehr als 1.000 weitere Nutzer für DATEV Unternehmen online . Sie nutzen das System, um ihre kaufmännischen Prozesse konsequent und ohne Medienbrüche elektronisch abzubilden. Dabei geht es in erster Linie darum, Daten, die einmal erfasst sind, mehr oder weniger automatisiert digital weiterzuverarbeiten. Die Bandbreite der Funktionen, die die Online-Anwendungen abdecken, reicht von Kassen- und Rechnungsbüchern über Lohndaten, Bankkontenverwaltung und Zahlungsverkehr bis hin zu Buchführungs- und Lohnauswertungen oder den sicheren Umgang mit elektronischen Rechnungen .
Funktionsvielfalt aus der WolkeBasis des Systems ist das digitale Belegwesen, mit dem sich per Fax oder Scanner digitalisierte Belege im Rechenzentrum ablegen und weiterverarbeiten lassen. Eine Erkennungskomponente erfasst die auf den Belegen enthaltenen Informationen und erzeugt daraus Daten, welche direkt Buchungsvorschläge für das Rechnungswesen in der Steuerberatungskanzlei generieren. Zukunftsweisend ist in diesem Bereich auch die automatisierte Weiterverarbeitung von bereits elektronisch vorliegenden Rechnungsdaten, wie z.B. aus Belegen nach dem übergreifenden Rechnungsdatenformat ZUGFeRD.
Die digital eingelesenen Beleginformationen lassen sich auch komfortabel mit den elektronischen Bankkontoauszügen abgleichen, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, zu welchen Ausgangsrechnungen noch keine Zahlung eingegangen ist. Dabei kann auf die Kontobewegungen sämtlicher Bankkonten des Unternehmens zugegriffen werden. Zudem lassen sich Zahlungsvorschläge im elektronischen Zahlungsverkehr erstellen und über das Rechenzentrum an die Bank senden. Da die Daten über das Netz zentral bereitgestellt werden, kann die Steuerberatungskanzlei ebenfalls darauf zugreifen. Die im Rechenzentrum vorhandene, stets aktuelle Datenbasis versetzt die Kanzlei in die Lage, zeitnah die Buchführung zu erstellen und Auswertungen zu generieren, die dem Unternehmer bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen.Auch eine Frage der SicherheitDamit die zentrale Datenbasis nicht zur Gefahr werden kann, ist die Absicherung der Zugriffe von elementarer Bedeutung. Schließlich ist die Sicherheit bei Cloud-Lösungen – insbesondere bei geschäftlicher Nutzung – ein zentraler Aspekt. Deshalb gewährt DATEV dem Anwender nur dann Zugriff auf die Cloud-Dienste, wenn er sich mittels einer Hardware-Komponente in Kombination mit einer PIN-Eingabe authentifiziert. Die Verbindung mit dem Rechenzentrum wird immer über eine VPN-Tunnelung geschützt.

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Die DATEV eG ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Mit über 40.000 Mitgliedern, nahezu 6.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von 844 Millionen Euro (Geschäftsjahr 2014) zählt die DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. So belegt das Unternehmen zum Beispiel Platz 3 im bekannten Lünendonk-Ranking der deutschen Softwarehäuser. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Sicherheit sowie Weiterbildung und Consulting. Mit ihren Lösungen verbessert die 1966 gegründete Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg gemeinsam mit ihren Mitgliedern die betriebswirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Millionen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Institutionen.

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