Arbeitsabläufe anlegen, zuweisen und nachverfolgen
Hannover, Münster/Hessen, 27. Februar 2013 – Das Leitthema der CeBIT vom 5. bis 9. März in Hannover ist „Shareconomy“. Gerade die Inhalte geschäft-licher E-Mails wie Aufträge, Dokumente etc. werden in Unternehmen häufig geteilt. Aber welcher Mitarbeiter ist für welche Aufgabe verantwortlich? An diesem Punkt unterstützt die ByteAction GmbH Firmen mit der professionellen Workflow-Management-Lösung MAV². In Halle 2, Stand E46, zeigt der E-Mail-Experte in Live-Demonstrationen, wie die Software bestimmte Aufgaben durch individuelle Einstellungen gezielt an einzelne Mitarbeiter delegiert. Dadurch fließen Arbeitsabläufe schneller und klar strukturierter ab.
MAV² steht für „Mail-Management, automatische Archivierung, Verwaltung und Verteilung“. Die Software basiert auf einer einheitlichen Web-Oberfläche. Diese ermöglicht auch örtlich getrennten Arbeitsplätzen, sich an das allgemeine System anzubinden. Mit MAV² können Mitarbeiter wiederkehrende Arbeitsprozesse eindeutig zuweisen.
Das Ticket zum organisierten Arbeiten
Die Aufgabenverteilung ist mittels sogenannter Tickets klar vorstrukturiert und für alle Mitarbeiter transparent: Sie können den Bearbeitungsverlauf aller Arbeitsaufgaben, Dokumente etc. lückenlos nachverfolgen. Sämtliche Aufgaben erhalten zudem einen automatischen Zeitstempel, der Informationen über das Eingangsdatum sowie letzte Änderungen enthält. Dadurch wird die Servicequalität des Unternehmens enorm gesteigert. Das Personal kann stets Auskünfte erteilen, da der Status jeder Aufgabe für alle Mitarbeiter ersichtlich ist. Damit keine dieser Aufgaben unerledigt bleibt, ist in die Software eine Wiedervorlagefunktion als Erinnerung für die Mitarbeiter integriert.
Zusätzlich zu den vielseitigen Workflow-Funktionen bietet MAV² eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung inklusive eines professionellen E-Mail-Service. Das genutzte Ticketsystem für die Arbeitsaufträge können Firmen direkt mit ihrem internen E-Mail-Verkehr verknüpfen. Das bedeutet: Anfragen, Projekte oder Dokumente lassen sich teil- bzw. vollautomatisiert in Ticketform umwandeln und an die entsprechende Bearbeitungsstelle im Unternehmen weiterleiten.
ByteAction bietet MAV² nicht nur als physische Appliance sondern auch als SaaS (Software-as-a-Service)-, PaaS (Platform-as-a-Service)- und IaaS (Infrastructure-as-a-Service)-Lösung an. Da die Software in der Cloud genutzt wird, sparen Nutzer Anschaffungs- und Betriebskosten ein. Zudem übernimmt ByteAction die komplette IT-Administration sowie Wartungsarbeiten und Updates. Durch die Auslagerung der administrativen Aufgaben können sich die Anwender von MAV² auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
MAV² beschleunigt Arbeitsabläufe beim ALS-Verlag
Der hessische ALS-Verlag setzt die Workflow-Lösung von ByteAction bereits erfolgreich ein. Alle Mitarbeiter verwenden MAV² über eine einheitliche Web-Oberfläche. Da alle Arbeitsabläufe nun transparenter sind, konnten mögliche Stolpersteine in der internen E-Mail-Kommunikationen aus dem Weg geräumt werden. Die Prozesse für die Erstellung ihrer Publikationen laufen durch das in MAV² integrierte Ticketsystem kanalisiert und wesentlicher schneller ab. Dadurch ist der Bearbeitungsverlauf einer Aufgabe, eines Dokuments etc. jederzeit nachvollziehbar. Somit können andere Sachbearbeiter innerhalb des Verlagshauses diese Vorgänge unkompliziert weiterbearbeiten.
Weitere Informationen zur Workflow-Management-Lösung MAV² sind unter www.byteaction.de/produktportfolio/mav.html verfügbar. Besuchen Sie ByteAction auf der CeBIT in Halle 2, Stand E46.
Über ByteAction GmbH:
Die 1992 gegründete ByteAction GmbH ist ein Full-Service-IT-Dienstleister im Bereich E-Mail-Management für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei fungiert ByteAction zum einen als Software-Hersteller, zum anderen als erfahrenes Systemhaus. Das Leistungsspektrum der eigenentwickelten Lösungen reicht von Spamfilter über Virenschutz und Content-Filter bis hin zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Kernkompetenzen sind zudem ganzheitliche Planung, Konzeptionierung sowie Implementierung von Netzwerken und Sicherheitspaketen sowie die Programmierung und Anbindung von Datenbanken und Internetlösungen. Alle Produkte sind modular aufgebaut, unternehmensweit skalierbar und bieten dem Kunden eine hohe Investitionssicherheit. Die E-Mail-Archivierungslösung BytStorMail® z.B. wird als vorkonfigurierte plug&play-fähige Appliance, via Virtualisierung oder als SaaS geliefert. ByteAction entwickelt ausschließlich in Deutschland und mit dem Fokus auf die lokalen Anforderungen und Vorgaben des Gesetzgebers (Compliance). Das Unternehmen verfügt über qualifizierte Partnerschaften mit renommierten Herstellern, u.a. EMC, Fujitsu, IBM, Juniper, Microsoft, Oracle/Sun Microsystems und Telekom Deutschland. Weitere Informationen unter www.byteaction.de.
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