Dienstplanung im Gesundheitswesen in Krisenzeiten

Insbesondere in Krisenzeiten sind Flexibilität, Transparenz, Schnelligkeit und Interaktivität entscheidend für die Personalplanung. Beinahe täglich müssen Pläne verändert und oft sogar völlig neu erstellt werden.

Mitarbeiter erkranken an COVID-19, müssen in Quarantäne, Urlaube und Fortbildungen werden gestrichen, abteilungsfremde Mitarbeiter helfen aus, werden freigestellt, freie bzw. neue Mitarbeiter werden eingestellt. Die meisten bewährten Dienstplanungsprozesse funktionieren nicht mehr, weil der manuelle Aufwand oft zu hoch ist. In Krisenstäben werden täglich Dienste und Schichten neu organisiert und Themen wie Zeiterfassung oder auch die korrekte Übergabe geleisteter Dienste an die Lohnbuchhaltung werden in der Folge oft zur Sisyphus-Aufgabe.

Was für Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen oft erhebliche Ineffizienz bzw. Produktivitätsverlust bedeutet, äußert sich bei den betroffenen Mitarbeitern mittel- und langfristig als Motivationsverlust. Natürlich ist beinahe jeder bereit kurzfristig in Extremsituationen eine “extra Meile” zu gehen. Aber wenn die Intensität der Arbeit täglich wächst und Unsicherheiten im privaten Umfeld zusätzlich belasten (Kinderbetreuung, Sorge um Eltern, Verwandte, Freunde), benötigen die meisten Menschen umso mehr Leitplanken (Planungssicherheit) für Ihren täglichen Arbeitsablauf. Mindestens genauso wichtig ist es, dass die Kommunikation nicht nur eindimensional verläuft. Mitarbeiter wollen und brauchen den Dialog und fordern zunehmend Selbst- und Mitbestimmung. Krisenmodus darf nicht bedeuten, dass Mitarbeiter bzgl. der Dienstplanung nicht mit einbezogen werden bzw. keine Wünsche mehr äußern dürfen.

Dass all diese Herausforderungen durchaus miteinander vereinbar und auch zu bewältigen sind, verspricht Dr. Stefan Klußmann, Mitgründer und Geschäftsführer von Planerio – dem Spezialisten für KI gesteuerte digitale Dienstplanung: “Wir haben etliche unserer Krankenhaus-, Pflege- und Praxiskunden gefragt, wie zufrieden sie mit unserer Lösung sind bzw. wie wir ihnen im Zuge von Corona noch besser helfen können.” Er berichtet, dass sowohl Kunden mit erheblich mehr Arbeitsaufkommen schnell und unkompliziert ihre Pläne angepasst haben, als auch Kunden, die Kurzarbeit einführen mussten, Alternativ-Pläne mit dem Tool erstellen konnten. Best Practice in Zeiten von Corona ist es, früh feste Teams zusammenzustellen, um jeder Zeit nachvollziehen zu können, wer wann mit wem zusammengearbeitet hat. So kann man das Risiko der Schließung von ganzen Bereichen oder auch Quarantäne von noch größeren Mitarbeitergruppen verringern. Von zentraler Bedeutung ist es, dass die Mitarbeiter über eine App auf ihrem Smartphone immer die aktuellen Dienstpläne und Stundenzettel in Echtzeit einsehen, Wünsche äußern und Anträge stellen bzw. bearbeiten können. Die Zeiterfassung erfolgt über Terminals oder beim Arbeiten im Homeoffice durch online Ein-/Ausstempeln. Planerio gleicht optional Soll- und Ist-Zeiten automatisch ab, errechnet Zuschlagszeiten und liefert über eine offene Schnittstelle z.B.: an SAP alle für die Lohnabrechnung nötigen Daten.

Planerio ist der Spezialist für intelligente Personalmanagementlösungen im Gesundheitswesen.
Die Planerio App erstellt automatisch auch komplexeste Dienstpläne, die sowohl die Wünsche der Mitarbeiter, des Unternehmens als auch alle gesetzlichen Anforderungen berücksichtigen.
Zusätzlich sorgt unsere App auch für faire Urlaubsplanung, eleganten Diensttausch, schnelles Ausfallmanagement und effiziente Zeitwirtschaft in über 300 Praxen, Kliniken und Pflegebetrieben.

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